Wanneer worden welke mails verstuurd, en naar wie?
Volgende e-mails worden gestuurd in verband met besluiten:
Referentie | Titel | Wanneer verzonden? | Aan wie verzonden? |
---|---|---|---|
b_advies_gegeven | Advies uitgebracht op ontwerpbesluit | Bij het geven van één advies op een besluit. Wordt enkel verzonden indien het advies gevraagd werd buiten het proces (via tabblad Advies en goedkeuringen) of wanneer een specifieke feature geactiveerd is. | Indiener van het agendapunt. |
b_advies_gevraagd_adviesorgaan | Advies gevraagd | Bij het vragen van een advies aan een adviesorgaan. | Alle gebruikers in de rol van het adviesorgaan waar de adviesvraag aan gericht is |
b_advies_gevraagd_persoon | Advies gevraagd | Bij het vragen van een advies aan een persoon (op naam van de persoon, via het tabblad Advies en goedkeuringen) | Gebruiker aan wie de adviesvraag gericht is |
b_alle_adviezen_gegeven | Alle adviezen uitgebracht op ontwerpbesluit | Wanneer meerdere adviezen gegeven moeten worden, en alle adviezen beantwoord zijn (dus na het geven van het laatste advies) | Indiener |
b_beslissing_besluit | Beslissing besluit | Bij het status vrijgeven, wanneer iemand is aangeduid bij 'digitaal afschrift (extern)', enkel wanneer het agendapunt geen volgend orgaan meer gepland heeft (en het dus in de laatste beslissingsfase zit) | E-mailadressen toegevoegd bij 'digitaal afschrift (extern)' |
b_beslissing_besluit_intern | Beslissing besluit | Bij het status vrijgeven, wanneer iemand is aangeduid bij 'digitaal afschrift (intern)', enkel wanneer het agendapunt geen volgend orgaan meer gepland heeft (en het dus in de laatste beslissingsfase zit) | Gebruikers toegevoegd bij 'digitaal afschrift (intern)' |
b_bevestiging_visum | Bevestiging visum | Bij het aanvragen van visum | Cel visum |
b_budgetwijziging_noodzakelijk | Besluit met budgetwijziging | Bij het vrijgeven van een agendapunt waarop is aangeduid dat een budgetwijziging noodzakelijk is | E-mailadres dat geconfigureerd is in de systeemeigenschappen. |
b_geagendeerd_agendapunt_teruggestuurd | Geagendeerd ontwerpbesluit teruggestuurd | Bij het verwijderen van het besluit van de agenda (terugsturen naar auteur) | Aan: Auteur, indiener, secretariaat van orgaan CC: Dossierbeheerder, diensthoofd, departementshoofd |
b_geagendeerd_kabinet | Besluit terug geagendeerd door kabinet | Wanneer een besluit vanop een kabinetsagenda terug op een 'normale' agenda geplaatst wordt. | Aan: Dossierbeheerder, secretariaat van orgaan CC: Diensthoofd, departementshoofd |
b_geparkeerd_kabinet | Besluit geparkeerd door kabinet | Bij het parkeren van een besluit naar een kabinetsagenda (dit is op het moment dat het secretariaat de kabinetsvoorbereiding verwerkt) | Aan: Dossierbeheerder, secretariaat van orgaan CC: Diensthoofd, departementshoofd |
b_gewijzigd_na_behandeling | Ontwerpbesluit gewijzigd | Bij het wijzigen van een besluit dat de status 'Opgeslagen' of 'Ingediend' heeft | Iedereen die aan bod kwam in het proces |
b_goedkeuring_dossierbeheerder_vereist | Nieuw ontwerpbesluit te vervolledigen | Wanneer de dossierbeheerder een besluit moet vervolledigen (= valideren) | De dossierbeheerder in het departement van de behandelende dienst |
b_goedkeuring_vereist | Ontwerpbesluit ter goedkeuring |
|
|
b_goedkeuring_vereist_negatief_advies | Nieuw ontwerpbesluit goedgekeurd ondanks negatief advies | Enkel van toepassing voor proces GENERIC-15 Evalueren door departementshoofd Goedkeuring secretariaat in geval van budgethouderproces | Departementshoofd: aan departementshoofd van behandelende dienst Budgethouderproces:
|
