Release Notes 6.5

Document status	FINAL
Documenteigenaar	Green Valley Belgium

Inleiding

In deze Q1-release lag de focus op het integreren van een aantal nieuwigheden in de Green Valley Suite, maar werden er ook werkzaamheden uitgevoerd om de toepassing in regel te stellen met de nieuwe GDPR-wetgeving.
Daarnaast ging de nodige aandacht naar het oplossen van gemelde bugs en de verdere optimalisatie van de toepassing op andere vlakken.

Hoogtepunten release

Aanpassingen in functie van GDPR
De functionaliteit in de 'historiek' werd uitgebreid over de verschillende modules.

Het historiekscherm werd gelijk getrokken voor besluitvorming en zaaksysteem/contactmomentenbeheer
De 'Vergelijken' -functionaliteit werd voorzien voor het zaaksysteem/contactmomentenbeheer
De audit-trail van een specifieke gebruiker werd uitgebreid. Hier worden nu alle acties getoond die de gebruiker heeft uitgevoerd. Het is tevens mogelijk om te filteren op deze acties.

Verder is het vanaf deze versie mogelijk om gegevens van zaken en contactmomenten te anonimiseren. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen manueel of automatisch anonimiseren.
De gebruiker kan mits de nodige rechten, een afgehandelde zaak of contactmoment, manueel anonimiseren. Dit kan via de actie 'Anonimiseren' in de secundaire actiebalk.
Bij automatisch anonimiseren worden zaken en contactmomenten afhankelijk van de gekozen instellingen automatisch geanonimiseerd na de ingestelde periode. Er zijn geen persoonsgegevens voor die zaken of contactmomenten meer terug te vinden in de toepassing, eventuele bijlagen worden eveneens verwijderd. Om persoonsgegevens te kunnen anonimiseren is het belangrijk dat de gestandaardiseerde vraagID's correct gebruikt worden.

Het opvragen van persoonsgegevens kan vanaf nu op een eenvoudige manier. Daartoe werd er op de primaire actiebalk van de contactenpagina (KCC) een 'download' - knopje voorzien.
Deze actie is enkel beschikbaar wanneer het contact in de zaak of het contactmoment een natuurlijk persoon (burger) betreft.
In het geval van een rechtspersoon (bedrijf of vereniging), wordt deze knop niet getoond. Een klik op deze knop, genereert een pdf-bestand.
Deze pdf bevat de noodzakelijke basisinformatie van elke zaak en/of contactmoment die gelinkt is aan de contactpersoon.

Integratie Besluitvorming - CSsign
Vanaf deze release is het mogelijk om vanuit Besluitvorming te integreren met het externe digitale handtekeningenplatform 'CSsign' van Cipal-Schaubroeck.
Publicaties uit de toepassing Besluitvorming kunnen via dit platform ter ondertekening aangeboden worden.

De ondertekende publicaties worden vervolgens opnieuw opgeslagen in de Green Valley -toepassing. Op deze manier wordt het mogelijk om uw workflow nog meer te digitaliseren.

Betalingsmodule voor het zaaksysteem

In het formulier van zaken kan de beheerder kiezen om het bloktype 'Betalen' toe te voegen. Deze actie voegt een betaalfunctionaliteit toe aan een zaakformulier.
Nadat de beheerder gekozen heeft voor het bloktype 'Betalen' kan hij of zij extra parameters configureren zoals een betalingsprofiel, artikelen, prijs, totaalbedrag, begeleidende tekst, overzicht.

Diensten beheren in het formulier

De functionaliteit 'Diensten beheren' die vooral gebruikt wordt bij contactmomenten voor het toewijzen van de briefwisseling aan de verschillende diensten, werd uitgebreid.

Vanaf deze release is het mogelijk om deze functionaliteit tevens te voorzien in het formulier.
Op deze manier kan de toewijzing aan een bepaalde dienst gebeuren vanuit het formulier. Het is mogelijk om een blok 'Diensten en rollen' toe te voegen, ofwel een blok 'Diensten en gebruikers'. De beheerder kan aan dit veld een verplicht karakter meegeven, waardoor er eerst een dienst moet geselecteerd zijn alvorens de gebruiker het formulier kan opslaan. Daarnaast is het toevoegen van een minimum of maximum aantal combinaties instelbaar.

De webinar over deze release kan je hier herbekijken.

