Templates voor zaken beheren
- Karien Stubbe
Templates worden gebruikt om e-mails of PDF-bestanden te genereren binnen een workflow
Templates raadplegen
In het overzicht vind je alle aangemaakte templates.
Je kan doorheen de resultaten navigeren aan de hand van een navigatiebalk (rechts onderaan). Je kan de resultaten sorteren op de beschikbare kolommen door op de titel van de kolom te klikken. Standaard wordt er gesorteerd op Naam.
Bovenaan verschijnt een zoekbox. Door een zoekterm in deze box in te typen wordt de lijst met templates automatisch gefilterd.
Templates toevoegen
Een template toevoegen doe je als volgt
- Klik op 'Toevoegen'
- Vul de gegevens in in de pagina die verschijnt
- Klik op 'Toevoegen'
De template is toegevoegd en kan gebruikt worden in de workflow om een e-mail of een PDF te genereren.
Voor elke template kan je volgende informatie beheren:
| Type | Het type template. Je kan hier kiezen voor e-mail of PDF, afhankelijk van het type document dat je via de workflow wilt genereren. |
|---|---|
| Naam | De naam van de template zoals hij getoond zal worden in de workflowgenerator. |
| Beschrijving | Een beschrijving van de template |
| Onderwerp / titel | Het onderwerp van de e-mail of de bestandsnaam van de PDF die gegenereerd wordt in de workflow. Je kan het onderwerp/titel variabel maken door gebruik te maken van Velocity Scripting. |
| XpertDoc flow | Je kiest hier de XpertDoc flow (in feite de document template) die moet worden gebruikt om het document te genereren. Je kan je template op twee manieren met een XpertDoc flow koppelen: Linken met een eigen flow Je kan er voor kiezen om de template te genereren met een eigen flow. Dit wil zeggen dat de flow beheerd wordt door het bestuur en er geen automatische updates op plaatsvinden. Je kan deze flows zelf beheren in de documentgenerator. Linken met een gedeelde flow Templates kunnen ook gelinkt worden met een gedeelde flow. Dit zijn flows die standaard ter beschikking worden gesteld aan alle klanten, en die door iedereen gebruikt kunnen worden. Deze flows worden actief beheerd door Green Valley Belgium, en ontvangen dus ook updates wanneer er relevante nieuwigheden zijn. Je kan een gedeelde flow downloaden als je er voor jouw bestuur een eigen invulling aan wilt geven. De flow wordt dan uit het gedeelde project gedownload, en in het project van jouw bestuur geplaatst. Er gebeurt dan geen onderhoud door Green Valley Belgium meer op, maar je kan hem naar eigen wensen aanpassen via de documentgenerator, net zoals andere eigen flows (zie de paragraaf 'Linken met een eigen flow' hierboven). Enkel de templates die aan een dataset hangen die van toepassing is op de relevante module worden opgehaald. Je kan dus bijvoorbeeld geen Notula flows koppelen aan een SmartLoket template. |
Templates wijzigen
Om een template te wijzigen ga je als volgt te werk
- Klik op 'Wijzigen' bij de betreffende template
- Wijzig de gewenste gegevens in de pagina die verschijnt
- Klik op 'Wijzigen'
De wijzigingen worden meteen doorgevoerd.
Templates verwijderen
Om een template te verwijderen ga je als volgt te werk
- Klik op 'Verwijderen' bij de betreffende template
- Klik op 'Verwijderen' om je actie te bevestigen
De template wordt verwijderd.
Er zijn een aantal vooraf gedefinieerde templates die niet verwijderd kunnen worden.