b_goedkeuring_vereist_negatief_visum | Nieuw ontwerpbesluit goedgekeurd ondanks geweigerd visum | Enkel van toepassing voor proces GENERIC-15 Bij agenderen ondanks geweigerd visum Bij afkeuren geweigerd visum Behandelen geweigerd visum buiten budgethouderproces Behandelen geweigerd visum binnen budgethouderproces | Aan: Indiener CC: Iedereen die aan bod kwam in het proces Aan: Departementshoofd CC: Iedereen die aan bod kwam in het proces Aan: Diensthoofd CC: Iedereen die aan bod kwam in het proces |
b_goedkeuring_vereist_qa | Ontwerpbesluit ter kwaliteitscontrole | Enkel van toepassing voor proces GENERIC-15 Bij goedkeuren mits extra redactie departement | Kwaliteitscontrole |
b_hoogdringend_punt_geweigerd | HD punt niet aanvaard | Bij weigeren van een HD punt | Aan: Auteur, indiener, secretariaat van orgaan CC: Dossierbeheerder , departementshoofd |
b_inbreng_dossierbeheerder_vereist | Nieuw ontwerpbesluit te vervolledigen | Enkel van toepassingen voor processen GENERIC-05, GENERIC-07, GENERIC-17 Wanneer de dossierbeheerder een besluit moet vervolledigen (= valideren) | Dossierbeheerder |
b_infobericht | Infobericht | Bij het versturen van een infobericht. | De ontvanger van het infobericht. |
b_naar_agenda_gehaald | Ontwerpbesluit is naar de agenda verplaatst | Actie 'Naar agenda halen' in de sidebar van een besluit | Diensthoofd en departementshoofd van behandelende dienst |
b_niet_tijdig_advies_gegeven | Geen tijdig advies geleverd op ontwerpbesluit | Als het advies niet op tijd is ingediend maar wel verplicht is | Aan: Indiener CC: Dossierbeheerder, diensthoofd |
b_niet_tijdig_optioneel_advies_gegeven | Geen tijdig advies geleverd op ontwerpbesluit | Geen tijdig advies ingegeven i.g.v. een optioneel advies | Aan: Indiener CC: Dossierbeheerder, diensthoofd |
b_nieuwe_commentaar | Nieuwe commentaar toegevoegd aan besluit | Bij het toevoegen van commentaar Administratie - <orgaan> aan een agendapunt |
|
b_ondertekend | Publicaties werden ondertekend | Bij het ondertekenen van het besluit gerelateerd aan een agendapunt, of zittingsdocumenten gerelateerd aan een zitting in het ondertekenpakket | Voor agendapunten:
Voor zittingsdocumenten:
|
b_ondertekening_gevraagd | Goedkeuring gevraagd | Bij het vragen van een goedkeuring via het tabblad Advies en goedkeuring | De gebruiker aan wie de goedkeuring gevraagd wordt. |
b_ondertekening_geweigerd | Publicaties werden geweigerd/ingetrokken | Bij het weigeren van het besluit gerelateerd aan een agendapunt, of zittingsdocumenten gerelateerd aan een zitting in het ondertekenpakket | Voor agendapunten:
Voor zittingsdocumenten:
|
b_ongeldig_visum_toch_goedgekeurd | Nieuw ontwerpbesluit goedgekeurd zonder visum | Enkel van toepassing voor proces GENERIC-06 Bij goedkeuring van departementshoofd waarbij visum nodig was maar niet positief is (wordt doorgestuurd naar secretariaat) | Visumverlener |
b_ongunstig_advies_gegeven | Ongunstig advies geleverd op ontwerpbesluit | ADVISORY BOARD-3, SPECIFIC ADVISORY BOARD Bij negatief advies ADVISORY BOARD-4 Bij negatief advies GENERIC-9 Bij afkeuren van visum REQUEST ADVICE, REQUEST ADVICE-2, REQUEST ADVICE-3, REQUEST ADVICE-4 Negatief advies gegeven ADVISORY BOARD-8 Bij negatief advies GENERIC-16 Ongunstig advies toch behandelen ADVISORY BOARD-9 Bij negatief advies SPECIFIC ADVISORY BOARD-2 Bij negatief advies visum ADVISORY BOARD-10 Bij negatief advies SPECIFIC ADVISORY BOARD-3 Bij negatief advies juridische dienst GENERIC, GENERIC-8, GENERIC-13, GENERIC-14 Niet tijdig aangeboden GENERIC, GENERIC-2, GENERIC-3, GENERIC-4, GENERIC-8, GENERIC-10, GENERIC-11, GENERIC-12, GENERIC-13, GENERIC-14, GENERIC-16, SKIP FLOW INCLUDE ADVICE VISUM Bij advies afkeuren ADVISORY BOARD, ADVISORY BOARD-2, ADVISORY BOARD-5, ADVISORY BOARD-6, ADVISORY BOARD-7 Bij negatief advies | To: Dossierbeheerder CC: Auteur (1), diensthoofd (1) To: Indiener CC: Dossierbeheerder, diensthoofd (1) Indiener, diensthoofd (1) Indiener To: Indiener CC: coof (1), diensthoofd (1), kwaliteitscontrole (1), voorbereiding visum (1), cel visum (1), departementshoofd (1) Indiener, diensthoofd (1), departementshoofd (1) To: Diensthoofd CC: Auteur To: Coördinator besluitvorming CC: Auteur Indiener, departementshoofd (1) |