GV Suite - Algemeen

Nieuwe functionaliteit / Verbetering

Key	Issue	Extra Information
SUITE-3312	Datumvelden worden wit ingevuld, zoals de overige vraagvelden.	Voorheen werden de datumvelden grijs ingevuld. Aangezien het hierdoor leek alsof het vraagveld niet ingevuld diende te worden, werd de lay-out gelijk getrokken met de overige vraagvelden.
SUITE-2850	De structuur van de management tool werd aangepast	Volgende structuur wordt nu gehanteerd: - Dashboard - Gebruikers en gebruikersgroepen (NIEUW): Hieronder vallen gebruikers, gebruikersgroepen, rollen en rechten en tot slot audit. - Informatie - Besluiten - Initiatiefrecht - Contactmomenten - Zaken - Ondertekenaars - Relaties (voorheen Linktypes) - Webservices
SUITE-2169	Vernieuwing Historiek	De historiek functionaliteit werd vernieuwd. Een volledig overzicht van de wijzigingen is terug te vinden in de handleiding.
SUITE-2154	Hoofdlettergevoeligheid van bepaalde velden aanpassen	Volgende velden zullen vanaf deze release niet meer hoofdlettergevoelig werken (zowel voor gebruikersnaam, voornaam, achternaam of e-mailadres) In het management: * Alle zoekvelden om op bestaande gebruikers te zoeken (tabblad Gebruikers in het management) * Alle zoekvelden om een gebruiker aan een groep toe te voegen (tabblad Gebruikersgroepen) In het formulier: * Inhoudelijk verantwoordelijke * Digitaal afschrift (intern) Andere plaatsen besluitvorming: * Rollen andere gebruikers * Adviezen gevraagd aan een persoon via het tabblad 'advies en goedkeuringen' * Goedkeuringen gevraagd via het tabblad 'advies en goedkeuringen' * Infoberichten Andere plaatsen zaak/contact * Taak toekennen aan een persoon (in zaaksysteem en contactmomentenbeheer) Zoekfunctie: * Het veld 'auteur' in de zoekfunctie * Het veld 'indiener' onder zaaksysteem in de zoekfunctie * Het veld 'indiener' onder contactmomenten in de zoekfunctie

Bug

Key	Issue	Extra Information
GVSUP-985	Types achter knop 'Nieuw' staan in willekeurige volgorde	De rubrieken staan gesorteerd volgens de positie die hen gegeven is in de management tool. Voor de types (al dan niet onder een rubriek) kan geen volgorde bepaald worden waardoor deze op de pagina achter de knop 'Nieuw' in een willekeurige volgorde staan. Dit werd aangepast zodat deze nu alfabetisch op naam gesorteerd worden.
GVSUP-845	De header van e-mails verstuurd vanuit de suite werd aangepast.	In het geval van meerdere ontvangers werd elke ontvanger als apart "to" veld opgenomen. Dit zorgde ervoor dat e-mails door sommige firewalls werden tegengehouden. De ontvangers worden vanaf nu in één veld opgelijst.

GV Suite - Besluitvorming

Nieuwe functionaliteit / Verbetering

Code	Issue	Extra Information
SUITE-3510	Mailnotificatie auteur bij digitale ondertekening	Wanneer een besluit digitaal ondertekend wordt, dan wordt er een mailnotificatie naar de auteur gestuurd van het agendapunt met de melding dat het document ondertekend is.
SUITE-3116	Correctie onthouden instellingen homepagina	Een issue waarbij instellingen op de homepagina niet correct werden onthouden, werd opgelost. Door het opslaan van deze gegevens in de database zullen de instellingen van een gebruiker tevens overgedragen worden naar andere browsers en andere laptops/tablets.
SUITE-3101	Gekozen notitieveld onthouden in de regietool	In de regietool wordt het gekozen notitieveld correct onthouden per gebruiker. Indien de gebruiker voor 'secretariaat' kiest en notities opslaat, dan wordt bij het volgende agendapunt ook automatisch opnieuw voor 'secretariaat' gekozen. Deze keuze wordt onthouden over verschillende organen over verschillende data heen.
SUITE-2842	Agenda beheren werd herwerkt	De actie 'agenda beheren' werd herwerkt. Je kan voortaan punten veel eenvoudiger verslepen naar de juist map. Door een punt aan te klikken en te verplaatsen verschijnt er een pijltje. Het is dat pijltje dat aangeeft waarnaar je het punt op de dagorde verplaatst.
SUITE-2771	Koppeling CSsign	In Besluitvorming werd een koppeling met CSsign voorzien, om documenten digitaal te ondertekenen.
SUITE-2619	Commentaren: focus ligt voortaan op het tekstveld	Voorheen moest je nog in het tekstveld klikken als je een commentaar wilde toevoegen. Dat moet nu niet meer. De focus ligt nu steeds in het tekstveld. Standaard is dat bij het eerste tabje. Bij het aanklikken van een andere commentaartab moet je het tekstveld niet meer eerst aanklikken. Dit werkt zo in IE en Firefox, maar niet in Chrome.
SUITE-2169	Vernieuwing Historiek	De historiek functionaliteit werd vernieuwd. Een volledig overzicht van de wijzigingen is terug te vinden in de handleiding.
SUITE-1567	Mail bij terug sturen naar auteur en wijziging vragen	In de mail die de auteur voorheen ontving werd de informatie die verplicht is om in te geven bij het vragen van een wijziging of het terugsturen naar de auteur niet mee opgenomen. Vanaf deze release kan de mail template worden aangepast, zodoende dat dit wel mee opgenomen wordt in de mail. Vraag hier naar bij jouw consultant.
SUITE-819	Weergave aantal onbestemd verdaagde/geparkeerde agendapunten	In de kalenderpagina werden zowel bij de onbestemd verdaagde agenda's, als bij de kabinetsagenda's (indien van toepassing) aantallen toegevoegd achter de naam van orgaan. Deze aantallen geven weer hoeveel agendapunten er op de onbestemd verdaagde agenda of de kabinetsagenda staan.

