Release nota's in detail

In deze release wordt de documentgenerator 'XperiDo' vervangen door de opvolger 'XpertDoc'. Het genereren van documenten verloopt hetzelfde als voorheen. Enkel het beheren van documenten zal anders verlopen dan voorheen. Als je dus niet actief bezig bent met het beheren van documenten, verandert er weinig voor jouw bestuur. We sommen hieronder de belangrijkste wijzigingen op.

Sterkere integratie van de documentgenerator in het management van de applicatie

Notula templates zichtbaar in de managementtool

Een eerste belangrijke wijziging omvat de Notula templates (zoals het besluit, de notulen, ...), dewelke na deze update allemaal toegevoegd zullen zijn in het management. Het grootste deel van deze templates zal beschikbaar zijn onder het luik Templates onder Besluiten, maar een aantal templates (degene die te maken hebben met initiatiefrecht), zullen beschikbaar zijn onder het luik Templates onder Initiatiefrecht.

De templates zullen voortaan hier een naam, beschrijving en eigenschappen krijgen. Hierover lees je meer in de volgende paragrafen.

Flows in plaats van templates linken op basis van een lijst

In XpertDoc wordt gesproken over 'flows' die documenten genereren. Er wordt daarom in de applicatie gesproken over flows wanneer het gaat over de link naar de documentgenerator. Je kan een flow min of meer gelijkstellen aan wat in XperiDo een 'multipart' was.

Waar je vroeger de XperiDo template naam zelf (correct) moest ingeven om een template te linken aan de documentgenerator, kan je deze nu linken op basis van een lijst die uit XpertDoc wordt opgehaald. Het linken van deze templates werkt soortgelijk voor Notula, SmartLoket en Confidesk.

Linken met eigen of gedeelde templates

In XperiDo kon je templates downloaden uit een door Green Valley ter beschikking gestelde set van templates. Dit concept bestaat niet meer, en wordt vervangen door het linken met eigen of gedeelde flows.

Linken met eigen flows

Je kan een template enerzijds linken met een eigen flow. Dit is de set van flows die specifiek voor jouw bestuur zijn aangemaakt.

Linken met gedeelde flows

Je kan een template anderzijds linken met een gedeelde flow. Dit is een set van standaard flows die door Green Valley Belgium aan elk bestuur ter beschikking wordt gesteld. Hier wordt door Green Valley Belgium ook onderhoud op voorzien, wanneer er bijvoorbeeld nieuwe functies beschikbaar komen.

Je kan een gedeelde flow downloaden als je er voor jouw bestuur een eigen invulling aan wilt geven. De flow wordt dan uit het gedeelde project gedownload, en in het project van jouw bestuur geplaatst. Er gebeurt dan geen onderhoud door Green Valley Belgium meer op. Als je geen aanpassingen plant te doen, adviseren wij om deze gedeelde templates niet te downloaden naar je eigen project.

Eigenschappen van Notula templates instellen in de managementtool

De eigenschappen van Notula templates werden voorheen ingesteld in de 'markers' binnen XperiDo (indien het niet duidelijk is wat deze 'markers' precies inhouden, is het beheer in het verleden door Green Valley Belgium gebeurd).

Voortaan zullen deze eigenschappen volledig binnen het management ingesteld worden, zodat het beheer hiervan door iedereen eenvoudig zelf kan gebeuren, bijvoorbeeld wanneer er een bijkomend vergaderorgaan wordt aangemaakt.

Importeren en exporteren van zaak- en contactmomenttypes

Nieuw bij het exporteren van zaak- en contactmomenttypes is dat de eigenlijke XpertDoc flows ook meegenomen worden in het export bestand. Het wordt op deze manier een completere export, wat er ook voor zorgt dat je eenvoudiger kan importeren. Het zal immers niet meer nodig zijn om de XpertDoc gegevens nog apart over te zetten (het overzetten van XpertDoc gegevens is evenwel ook eenvoudiger geworden, zie hoofdstuk 'Nieuwe webtoepassing' later in dit document).

Bij grotere zaaktypes, met veel templates, kan deze uitbreiding wel leiden tot een langer durende export, de applicatie zal immers allerlei gegevens uit XpertDoc moeten halen om de export te kunnen vervolledigen. De totaaltijd om een zaaktype tussen twee omgevingen over te zetten zal echter nog steeds veel lager zijn, omdat de XpertDoc gegevens niet apart overgezet moeten worden, en het risico op fouten wordt ook sterk verlaagd.

Nieuwe Word plugin

Onderstaande is enkel relevant indien je zelf templates inhoudelijk wenst aan te passen.

De bestaande XperiDo plug in wordt niet meer gebruikt. Je moet dus twee stappen uitvoeren indien je zelf templates wilt beheren:

Er zitten zeer weinig functionele wijzigingen in de werking van de Word plug-in. Iets dat je wel gaat opmerken is dat het concept 'open and checkout' niet meer bestaat, maar dat je een template gewoon opent en dan kan inchecken zo vaak als je wenst.

Nieuwe webtoepassing

Met de gegevens waarmee je een connectie maakte in Word, kan je ook een webtoepassing bereiken. De nieuwe webtoepassing bestaat uit vier onderdelen:

Datasets: niet relevant voor klant - dient voor beheer door Green Valley
Templates: de templates uit het systeem, net zoals deze vroeger in XperiDo zaten
Flows: de effectieve uitvoering van een template (zie hieronder)
Control panel: niet relevant voor klant - dient voor beheer door Green Valley

Het templates onderdeel werkt gelijkaardig aan XperiDo:

Je hebt nog steeds multipart templates (die tegenwoordig 'compositie' templates heten)
Je hebt nog steeds body, header en footer templates (al heten deze tegenwoordig 'Standard templates')

Wil je meer weten of de concrete werking van de webtoepassing? Lees dan zeker het relevante onderdeel uit de handleiding.

Handleiding

Release Notes 2021.1