b_reminder_taak | Dringende actie vereist | Wanneer de deadline van een taak dreigt te verstrijken, wordt een reminder verstuurd 1 dag voor het verstrijken van de taak (dit geldt voor blokkerende en niet-blokkerende stappen) | De gebruiker die eerder een taak toegekend kreeg (kan op allerlei taken van toepassing zijn) |
b_teruggestuurd | Ontwerpbesluit teruggestuurd | Deze e-mail wordt verstuurd in allerlei situaties waarin er wordt teruggestuurd, zoals:
| Afhankelijk van naar wie wordt teruggestuurd. Afhankelijk van het proces staan er andere gebruikers in cc (dienstenhoofden, dossierbeheerders, departementshoofden, ...) |
b_visum_geweigerd | Visum geweigerd voor ontwerpbesluit | Bij visum weigeren | Aan indiener, diensthoofd en departementhoofd (indien beschikbaar in het proces) |
b_visum_teruggestuurd | Ontwerpbesluit teruggestuurd | Enkel van toepassing voor proces GENERIC-04 en GENERIC-12 Bij terugsturen naar medewerker financieel directeur (door de financieel directeur zelf) | Voorbereidende cel voor visum |
b_vrijgegeven | Besluit behandeld | Bij het status vrijgeven van een agendapunt |
|
b_wijziging_gevraagd | Vraag wijziging aan auteur | Bij het vragen van een wijziging |
|
Referentie | Titel | Wanneer verzonden? | Aan wie verzonden? |
---|---|---|---|
Intern publiceren | Agenda voor de zitting van <orgaan> van <datum> | Bij het uitvoeren van de actie intern publiceren | Geselecteerde gebruikers bij verzenden e-mail
|
Opnieuw intern publiceren | Agenda voor de zitting van <orgaan> van <datum> is gewijzigd | Bij het opnieuw uitvoeren van de actie intern publiceren | Geselecteerde gebruikers bij verzenden e-mail
|
Uitnodiging verzenden | Uitnodiging en agenda voor de zitting van <orgaan> van <datum> | Bij het uitvoeren van de actie uitnodigingen verzenden | Geselecteerde gebruikers bij verzenden e-mail
|
Bijgevoegde dagorde verzenden | Bijgevoegde dagorde van de zitting van <orgaan> | Bij het uitvoeren van de actie bijgevoegde dagorde verzenden | Geselecteerde gebruikers bij verzenden e-mail
|
Referentie | Titel | Wanneer verzonden? | Aan wie verzonden? |
---|---|---|---|
ir_advies_fractievoorzitter_gevraagd_<type initiatiefrecht> | Advies bij <type initiatiefrecht> van 1 van uw raadsleden | In initiatiefrecht processen waar de fractievoorzitter zijn advies moet geven. | Voorzitter fractie |
ir_antwoord_vertraagd_informatieve_vraag | Uitstel voor het antwoord op uw informatieve vraag | Indien het antwoord op een informatieve vraag wordt uitgesteld. Wordt enkel verzonden in informatieve vragen met proces INFO QUESTION-2 | Indiener, secretariaat van de indienende fracties |
ir_beantwoord_aanvraag_<type initiatiefrecht> | Aanvraag <type initiatiefrecht> beantwoord | Na het formuleren van een antwoord op een initiatiefrecht. In het geval van een schriftelijke vraag die door een kabinet beantwoord wordt: na het bevestigen van het antwoord door het secretariaat. | Indiener, secretariaat van de indienende fracties |
ir_beantwoord_informeer_fractie_indiener_schriftelijke_vraag | Schriftelijke vraag beantwoord | Wordt enkel gebruikt in schriftelijke vragen met proces WRITTEN QUESTION. Wordt verzonden na formuleren van definitief antwoord. | Aan: Indiener CC: secretariaat van de indienende fracties |
ir_beantwoord_informeer_secretariaat_schriftelijke_vraag | Schriftelijke vraag beantwoord | Wordt enkel gebruikt in schriftelijke vragen met proces WRITTEN QUESTION. Wordt verzonden wanneer een voorlopige antwoord gevalideerd moet worden. | Secretariaat van orgaan |