Bug

Key	Issue	Extra Information
SUITE-3387	Acties zichtbaar voor zittingsleden	Enkel nog de acties die zittingsleden kunnen uitvoeren worden getoond op het niveau van de dagorde en de detailpagina van een (ontwerp-)besluit.
SUITE-3112	Vaste volgorde bij de opties van 'evalueren'	Voortaan is er een vaste volgorde ingesteld voor de opties van 'evalueren': 1. Positieve beslisopties 2. Positieve beslisopties onder voorwaarden 3. Negatieve beslisopties 4. Geen advies/visum of dergelijke noodzakelijk 5. Advies/visum of dergelijke niet tijdig verleend
SUITE-2869	Speciale tekens in gebruikersnaam bij infoberichten	Speciale tekens werden in de gebruikersnaam bij de infoberichten foutief weergegeven. Dat is in deze release opgelost.
SUITE-2485	Bijkomende goedkeuring correct weergegeven in de historiek	Een extra gevraagde goedkeuring buiten het proces werd in de historiek beschreven als 'nieuwe versie aangemaakt'. Vanaf deze release zal de beschrijving correct worden weergegeven: 'Nieuwe goedkeuring gevraagd aan xxx'.
SUITE-2422	Correctie inconsistentie openbare adviezen in vertrouwelijke besluiten	Voorheen was het via het formulier mogelijk om een openbaar advies toe te voegen aan een vertrouwelijk besluit. Via het tabblad advies en goedkeuring op de detailpagina was dit niet mogelijk. Op beide plaatsen is een correctie uitgevoerd om het mogelijk te maken dat een openbaar advies toegevoegd kan worden aan een vertrouwelijk besluit, indien de feature decree_allow_public_advice_in_confidential_decree aan staat.

