Voor de burger

Ga naar de startpagina van Smartloket.
Kies het document of de akte die je wilt aanvragen. Klik op één van de voorgestelde documenten, gebruik de zoekfunctie of kies voor Papieren en attesten.
Meld je aan met je elektronische identiteitskaart, Itsme, mobiele app of federaal token.
Vul de ontbrekende gegevens aan en klik op ‘Volgende’.
Valideer je gegevens op de overzichtspagina en klik op ‘Opslaan’.

Je aanvraag wordt verwerkt.

Als je aanvraag automatisch verwerkt is, kan je je document meteen downloaden. Je ontvangt ook een e-mail met een link naar het document zodat je het later nog kan raadplegen. Je document wordt ook afgeleverd in My eBox.
Als je aanvraag niet automatisch verwerkt wordt, dan behandelt een medewerker jouw aanvraag verder. Je krijgt een e-mail met een ontvangstbevestiging en een referentienummer. We houden je verder op de hoogte van je aanvraag via e-mail.

Wanneer kan mijn aanvraag automatisch verwerkt worden?

Je aanvraag kan automatisch verwerkt worden in volgende gevallen:

Als je aangemeld bent en een aanvraag doet voor jezelf.
Als je de papieren of attesten aanvraagt voor het binnenland.
Als je een akte aanvraagt, dan moet deze beschikbaar zijn in DABS.

Een uittreksel uit het strafregister 596.2 – model bestemd voor contact met minderjarigen kan nooit automatisch afgeleverd worden. Hiervoor is er steeds een tussenkomst van de politie vereist.

Voor de medewerker

Aanvragen behandelen

Wanneer een aanvraag niet automatisch verwerkt kan worden, is een manuele actie van een administratieve medewerker nodig.

Je kan deze acties uitvoeren in het behandelportaal van SmartLoket. Alle aanvragen waarvoor actie vereist is, vind je terug in je takenbakje onder 'Alle taken'. Je kan de aanvraag ook opzoeken via de zoekfunctie.

Om een aanvraag te behandelen kan je volgende acties uitvoeren:

Afleveren

Door te kiezen voor de actie afleveren kan je het gevraagde document afleveren aan de aanvrager.

Je kan het document op 3 manieren afleveren:

Digitaal

Als je voor deze optie kiest, ontvangt de aanvrager een e-mail met een link naar het document. Deze kan binnen een termijn van 3 maanden gedownload worden.
Het document wordt ook automatisch afgeleverd in My eBox.
Per post

Als je voor deze optie kiest, verschijnt de actie verzenden bevestigen. Hiermee bevestig je of het document per post verstuurd werd naar de aanvrager of naar de persoon op wiens naam het document werd aangemaakt, indien verschillend van de aanvrager. Naast het vereiste document wordt er ook een brief gegenereerd met de adresgegevens van de persoon zodat je het document eenvoudig kan opsturen.
Af te halen aan de balie

Als je voor deze optie kiest, ontvangt de aanvrager een e-mail met de melding dat het document aan de balie kan worden afgehaald.

Weigeren

Als je kiest voor de actie weigeren, ben je verplicht om toe te lichten waarom het document niet kan afgeleverd worden. De aanvrager ontvangt een e-mail waarin deze toelichting vermeld staat.

Uitzonderingen

Uittreksel uit het strafregister 596.2 – model bestemd voor contact met minderjarigen kan niet automatisch afgeleverd worden. Hiervoor is er eerst een advies van de politie vereist. Indien de politie geen advies heeft ingegeven binnen een termijn van 7 dagen wordt de taak 'Advies geven' klaargezet voor jou en dien jij dit te registreren in naam van de politie.
Indien de opgevraagde akte niet beschikbaar is in DABS, moet je deze eerst (laten) toevoegen. Na bevestigen van deze taak zal het systeem automatisch de akte opnieuw proberen ophalen in DABS en deze vervolgens aan de aanvrager bezorgen.

Annuleren

Gedurende het proces kan de aanvraag indien nodig geannuleerd worden via de actie Annuleren. Deze taak vind je terug in het takenbakje onder "Geparkeerde taken". Je kan de aanvraag ook opzoeken via de zoekfunctie.

Wanneer je de actie uitvoert, kan je kiezen om de aanvrager / melder te informeren. Indien van toepassing ontvangt de aanvrager / melder een e-mail waarin de toelichting vermeld staat.

Aanvragen opzoeken en rapportering

Je kan aanvragen opzoeken via de zoekfunctie. Hier kan je ook filters opslaan, delen en hergebruiken.

De specifieke filter 'Papieren en attesten' laat je toe de zoekresultaten snel te filteren op alle aanvragen van Papieren en attesten.

Van deze zoekresultaten kan je een rapport in Excel-formaat downloaden.