Workflows voor zaken beheren
- Karien Stubbe
Workflows koppel je aan een contactmomenttype of een zaaktype. Het is het proces dat gevolgd wordt om de contactmomenten of zaken van dat type uit te voeren.
Workflows raadplegen
In het overzicht vind je alle aangemaakte workflows.
Je kan doorheen de resultaten navigeren aan de hand van een navigatiebalk (rechts onderaan). Je kan de resultaten sorteren op de beschikbare kolommen door op de titel van de kolom te klikken. Standaard wordt er gesorteerd op naam.
Bovenaan verschijnt een zoekbox. Door een zoekterm in deze box in te typen wordt de lijst met workflows automatisch gefilterd.
Nieuwe workflows toevoegen
Een workflows toevoegen doe je als volgt
- Klik op 'Toevoegen'
- Geef de workflow een naam en omschrijving (optioneel)
- Klik op de detailpagina van de nieuwe workflow op de knop 'Workflow toevoegen'
- De workflowgenerator wordt geopend
Door de nodige instellingen te doen in de workflowgenerator kan je je workflow samenstellen.
Bestaande workflows wijzigen
Om wijzigingen aan workflows uit te voeren, ga je als volgt te werk:
- Ga naar de detailpagina van een bestaande workflow
- Voer één van onderstaande acties uit
Een revisie installeren
De meest recente geïnstalleerde workflowrevisie wordt gebruikt in de toepassing. Om een revisie te installeren ga je als volgt te werk:
- Klik op de knop 'Revisie installeren' bij de betreffende revisie
De revisie is geïnstalleerd. De actie 'Revisie installeren' is niet meer beschikbaar, maar vervangen door de melding 'Geïnstalleerd'.
Een nieuwe revisie maken
Wanneer je wijzigingen wilt aan brengen aan een geïnstalleerde revisie, moet je een nieuwe revisie aanmaken. Dit doe je als volgt:
- Klik op 'Instellingen'
bij de betreffende revisie - Kies 'Nieuwe revisie'
De workflowgenerator wordt geopend. Je kan hier je volledige workflow configureren. Je kan de workflow opslaan en de workflowgenerator sluiten om terug te keren naar de beschikbare revisies. Refresh de pagina om de nieuwe revisie zichtbaar te maken
Een revisie kopiëren
Je kan elke revisie kopiëren naar een nieuwe workflow. Om een kopie te maken ga je als volgt te werk:
- Klik op 'Instellingen' bij de betreffende revisie
- Kies 'Kopiëren'
- Geef de nieuwe workflow een naam en een omschrijving (optioneel)
De nieuwe workflow komt bij in de lijst van workflows te staan. De revisie van de nieuwe workflow is nog niet geïnstalleerd.
Een revisie verwijderen
Enkel revisies die nog niet geïnstalleerd zijn kunnen verwijderd worden. Om een revisie te verwijderen ga je als volgt te werk:
- Klik op 'Instellingen' bij de betreffende revisie
- Kies 'Verwijderen'
- Bevestig je keuze door opnieuw te kiezen voor 'Verwijderen'
De revisie is verwijderd.
Een revisie exporteren
Je kan een revisie exporteren om in een bestaande workflow te importeren.
- Klik op 'Instellingen' bij de betreffende revisie
- Kies 'Exporteren'
Er wordt een XML-bestand gedownload naar je computer.
Een revisie importeren
Om een geëxporteerde revisie te importeren in een bestaande workflow ga je als volgt te werk:
- Klik op de knop 'Revisie importeren'
Er wordt een nieuwe revisie van een bestaande workflow aangemaakt.
Wanneer een workflow geëxporteerd wordt waarin ver
Swimlanes instellen
De swimlanes van de workflow bepalen welke groepen van gebruikers aan zet zijn bij bepaalde taken.
Het toevoegen van een swimlane kan door het kiezen voor de actie Swimlane toevoegen
Het wijzigen of verwijderen van een swimlane kan door te klikken op respectievelijk het potlood- dan wel het vuilbak-icon bij de swimlane.
Kies je voor een nieuwe swimlane, dan zal er een dialoogvenster openen waarin je links de naam van de swimlane kan definiëren (hou ook hier vast aan alfanumerieke karakters en underscores) en rechts de overeenkomstige groep(en) kan aanduiden.
Het definiëren van de groep(en) gekoppeld aan een swimlane kan op twee manieren gebeuren: vast of variabel. Elke methode heeft zijn voor- en nadelen.
Je kan vier soorten swimlanes definiëren:
- Een vaste gebruikersgroep
- Een variabele gebruikersgroep
- Een swimlane uit een hoofdworkflow
- Een swimlane op basis van een script
Vaste gebruikersgroep definiëren als swimlane
Selecteer in de eerste keuzelijst “Vaste gebruikersgroep” en klik daarna op het tweede veld. Start met het intypen van de gewenste gebruikersgroep en er verschijnt een keuzelijst met alle bijpassende gebruikersgroepen.
Variabele gebruikersgroep(en) definiëren als swimlane
Gebruik een variabele swimlane wanneer de exacte groep die aan bod moet komen pas bepaald wordt bij het starten van een nieuwe onderdeel van de workflow, bijvoorbeeld aan de hand van informatie in de zaak of het contactmoment. Door een variabele groep te definiëren kan eenzelfde workflowdefinitie gebruikt worden om verschillende soorten zaken of contactmomenten te laten afhandelen door verschillende groepen.
Selecteer in de eerste keuzelijst 'Variabele gebruikersgroep' en klik daarna op de tweede keuzelijst. Kies of je één groep, alle groepen of enkel groepen zonder taak wenst op te halen. Ten slotte geef je in de derde keuzelijst aan welke rol deze groep(en) krijg(t)(en).
Een swimlane uit een hoofdworkflow definiëren
Wanneer je een workflow oproept als een subworkflow van een andere workflow, dan kan je de waarden van de swimlanes van de hoofdworkflow overzetten naar de subworkflow door gebruik te maken van het invulveld Variabele hoofdproces.
Selecteer in de eerste keuzelijst 'Swimlane hoofdworkflow' en typ in het tweede invulveld de EXACTE naam van de swimlane uit de hoofdworkflow.
Een swimlane op basis van een script
Wanneer je liever met behulp van scripting je swimlanes definieert, kan je deze laatste optie gebruiken.
Meer informatie over groepen (gebruikers) ophalen met behulp van script
Workflows verwijderen
Het is mogelijk om workflows te verwijderen uit het overzicht van alle workflows, maar achterliggend is de workflow nooit 'echt' weg. Dit is om te voorkomen dat bepaalde zaken of contactmomenten vastlopen door het ontbreken van een workflow.
Om een workflow te verwijderen ga je als volgt te werk:
- Navigeer in het overzicht naar de betreffende workflow
- Klik op het vuilbak-knopje
- Bevestig nogmaals dat je de workflow wenst te verwijderen via de knop 'Verwijderen'