De agenda intern publiceren

Nadat de agenda is afgesloten, en de nodige voorbereiding is gebeurd, kan de agenda intern gepubliceerd worden. Na het intern publiceren zullen de agenda en de onderliggende agendapunten zichtbaar zijn voor de zittingsleden. Het intern publiceren kan je als volgt uitvoeren:

• Kies een afgesloten agenda
• Kies 'Intern publiceren'
  • Er wordt een e-mail getoond die standaard de zittingsleden en de secretaris van het orgaan bevat
  • De ontvangers kunnen gewijzigd worden. Je kan op volgende manieren gebruikers toevoegen:
    • 'Voeg persoon toe': met deze optie kan je extra gebruikers toevoegen die gekend zijn binnen het systeem
    • 'Voeg E-mailadres toe': met deze optie kan je extra e-mailadressen toevoegen
  • De inhoud van de mail kan gewijzigd worden
• Bevestig de actie

De agenda is nu intern gepubliceerd en zichtbaar voor de zittingsleden.

Er zijn nog drie andere gevolgen verbonden aan het intern publiceren:

• De agendapunten krijgen allemaal een dagordenummer. Dit is een nummering binnen één agenda.
• De agendapunten krijgen een uniek jaarnummer. Dit nummer is steeds opgebouwd in de vorm <jaar>_<afkorting orgaan>_XXXXX, waarbij XXXXX aangeeft het hoeveelste nummer binnen het jaar dit agendapunt is
  • FEATURE Uitzondering 1: afhankelijk van een feature is het ook mogelijk dat de jaarnummers reeds bij het opslaan van een agendapunt worden toegekend
  • Uitzondering 2: een hoogdringend agendapunt krijgt pas een jaarnummer nadat het aanvaard is tot de zitting
• De lege mapjes op de agenda worden verwijderd
  • Uitzondering: in de eigenschappen van het orgaan kan worden ingesteld dat een lege map niet moet worden weggegooid bij het intern publiceren.

Wie kan wanneer intern publiceren?

Het intern publiceren kan uitgevoerd worden door het secretariaat of de voorzitter van het orgaan, en enkel op afgesloten agenda's.