De regietool gebruiken

De regietool wordt in Notula gebruikt om de vergadering te verwerken. De tool kan tijdens of na de vergadering gebruikt worden om alle informatie m.b.t. de vergadering te registeren. In de regietool zijn een aantal verschillende functies beschikbaar:

Aanwezigheden

De eerste actie die je moet uitvoeren in de regietool, is het aanduiden van de aanwezigen. Dit kan via het pictogram . Na het klikken op het pictogram opent er een nieuw scherm, en wordt er gevraagd om de aanwezigheden te initialiseren. Het initialiseren maakt een 'foto' van de samenstelling van de vergadering op dat moment, gebaseerd op zittingsleden beheren. Door de aanwezigheden te initialiseren, wordt de juiste samenstelling aan de vergadering gekoppeld, zodat dit correct blijft wanneer er andere zittingsleden in het orgaan komen.

Na het initialiseren heb je de mogelijkheid om de aanwezigheden juist te zetten. Met de knoppen 'Allen aanwezig' en 'Allen afwezig' kan je kiezen om alle zittingsleden in een keer aan- of afwezig te zetten. Daarnaast kan je ook individueel per raadslid ingeven of ze aanwezig, afwezig, of verontschuldigd zijn. De optie verontschuldigd is beschikbaar onder het tandwiel naast de knop afwezigheden. Wanneer je iemand als verontschuldigd aanduidt, dan verdwijnt deze uit het tabblad 'Aan- en afwezigheden' en komt deze beschikbaar in het tabblad 'Verontschuldigd'. Van daaruit kan de gebruiker ook terug als aanwezig aangeduid worden. 

Naast de normale zittingsleden kunnen er ook externe leden worden toegevoegd. Dit kan door bij het onderdeel 'Externe leden' voor 'Nieuw' te kiezen, en de juiste informatie in te geven.

Opgelet: wanneer je de eerste keer op aanwezigheden klikt, dan is het mogelijk dat je browser een melding geeft dat er een pop-up geblokkeerd werd. Deze mag je altijd toestaan, anders zal het aanwezigheden scherm niet openen.

De zitting openen

Nadat de aanwezigheden juist zijn gezet, kan de zitting geopend worden. In de regietool zal standaard 'Zitting nog niet geopend' staan. Door het klikken op deze status krijg je de optie om de openbare of de besloten zitting te openen (welke opties je krijgt is afhankelijk van de eigenschappen van het orgaan waarvoor je de regietool aan het gebruiken bent). Zodra een zitting geopend is, wordt deze vermeld op het /wiki/spaces/HAN/pages/608764605.

De pointer

Binnen de regietool heb je de mogelijkheid om door middel van een pointer aan te geven welk agendapunt in bespreking is. Wanneer je met de cursor voor de checkbox van het agendapunt zweeft, zal je een pointer zien verschijnen. Wanneer je hier op klikt, wordt de pointer geactiveerd. In het /wiki/spaces/HAN/pages/608764605 wordt dan bij de specifieke zitting aangegeven dat het agendapunt in bespreking is. Daarnaast wordt op de detailpagina van de agenda de pointer ook weergegeven bij het agendapunt in kwestie.

Notities ingeven

Wanneer je een agendapunt aanklikt, schuift er een venster open onderaan de pagina. Een eerste mogelijkheid die je hier hebt, is om notities in te geven. Dit werkt op exact dezelfde manier als het ingeven van notities via de detailpagina van het ontwerpbesluit.

Beslissingen registreren

Naast het ingeven van notities, kunnen er ook beslissingen geregistreerd worden. In de balk die bovenaan het venster staat dat open schuift wanneer je een agendapunt aanklikt, kan je allerlei beslissingen ingeven. Welke beslissingen beschikbaar zijn is afhankelijk van de configuratie van de klant. Er is echter wel altijd een onderscheid tussen voorlopige beslissingen en definitieve beslissingen. Deze worden na de registratie ook anders weergegeven op de detailpagina van de agenda.

Wanneer je een beslissing kiest, dan schuift het venster automatisch opnieuw dicht, en is de beslissing, inclusief tijdstip, geregistreerd.

Moties of amendementen ingeven via de regietool

Wanneer je een agendapunt aanklikt, kan je via de knoppen 'Amendement toevoegen' of 'Motie toevoegen' eenvoudig een amendement of motie toevoegen voor deze specifieke vergadering. Na het klikken op deze knop, kom je in het formulier van het gekozen type terecht, en kan je de nodige informatie ingeven.

Stemmen

Via de regietool kunnen er stemmen geregistreerd worden. Dit kan zodra er stembrieven zijn aangemaakt. Wanneer er stembrieven zijn aangemaakt, dan kan je handmatig stemresultaten registreren. Of, indien de uitbreiding 'Stemmen' geactiveerd, kan een stemronde geopend worden.