GV Suite - Contactmomentenbeheer

Nieuwe functionaliteit / Verbetering

Key	Issue	Extra Information
SUITE-3284	GDPR - ophalen persoonsgegevens	Vanaf deze versie is het mogelijk om in het kader van de GDPR-regelgeving een overzicht van zaken en contactmomenten te maken waar een bepaalde persoon in voorkomt: * De getoonde zaken en contactmomenten bevatten alle zaken en contactmomenten waarin de persoon voor komt. * Er worden 20 resultaten per pagina getoond. * Er kan gezocht worden binnen deze lijst a.h.v. een zoekveld. * Via de knop 'instellingen' kunnen bepaalde kolommen getoond/ verborgen worden (naar analogie van de tabellen op dashboard) De primaire actiebalk werd tevens uitgebreid met een knopje waarmee je het resultaat kan 'downloaden'. Deze pdf bevat elke zaak en contactmoment die gelinkt is aan de contactpersoon met hierin specifieke gegevens zoals referentienummer - zaak- of contacttype - onderwerp - datum van anonimisering... . Opmerking: Deze actie is enkel beschikbaar wanneer het een natuurlijke persoon (burger) betreft. Wanneer het een rechtspersoon (bedrijf of organisatie) betreft, wordt deze knop niet getoond.
SUITE-3103	GDPR- Zaken en contactmomenten kunnen automatisch of manueel geanonimiseerd worden.	In het kader van de GDPR regelgeving kunnen vanaf deze versie zaken en contactmomenten automatisch of manueel geanonimiseerd worden. Automatisch: Afhankelijk van de gekozen instellingen worden zaken en contactmomenten automatisch geanonimiseerd na een bepaalde periode. Manueel: De gebruiker kan een zaak of contactmoment manueel anonimiseren via een actie 'Anonimiseren' in de secundaire actiebalk. Deze actie is enkel beschikbaar wanneer: - de zaak of het contactmoment afgehandeld is (de worfklow heeft de activiteit 'Einde' bereikt) - de zaak of het contactmoment nog niet (automatisch) geanonimiseerd is - de gebruiker de nodige rechten heeft.
SUITE-3010	Diensten beheren in het formulier	Er werden twee nieuwe vraagvelden voorzien, die gebruikt kunnen worden om de functionaliteit van 'Diensten beheren' over te halen naar het formulier. Deze twee velden omvatten enerzijds 'Diensten en rollen' en anderzijds 'Diensten en gebruikers'. De beheerder kan in de formulieren een veld toevoegen waarmee een dienst, rol en toegekende rol kan worden geselecteerd. Dit is de functionaliteit zoals ze reeds gekend is onder 'Diensten beheren'. Daarnaast is het mogelijk om via een tweede veld een dienst en gebruiker te selecteren. Deze velden kunnen voor verschillende doeleinden gebruikt worden. Voor een concrete werking verwijzen we naar de handleiding.
SUITE-2997	Extra webservice voor zaken en contactmomenten	Net zoals Besluitvorming, is er nu tevens de mogelijkheid om voor contactmomenten en zaken een webservice aan te spreken, die het mogelijk maakt om contactmomenten of zaken aan te maken in onze toepassing vanuit een externe toepassing. Voorlopig is het mogelijk om via deze specifieke webservice: * een zaak / contactmoment aan te maken (incl bijlagen) * een succes (of fout)boodschap terug te geven.

Bug

Key	Issue	Extra Information
SUITE-2615	Inactieve diensten uit opsomming halen	Inactieve departementen of diensten (zoals ingesteld in het beheer via managementtool - groepen) worden niet meer getoond bij de functionaliteit 'Diensten beheren'.

GV Suite - KCC

Bug

Key	Issue	Extra Information
SUITE-3740	Teller externe informatie aanpassen	De teller bij externe informatie in het KCC kan overschreven worden om bijvoorbeeld de pagina hoger weer te geven in de top 10 widget. De aangepaste teller wordt nu ook correct weergegeven in de betreffende pagina in de management tool.
SUITE-3562	Links naar het eLoket worden omgezet naar de formulieren binnen de suite.	Binnen het KCC kan externe informatie vanop andere websites opgehaald worden. In de geïndexeerde pagina's kunnen links naar formulieren uit het e-loket staan. Deze links verwijzen niet langer naar het e-loket, maar naar het bijhorende zaaktype in de GV Suite. Op deze manier kan het formulier snel intern ingediend worden door een KCC-medewerker.
SUITE-3478	De crawler voor het indexeren van de website stopte te vroeg.	De job loopt weer correct.