ir_geagendeerd_advies | Voorstel tot advies geagendeerd | Bij agenderen voorstel tot advies | Personen die geconfigureerd zijn in 'roi.advice.scheduled.to' en 'roi.*.scheduled.to', voorzitter, voorzitter CBS, secretariaat, kabinetssecretariaten, raadsleden van CBS, indiener, secretariaat van fractie |
ir_geagendeerd_amendement | Amendement geagendeerd | Bij agenderen amendement | Voor flow AMENDMENT, AMENDMENT-2: Personen die geconfigureerd zijn in 'roi.amendment.scheduled.to' en 'roi.*.scheduled.to', voorzitter, voorzitter CBS, secretariaat, kabinetssecretariaten, raadsleden van CBS, indiener, indiener, secretariaat van fractie Voor flow AMENDMENT-3: Bevoegde schepen, secretariaat van bevoegde schepen, betrokken schepen, secretariaat van betrokken schepen, secretariaat van orgaan, secretaris van orgaan. In geval van gekoppeld besluit: auteur (1), diensthoofd (1), departementshoofd (1) Voor flow AMENDMENT-4: Personen die geconfigureerd zijn in 'roi.amendment.scheduled.to' en 'roi.*.scheduled.to', voorzitter van kabinet, secretariaat, secretaris |
ir_geagendeerd_informatieve_vraag | Informatieve vraag geagendeerd | Bij agenderen informatieve vraag | Personen die geconfigureerd zijn in 'roi.infoquestion.scheduled.to' en 'roi.*.infoquestion.to', secretariaat van de fractie, voorzitter van orgaan, voorzitter van CBS, secretariaat, secretaris |
ir_geagendeerd_interpellatie | Interpellatie geagendeerd | Bij agenderen interpellatie | Voor flow INTERPELLATION Personen die geconfigureerd zijn in 'roi.interpellation.scheduled.to' en 'roi.*.interpellation.to', voorzitter, secretariaat van orgaan, raadsleden van CBS, voorzitter van CBS, indiener, secretariaat van fracties Voor flow INTERPELLATION-2 Personen die geconfigureerd zijn in 'roi.interpellation.scheduled.to' en 'roi.*.interpellation.to', secretariaat van orgaan, voorzitter van orgaan, secretaris van orgaan, voorzitter van kabinet |
ir_geagendeerd_mondelinge_vraag | Mondelinge vraag geagendeerd | Bij agenderen mondelinge vraag | Voor flow ORAL QUESTION Personen die geconfigureerd zijn in 'roi.oralquestion.scheduled.to' en 'roi.*.oralquestion.to', voorzitter van orgaan, raadsleden van CBS, voorzitter van CBS, secretaris van orgaan, secretariaten van kabinet, indiener, secretariaat van fracties Voor flow ORAL QUESTION-3 Personen die geconfigureerd zijn in 'roi.oralquestion.scheduled.to' en 'roi.*.oralquestion.to', schepen van kabinet, secretariaten van kabinet, secretariaat van orgaan, secretaris van orgaan |
ir_geagendeerd_motie | Voorstel tot motie geagendeerd | Bij agenderen voorstel tot motie | Voor flow MOTION Personen die geconfigureerd zijn in 'roi.motion.scheduled.to' en 'roi.*.motion.to', voorzitter van orgaan, raadsleden van CBS, voorzitter van CBS, secretaris van orgaan, secretariaten van kabinet, indiener, secretariaat van fracties Voor flow MOTION-2 Personen die geconfigureerd zijn in 'roi.motion.scheduled.to' en 'roi.*.motion.to', secretariaat van orgaan, voorzitter van orgaan, secretaris van orgaan, voorzitter van kabinet |
ir_geagendeerd_voorstel_beslissing | Voorstel tot beslissing geagendeerd | Bij agenderen voorstel tot beslissing | Voor flow DECISION Personen die geconfigureerd zijn in 'roi.decision.scheduled.to' en 'roi.*.decision.to', voorzitter van orgaan, raadsleden van CBS, voorzitter van CBS, secretaris van orgaan, secretariaten van kabinet, indiener, secretariaat van fracties |
ir_geagendeerd_voorstel_raadsbesluit | Voorstel tot raadsbesluit geagendeerd | Bij agenderen voorstel tot raadsbesluit | Voor flow AGENDAPOINT Personen die geconfigureerd zijn in 'roi.agendapoint.scheduled.to' en 'roi.*.agendapoint.to', bevoegde schepen, secretariaat van bevoegde schepen, betrokken schepen, secretariaat van betrokken schepen, secretaris van orgaan, secretariaat van orgaan, secretariaten van kabinet Voor flow AGENDAPOINT-2 Personen die geconfigureerd zijn in 'roi.agendapoint.scheduled.to' en 'roi.*.agendapoint.to', bevoegde schepen, secretariaat van bevoegde schepen, betrokken schepen, secretariaat van betrokken schepen, secretaris van orgaan, secretariaat van orgaan, secretariaten van kabinet |
