Wijzigingen beheer

Om de data van jouw bestuur volledig te kunnen ontsluiten aan maturiteitsniveau 3 van het LBLOD project, dien je na deze update met twee zaken rekening te houden in het beheer:

Zittingsleden koppelen aan mandatendatabank

Om aan het ABB kenbaar te maken welke zittingsleden aanwezig waren bij een vergadering, hoe er gestemd is door zittingsleden, ... worden de gebruikers in de toepassing gelinkt met een mandataris uit de mandatendatabank. Dit voer je zelf uit via zittingsleden beheren:

• Open via het beheertandwiel 'Zittingsleden beheren'
• Kies een orgaan
• Wijzig het zittingslid
• Kies bij onderdeel 'LBLOD' voor de huidige bestuursperiode (deze staat standaard geselecteerd) en vervolgens de relevante mandataris die overeenkomt met de gebruiker.
  • Deze mapping dient handmatig te gebeuren door het bestuur omdat de naam van de gebruiker en zijn 'officiële' naam zoals in de mandatendatabank regelmatig niet overeenkomt, en binnen de toepassing geen rijksregisternummer wordt bijgehouden 
  • Bij een nieuwe mandataris of een nieuwe legislatuur moet dit opnieuw worden uitgevoerd
• Voer deze stappen ook uit voor de secretaris(sen) van het orgaan. 

Wetgeving gelinkt met Vlaamse Codex in de Artikelen

De artikelen uit het decreet lokaal bestuur die betrekking hebben op de bevoegdheidsregelgeving, zijn door Green Valley in het verleden ingeladen in het systeem. Gebruik je binnen jouw bestuur deze wetgeving om naar te refereren voor wat betreft de bevoegdheidsregelgeving, dan moet je voor dit onderdeel niets doen, en is dit automatisch in orde.

Gebruik je eigen wetgeving om te refereren naar het decreet lokaal bestuur? Zoek dan de overeenkomstige wetgeving op die door Green Valley werd ingeladen via management → besluiten → artikelen, en kopieer de 'Referentie Vlaamse codex' naar jouw eigen artikel. Alternatief kan je uiteraard ook overschakelen op de artikelen van het decreet lokaal bestuur die door Green Valley zijn ingeladen.

Data bekendmaken vanuit de applicatie

Aan het bekendmaken vanuit de applicatie wijzigen een aantal zaken:

• Er wordt een onderscheid gemaakt tussen publiceren van agendapunten vóór of na de zitting. Dit onderscheid geeft voor de eigenlijke weergave van de agendapunten op de raadpleegomgeving geen verschillen, maar is vooral relevant voor de open data publicatie.
• Uit de keuzes om voor of na de zitting te publiceren, worden automatisch een aantal 'open data' documenten gegenereerd
  • Alle agendapunten waarvan je minstens de titel publiceert vóór de zitting, worden gebruikt om een open data agenda aan te maken.
  • Alle agendapunten waarvan je minstens de titel publiceert ná de zitting, worden gebruikt om een open data besluitenlijst aan te maken.
  • Alle agendapunten waarvan je minstens de inhoud publiceert ná de zitting, worden gebruikt om een open data notulen aan te maken.

Deze open data documenten zijn de primaire documenten die voor het ABB van belang zijn in het kader van de bekendmakingsplicht, en deze moeten dus zeker gepubliceerd worden voor elk orgaan waarvoor ze relevant zijn (volgens de decretaal geldende verplichtingen). 

Deze documenten zullen op termijn door het ABB geharvest worden om één grote kennisdatabank aan te leggen. Dit traject is nog lopende, maar zal retroactief data ophalen, dus het is van belang om deze data vanaf heden correct bekend te maken.

Meldingsplicht

Voorgaande heeft enkel betrekking op de bekendmakingsplicht. De meldingsplicht is een apart onderdeel, dat apart behartigd dient te worden. Op heden dient jouw bestuur dus de informatie die meldingsplichtig is, te melden zoals je dit voorheen steeds gedaan hebt.

In het vierde kwartaal van 2020 en het eerste kwartaal van 2021, werkt Green Valley aan een module om automatische meldingen te kunnen doen vanuit het systeem, als aanvulling op het huidige bekendmakingssysteem. We verwachten dat de oplevering hiervan plaatsvindt in Q1-Q2 2021.