GV Suite - Zaaksysteem

Nieuwe functionaliteit / Verbetering

Key	Issue	Extra Information
SUITE-3325	Voortgangsbalk in zaakformulieren	In de zaakformulieren in het e-loket kan een voortgangsbalk toegevoegd worden. Hiervoor dient de blokeigenschap 'voortgangsbeschrijving' gebruikt te worden. Voor elke unieke omschrijving wordt een stap in de voortgangsbalk gecreëerd. Zijn er bijvoorbeeld twee blokken met de voortgangsomschrijving 'Identificatie', dan resulteert dit in de weergave van één stap in de voortgangsbalk. In de voortgangsbalk wordt visueel gemarkeerd waar de gebruiker zich binnen het formulier bevindt. Er zijn 3 soorten weergaven binnen de balk: - een weergave voor stappen die nog niet uitgevoerd zijn; - een weergave voor stappen die uitgevoerd zijn; - een weergave voor de actieve stap. De gebruiker kan door op een uitgevoerde stap in de balk te klikken terugkeren naar het blok dat overeenstemt met die stap.
SUITE-3284	GDPR - ophalen persoonsgegevens	Vanaf deze versie is het mogelijk om in het kader van de GDPR-regelgeving een overzicht van zaken en contactmomenten te maken waar een bepaalde persoon in voorkomt: * De getoonde zaken en contactmomenten bevatten alle zaken en contactmomenten waarin de persoon voor komt. * Er worden 20 resultaten per pagina getoond. * Er kan gezocht worden binnen deze lijst a.h.v. een zoekveld. * Via de knop 'instellingen' kunnen bepaalde kolommen getoond/ verborgen worden (naar analogie van de tabellen op dashboard) De primaire actiebalk werd tevens uitgebreid met een knopje waarmee je het resultaat kan 'downloaden'. Deze pdf bevat elke zaak en contactmoment die gelinkt is aan de contactpersoon met hierin specifieke gegevens zoals referentienummer - zaak- of contacttype - onderwerp - datum van anonimisering... . Opmerking: Deze actie is enkel beschikbaar wanneer het een persoon (burger) betreft. Wanneer het een bedrijf of organisatie betreft, wordt deze knop niet getoond.
SUITE-3103	GDPR- Zaken en contactmomenten kunnen automatisch of manueel geanonimiseerd worden.	In het kader van de GDPR regelgeving kunnen vanaf deze versie zaken en contactmomenten automatisch of manueel geanonimiseerd worden. Automatisch: Afhankelijk van de gekozen instellingen worden zaken en contactmomenten automatisch geanonimiseerd na een bepaalde periode. Manueel: De gebruiker kan een zaak of contactmoment manueel anonimiseren via een actie 'Anonimiseren' in de secundaire actiebalk. Deze actie is enkel beschikbaar wanneer: - de zaak of het contactmoment afgehandeld is (de worfklow heeft de activiteit 'Einde' bereikt) - de zaak of het contactmoment nog niet (automatisch) geanonimiseerd is - de gebruiker de nodige rechten heeft.
SUITE-2954	Bundel workflow exporteren	Bij het exporteren van een bundel worden naast de xml van de workflow, taakformulieren en templates, nu ook de eventuele ondertekeningen en exportbestanden mee geëxporteerd.
SUITE-2883	Er werd een nieuwe betaalpagina geïntegreerd in de formulierengenerator.	Naast het betaalblok zelf, zijn er twee nieuwe vraagvelden voorzien in de formulierengenerator: artikel en totaalbedrag. Deze vraagvelden kunnen op een vragenblok toegevoegd worden. Op basis van de gekozen artikelen wordt het totaalbedrag berekend en kan men overgaan tot de betaling. In de betaalpagina is ook de mogelijkheid voorzien om een overzicht toe te voegen. Verdere informatie zal toegevoegd worden in de handleiding.

Bug

Key	Issue	Extra Information
SUITE-2860	Aanmeldingsmogelijkheden CSAM	Aangezien CSAM aanpassingen had doorgevoerd, hebben wij onze code ook aangepast zodat de verschillende aanmeldingsmogelijkheden zoals token, mobiele app en gebruikersnaam en wachtwoord weer werken.
SUITE-2558	De validatieregel KBO-nummer werd herbekeken.	Het KBO-nummer begint met een nul en mag slechts tien karakters bevatten. De toevoeging 'BE' wordt niet langer toegestaan.

Andere

Nieuwe functionaliteit / Verbetering

Key	Issue	Extra Information
CIPAL-409	Bijkomende configuratie mogelijk bij het versturen van een e-mail	Bij het versturen van een e-mail vanuit een workflow kan naast de bestemmeling(en) (aan, CC en BCC), ook gekozen worden vanuit welk adres de e-mail verzonden wordt. Als er geen e-mailadres wordt ingegeven als afzender, wordt automatisch teruggevallen op het e-mailadres dat als standaard geconfigureerd is.
BDCEI-467	Infodocumenten: URL toevoegen en de volgorde kan je voortaan zelf bepalen	Het is voortaan mogelijk om via 'Infodocumenten' (managementtool) een URL toe te voegen en zichtbaar te maken onder het '?' in de toepassing. De beschikbare 'Infodocumenten' kan je voortaan ook verslepen waardoor je de volgorde kan bepalen.
BDCEI-454	Nieuwe notificatiemail bij terug agenderen van geparkeerd ontwerpbesluit	Voortaan wordt er ook een notificatiemail verzonden bij het terug agenderen van een geparkeerd ontwerpbesluit. De geadresseerden zijn daarbij dezelfde als diegene die een notificatiemail ontvangen bij het parkeren van een ontwerpbesluit.
BDCEI-452	Ordenen artikels 'enkel zichtbaar voor college'	D.m.v. de pijltjes naast het artikel kan je de ordening bepalen van de artikels 'enkel zichtbaar voor college'.