ir_geagendeerd_voorstel_resolutie | Resolutie geagendeerd | Bij agenderen voorstel tot resolutie | Personen die geconfigureerd zijn in 'roi.resolution.scheduled.to' en 'roi.*.resolution.to', voorzitter van orgaan, raadsleden van CBS, voorzitter van CBS, secretaris van orgaan, secretariaten van kabinet, indiener, secretariaat van fracties |
ir_getransformeerd_schriftelijke_vraag | Geen tijdig antwoord op schriftelijke vraag | Wanneer een schriftelijke vraag niet tijd beantwoord werd, en wordt omgezet naar een mondelinge vraag. Dit gebeurt enkel in WRITTEN QUESTION-3 | Indiener, secretariaat, secretaris, voorzitter |
ir_infobericht | Infobericht | Bij verzenden van infobericht | Ontvanger van infobericht |
ir_informeer_orgaan_mangement_mondelinge_vraag | Nieuwe mondelinge vraag ingediend | Wanneer een mondelinge vraag met proces ORAL QUESTION-2 of ORAL QUESTION-4 wordt ingediend. | Voorzitter, secretariaat, voorzitter van kabinet |
ir_informeer_orgaan_mangement_schriftelijke_vraag | Nieuwe schriftelijke vraag ingediend | Wanneer een schriftelijke vraag met proces WRITTEN QUESTION-3 wordt ingediend. | Voorzitter van kabinet, secretaris, kabinet binnen dienst secretaris |
ir_informeer_secretariaat_<type initiatiefrecht> | Nieuwe <type initiatiefrecht> ingediend | Wanneer een initiatiefrechttype wordt ingediend en bij het secretariaat terecht komt. | Bij het secretariaat van het orgaan. Bij sommige processen zijn er toevoegingen |
ir_informeer_secretariaat_kabinet_schriftelijke_vraag | Schriftelijke vraag ingediend | Wanneer er door de kabinetten een antwoord op een schriftelijke vraag geformuleerd moet worden. | Aan: toegewezen kandidaten om antwoord te vragen CC: secretariaat van de indienende fracties |
ir_informeer_secretaris_informatieve_vraag | Nieuwe informatieve vraag ingediend | Bij indienen informatieve vraag van type INFO QUESTION. | Secretariaat van de indienende fracties |
ir_niet_ontvankelijk_mondelinge_vraag | Mondelinge vraag niet ontvankelijk verklaard | Wanneer een mondelinge vraag niet ontvankelijk verklaard wordt. Dit is enkel voorzien in proces ORALQUESTION-2 en ORALQUESTION-4 | Indiener, voorzitter van orgaan, secretariaat van orgaan, secretariaat van de indienende fracties |
ir_ontvankelijk_mondelinge_vraag | Mondelinge vraag ontvankelijk verklaard | Wanneer een mondelinge vraag ontvankelijk verklaard wordt. Dit is enkel voorzien in proces ORALQUESTION-2 en ORALQUESTION-4 | Indiener, voorzitter van orgaan, secretariaat van orgaan, secretariaat van de indienende fracties |
ir_reminder_orgaan_management_schriftelijke_vraag | Dringend! Tijdsspanne voor het geven van antwoord bijna verstreken | 1 dag voor verstrijken antwoordtermijn schriftelijke vraag. Wordt enkel gebruikt bij proces WRITTEN QUESTION-3 | Voorzitter van kabinet, secretaris van orgaan, kabinet binnen dienst secretaris |
ir_reminder_secretaris_informatieve_vraag | Dringend! Tijdsspanne voor het geven van antwoord bijna verstreken | 1 dag voor verstrijken antwoordtermijn informatieve vraag. Wordt enkel gebruikt bij proces INFO QUESTION-2 | Secretaris van orgaan, kabinet binnen dienst secretaris |
ir_teruggestuurd | <soort initiatiefrecht> teruggestuurd | Bij terugsturen naar auteur | Aan: Indiener, auteur CC: Iedereen die in het proces aan bod kwam |
ir_terug_naar_indiener_<type initiatiefrecht> | <type initiatiefrecht> teruggestuurd | Bij terugsturen van initiatiefrecht | Indiener, auteur |
(1): Enkel personen die in het proces aan bod kwamen