Taak

Een taak in een workflow is een activiteit die uitgevoerd moet worden door een gebruiker.

Bij het aanmaken van een taak dienen volgende velden ingevuld te worden:

Naam
De naam van de taak. Deze naam moet uniek zijn. Deze naam wordt getoond als taak (uit te voeren actie) aan de gebruiker van de toepassing. Alles wat tussen [ ] gezet wordt is niet zichtbaar in de taaknaam, op die manier kunnen bv. dezelfde taaknamen hergebruikt worden en krijg je bv. 'Evalueren[1]' en 'Evalueren[2]'. Om een taak onder de filter 'Geparkeerde taken' te laten verschijnen kan je de toevoeging [On hold] voor of na de naam plaatsen, bv. Annuleren[On hold]. Als je gebruik maakt van een Weergavenaam, dan moet die weergavenaam de toevoeging [On hold] bevatten.
Actie
Selecteer welke actie vereist is. Taken Standaardtaak: een standaard taak wordt uitgevoerd aan de hand van een taakformulier. Taak buiten zaaksysteem: Er wordt een taak klaargezet voor iemand die geen toegang heeft tot de toepassing. deze persoon krijg een e-mail met een link naar de betreffende zaak en bijhorende taak. Nadat de taak uitgevoerd werd, zijn de gegevens niet meer beschikbaar. Agenderen BESLUITVORMING Alle ontwerpbesluittypes: de gebruiker kan het besluittype dat hij wilt gebruiken om een punt te agenderen zelf kiezen Specifiek ontwerpbesluittype: het besluittype dat gebruikt wordt voor het agenderen van een punt. Je kan kiezen tussen een vaste type of een variabel type. In geval van een vast type selecteer je het gewenste type uit de lijst, in geval van een variabel type kan je dit variabel ophalen, bijvoorbeeld uit de zaakparameters. Zaak starten ZAAKSYSTEEM Alle zaaktypes: de gebruiker kan het zaaktype dat hij wilt gebruiken om een zaak te starten zelf kiezen Specifiek zaaktype: het zaaktype dat gebruikt wordt voor het starten van een zaak. Je kan kiezen tussen een vaste type of een variabel type. In geval van een vast type selecteer je het gewenste type uit de lijst, in geval van een variabel type kan je dit variabel ophalen, bijvoorbeeld uit de zaakparameters. Contactmoment starten CONTACTMOMENTENBEHEER Alle contactmomenttypes: de gebruiker kan het contactmomenttype dat hij wilt gebruiken om een contactmoment te registreren zelf kiezen Specifiek contactmomenttype: het zaaktype dat gebruikt wordt voor het starten van een zaak. Je kan kiezen tussen een vaste type of een variabel type. In geval van een vast type selecteer je het gewenste type uit de lijst, in geval van een variabel type kan je dit variabel ophalen, bijvoorbeeld uit de zaakparameters. Workflow pauzeren Door gebruik te maken van de workflowactiviteit Wacht zorgt je ervoor dat de workflow van waaruit geagendeerd werd of en een nieuwe zaak / contactmoment gestart werd gepauzeerd wordt. Wanneer de hoofdworfklow in wacht staat, wordt deze terug opgestart in volgende gevallen: Bij agenderen: Wanneer het ontwerpbesluit dat aangemaakt werd vanuit de workflow de status 'Status vrijgeven' krijgt Na het vrijgeven wordt het besluit document toegevoegd aan de zaak Bij zaak starten of contactmoment starten: Wanneer de workflow van de de zaak of het contactmoment die opgestart werd een signaal geeft aan de hand van de workflowactiviteit Doorgaan.
