Schriftelijke vraag

Owned by Sander Vliegen
Last updated: Feb 23, 2021

Indiener

Het veld met de indiener wordt als volgt behandeld in het formulier:

  • Indien het raadslid is ingelogd, wordt de naam van de ingelogde gebruiker ingevuld.
  • Indien de fractiemedewerker is ingelogd, dan heeft die de keuze om een raadslid te kiezen uit de lijst van raadsleden uit die fractie.
  • Indien een medewerker van het secretariaat van het orgaan is ingelogd, dan heeft die de keuze om een raadslid te selecteren van de gemeenteraad. De lijst van mogelijke raadsleden wordt dus niet beperkt tot de specifieke commissie, maar wel tot de ganse gemeenteraad.

Er kunnen meerdere indieners gekozen worden.


Timing voor indienen

Een schriftelijke vraag kan altijd, los van de vergadercyclus, worden ingediend.

Proces tot agendering

Het proces voor een schriftelijke vraag is als volgt:

  • De vraag wordt ingediend door de auteur
  • De vraag komt in de inbox van secretariaat van de gemeenteraad terecht. De medewerkers van het secretariaat krijgen een melding voor deze nieuwe taak.
  • Het secretariaat heeft volgende mogelijkheden wanneer deze vraag in hun inbox komt:
    • Terugsturen naar de auteur. In dit geval moeten ze een tekstbericht meegeven om de reden van terugsturen te duiden. De auteur krijgt de vraag dan terug in de inbox en krijgt een melding met de reden. De auteur kan de vraag dan bewerken en terug indienen. De indiener kan de vraag eventueel ook verwijderen.
    • Het secretariaat stuurt de schriftelijke vraag door naar het secretariaat van het kabinet dat is aangeduid in het formulier (kabinet van de schepen aan wie de vraag gericht is).
    • Het ingeven van een antwoord in het systeem
    • De velden van de vraag wijzigen. Wanneer er een wijziging gedaan wordt, zal er een melding verstuurd worden naar de auteur(s) van de vraag.

In geval dat het secretariaat zelf een antwoord ingeeft:

  • De indiener (of indieners indien meerdere indieners gekozen zijn) krijgt een e-mail en deze ziet het antwoord. De andere raadsleden zien het antwoord standaard pas na 10 dagen (deze termijn is aan te passen door een consultant).

In het geval dat het secretariaat het antwoord doorstuurt naar een kabinet:

  • Wordt er een besluit geagendeerd op de eerste gemeenteraad, 30 dagen na het indienen van de vraag. In principe heeft men immers 30 dagen de tijd om te antwoorden op de schriftelijke vraag. Indien dat niet gebeurd is, zal dit op de agenda komen van de eerstvolgende gemeenteraad, na die 30 dagen. Indien de vraag wel beantwoord wordt, zal dit terug van die agenda verwijderd worden. 
  • Het kabinet dat de vraag moet beantwoorden, krijgt deze vraag in haar inbox (secretariaat van het kabinet) en heeft 30 kalenderdagen de tijd (vanaf het moment van indienen) om een antwoord te formuleren. Indien er om eender welke reden niet kon worden doorgestuurd naar het kabinet, dan zal de vraag worden doorgestuurd naar de voorzitter van de gemeenteraad. Ook deze zal dan 30 kalenderdagen de tijd hebben om te antwoorden.
    • Indien er binnen de 30 dagen een antwoord gegeven wordt én de agenda waarop de agendering is gebeurd is nog niet intern gepubliceerd:
      • Het secretariaat bevestigt het antwoord
      • De indiener van de schriftelijke vraag ontvangt een e-mail en ziet het antwoord. De andere raadsleden zien het antwoord standaard pas na 10 dagen
      • Het geagendeerde besluit op de gemeenteraad wordt automatisch verwijderd. Tenzij de agenda reeds intern is gepubliceerd. Dan blijft dit geagendeerd.
    • Indien er binnen de 30 dagen een antwoord gegeven wordt én de agenda waarop de agendering is gebeurd is wel intern gepubliceerd, maar nog niet geopend (dus nog niet gestart):
      • Het secretariaat bevestigt het antwoord.
      • De indiener van de schriftelijke vraag ontvangt een e-mail en ziet het antwoord. De andere raadsleden zien het antwoord standaard pas na 10 dagen
      • Secretariaat voert tijdens de zitting het agendapunt af.
    • Indien er niet is geantwoord voordat de zitting begint, zullen alle taken om antwoorden in te geven verwijderd worden. Het secretariaat heeft uiteraard nog wel de mogelijkheid om een antwoord in te geven. Tijdens de zitting kan het geagendeerde punt behandeld worden zoals een normaal agendapunt.
    • Het kabinet (schepen) heeft ook de mogelijkheid om de vraag terug te sturen, indien ze van mening zijn dat ze geen antwoord kunnen geven of hiertoe niet bevoegd zijn.

Het is mogelijk dat een vraag naar meerdere kabinetten wordt doorgestuurd. In dat geval zal het kabinet dat het eerst antwoord, het proces beëindigen.

Het antwoord op een schriftelijke vraag kan nog steeds aangepast worden door het secretariaat.