Weergavenaam (indien Actie 'Standaardtaak')
In deze eigenschap kan je de naam van je standaardtaak beheren. Wanneer deze vraag wordt ingevuld, wordt de naam van de taak zelf niet getoond. De Weergavenaam kan op verschillende manieren samengesteld worden: Een vaste waarde: een vaste tekst. Een waarde uit het contactmoment of de zaak. Een waarde uit een taak. Een waarde van workflowparameter Een waarde van zaakparameter of weergaveveld Een script (Velocity scripting). De weergavenaam dient in tegenstelling tot de taaknaam niet noodzakelijk uniek te zijn. Wanneer de weergavenaam hergebruikt wordt zal steeds naar de laatst uitgevoerde taak met deze weergavenaam gekeken worden.
Mogelijke uitvoerders (indien niet Actie 'Taak buiten zaaksysteem')
Selecteer de mogelijke uitvoerders van de taak door een keuze te maken uit de beschikbare swimlanes. Het is mogelijk om meerdere uitvoerders aan te duiden. In dit geval gaat de taak naar elk van de geselecteerde gebruikersgroepen. Als één iemand uit een van de groepen de taak uitvoert, is ze ook uitgevoerd voor de andere groepen. Je hebt ook de mogelijkheid om een taak automatisch toe te kennen aan een uitvoerder van een eerdere taak. Wanneer je de checkbox aanvinkt krijg je een selectielijst met alle taken uit deze workflow. Indien er een taak geselecteerd wordt, wordt de huidige taak automatisch toegekend aan de gebruiker die de eerdere taak aan zich heeft toegekend gekregen, of, indien de taak aan niemand toegekend was, de gebruiker die de eerdere taak heeft uitgevoerd. Alternatief kan er ook gekozen worden om een taak uit een subworkflow te selecteren, in dat geval krijg je geen keuzelijst, maar moet je de naam van de taak ingeven. De werking zal vervolgens hetzelfde zijn als bij een taak uit de workflow zelf.
Uitvoerder (indien Actie 'Taak buiten zaaksysteem')
Selecteer de externe uitvoerder die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van deze taak. De externe uitvoerder kan gekozen worden via de opties: Aanvrager Klant Veroorzaker Interne dienst E-mailadres Script Bij de eerste 4 opties wordt het bijhorende e-mailadres automatisch opgehaald uit de zaak. Belangrijk hierbij is dat je bij het aanmaken van je zaakformulier gebruik maakt van de gestandaardiseerde vraag ID's Als je kiest voor de optie 'E-mailadres', kan je een e-mailadres toevoegen. Kies je voor de optie 'Script', dan kan je aan de hand van Velocity Scripting het gewenste e-mailadres toevoegen.
Formulier (indien Actie 'Standaard' of 'Taak buiten zaaksysteem')
De naam van het taakformulier. In de managementtool kan je de beschikbare taakformulieren voor zaken en de beschikbare taakformulieren voor contactmomenten definiëren.
Taak automatisch toekennen (indien Actie niet 'Taak buiten zaaksysteem')
Het is mogelijk om een taak al dan niet automatisch toe te kennen: Niet van toepassing: taak wordt niet automatisch toegekend 'Aan uitvoerder taak'. : 'Uit deze workflow': je kan taken uit de workflow kiezen die dezelfde uitvoerder hebben, de taak wordt automatisch toegekend aan de gebruiker die de taak uitvoerde. (standaardoptie). 'Uit subworkflow': je kan een taak uit een subworkflow (de naam) ingeven, en dan wordt deze taak toegekend aan de uitvoerder van de gekozen taak in de subworkflow 'Aan gebruiker gekozen in zaak/contactmoment': geeft de mogelijkheid om ofwel een vraag uit het zaakformulier te kiezen (indien de workflow in slechts één zaaktype gebruikt wordt) ofwel een vraagID uit het zaakformulier in te geven. De taak wordt toegekend aan de gekozen persoon. 'Aan gebruiker gekozen in taak'. Het aanvinken van deze optie, zorgt er voor dat extra opties open klappen 'Uit deze workflow': werkt soortgelijk aan de vorige optie, maar je kiest een veld uit een taakformulier i.p.v. uit een zaakformulier 'Uit subworkflow': dit werkt hetzelfde als vorige optie, maar je geeft een taaknaam uit de subworkflow, en een vraagID uit het relevante taakformulier in. 'Aan gebruiker gekozen in vaste vraag'. Het aanvinken van deze optie geeft de mogelijkheid om een vraagID in te geven, deze kan afkomstig zijn uit een zaak- of contactmomentformulier of een taakformulier. Er wordt automatisch gezocht naar een vraag van het type “diensten en gebruikers” met deze ID in de taken (meeste recent uitgevoerde eerst) en daarna in de zaak of het contactmoment. Op basis van de gekozen optie, wordt de taak automatisch toegekend aan een gebruiker, op dezelfde manier als een handmatige toekenning zou gebeuren. Indien de gekozen gebruiker niet in de groep zit die de taak moet uitvoeren, dan wordt de taak aan niemand toegekend. Het is dus niet mogelijk dat een taak wordt toegekend aan een user die deze niet kan uitvoeren.
Deadline (indien Actie 'Standaard')
De deadline voor deze taak. Dit is louter informatief; de taak wordt rood gekleurd vanaf 1 werkdag voordat de deadline bereikt is. Hierbij wordt rekening gehouden met de weekends en ingegeven vakantiedagen. Indien deze datum overschreden wordt gebeurt er niets.
E-mail verwittiging (indien Actie 'Taak buiten zaaksysteem')
Indien een taak buiten zaaksysteem gekozen wordt, verschijnen dezelfde opties als bij het verzenden van een e-mail notificatie. Het selecteren van bijlagen is hier niet voorzien.
E-mail verwittigingen (indien Actie 'Standaard')
Vink de opties “Kandidaten verwittigen bij nieuwe taak” of “Gebruiker verwittigen bij toekenning taak” aan om: bij het starten van een nieuwe taak een enkele e-mail te versturen naar de personen die die taak kunnen uitvoeren bij het toekennen van een taak de persoon aan wie de taak net werd toegekend te verwittigen via e-mail
Toon taak in (indien Actie 'Taak buiten zaaksysteem')
De lay-out van het e-loket waarin de taak buiten het zaaksysteem getoond moet worden.
Zaakoverzicht (indien Actie 'Taak buiten zaaksysteem')
De beheerder bepaalt de zichtbaarheid van het zaakoverzicht voor de uitvoerder van de externe taak. Indien zichtbaar wordt er bovenaan de taak een link getoond met de naam 'Details bekijken'. Wanneer deze aangeklikt wordt opent een pop-up met de details. Zichtbaar Zichtbaar zonder persoonsgegevens Verborgen
Template (indien Actie 'Taak buiten zaaksysteem')
De template die gebruikt moet worden om de taak buiten zaaksysteem te verzenden via e-mail. Je kan de beschikbare templates beheren in de managementtool.
Afzender (indien Actie 'Taak buiten zaaksysteem')
De afzender van de e-mail van de taak buiten zaaksysteem. Standaard is dit het algemene e-mailadres van de toepassing.
Bijlage(n) (indien Actie 'Taak buiten zaaksysteem')
De bestanden die toegevoegd moeten worden als bijlage bij de e-mail: Een bijlage gegeneerd binnen de workflow. Een bijlage toegevoegd aan een taak binnen de workflow. Een bijlage toegevoegd aan het contactmoment of de zaak waarop de workflow betrekking heeft. Een vaste waarde. Een script. Bijvoorbeeld ${s.reference} - ${s.genericObjectType.message.message} - Vergunning.pdf

Een taak kan een onbeperkt aantal binnenkomende transities aan. Het aantal uitgaande transities is eveneens onbeperkt. Deze transities worden doorgaans gebruikt om de uitvoerder van de taak voor een keuze te stellen (bijvoorbeeld “Aanvaarden” of “Niet aanvaarden”).