Het openen van de stemronde doe je door op de knop 'Stemronde openen' te klikken. De aanwezige zittingsleden krijgen dan allemaal een stembrief op hun scherm, en kunnen hun stem uitbrengen. In de regietool kan je zien wie nog een stem moet uitbrengen door op x/n naast de knop 'Stemronde sluiten' te klikken, waarbij x geeft weer hoeveel raadsleden reeds hebben gestemd, en n weergeeft hoeveel stemgerechtigde zittingsleden aanwezig zijn. De stemronde kan gesloten worden via de knop 'Stemronde sluiten'. 

Wanneer iedereen gestemd heeft, wordt de stemronde automatisch gesloten.

Via de knop 'Stemresultaten vrijgeven' kunnen de stemresultaten nog op het projectiescherm getoond worden, zoals in volgende paragraaf beschreven wordt.

Wanneer een stemronde gesloten wordt, dan worden de stemresultaten automatisch vrijgegeven op het projectiescherm, en aan de raadsleden op hun eigen toestel.

Het projectiescherm

Het projectiescherm kan geopend worden via het beschikbare pictogram . Het projectiescherm kan gebruikt worden om tijdens de vergadering allerlei informatie te projecteren. Volgende informatie kan op het projectiescherm tevoorschijn komen:

• Dat de zitting nog niet geopend is: voor dat de vergadering in de regietool geopend wordt
• Dat de openbare (besloten) zitting geopend is: wanneer de openbare (besloten) zitting geopend is, er geen agendapunt in bespreking is, geen stemronde geopend is, en geen stemming is vrijgegeven
• Dat de zitting geschorst is: wanneer de zitting geschorst is.
• Welk agendapunt in bespreking is: dit wordt getoond wanneer de pointer bij een bepaald agendapunt wordt gezet
• De voortgang van de stemming: indien er een stemronde wordt geopend, is op het projectiescherm zichtbaar hoeveel van de totale groep raadsleden reeds hun stem heeft uitgebracht
• Het resultaat van de stemming: indien de stemronde afgerond is, en in de regietool wordt op 'Stemresultaten vrijgeven' geklikt, dan verschijnt het resultaat van de stemming op het scherm. Bij een geheime stemming worden steeds de aantallen voor/tegen/onthouding/blanco getoond, bij een openbare stemming worden ofwel de aantallen getoond, ofwel de namen van de raadsleden en hoe ze gestemd hebben (afhankelijk van de configuratie).

De zitting schorsen

Eens dat de zitting geopend is, heb je de mogelijkheid om ze te schorsen. Dit kan door bovenaan op de status 'Besloten zitting' of 'Openbare zitting' te klikken, en daarna 'Schorsen' te kiezen. De schorsing, inclusief tijdstip, wordt dan geregistreerd.

De zitting sluiten

Wanneer de zitting is afgerond, kan je deze afsluiten door op op de status 'Besloten zitting' of 'Openbare zitting' te klikken, en daarna 'Sluiten'. Het eindtijdstip van de vergadering wordt dan geregistreerd.

Ondersteunende functionaliteiten

Naar de details van het agendapunt

Wanneer je een agendapunt hebt geselecteerd in de regietool, kan je in het uitklapscherm op 'Detail' klikken om eenvoudig naar de detailpagina van het specifieke agendapunt te gaan.

Zien wie akkoord is of iets wilt bespreken

Wanneer je een agendapunt aanklikt, kan je raadplegen wie akkoord is, of wie iets wilt bespreken door op de knoppen 'Reeds akkoord (x)' of 'Bespreking (x)' te klikken. X geeft weer hoeveel zittingsleden er akkoord zijn of het agendapunt willen bespreken.

Beslissingen in bulk ingeven

Het is mogelijk om beslissingen in bulk in te geven. Door bovenaan het scherm in de uitklaplijst te kiezen voor een van de opties (bijvoorbeeld consensuspunten of bespreekpunten), kan je in één keer alle consensuspunt selecteren.

Opgelet: de term consensuspunten of bespreekpunten kan klantspecifiek verschillen, in de lijst kunnen dus mogelijk andere waardes staan dan hierboven beschreven

Toon enkel te bespreken punten

Met de filter 'Toon enkel te bespreken punten' kan je in de regietool, indien gewenst, enkel de te bespreken punten zichtbaar maken.

Toon niveau meer/minder

Met de optie 'Toon niveau meer' of 'Toon niveau minder', kan je kiezen hoeveel niveau's van de dagorde-indeling getoond worden.

Naar de dagorde

Vanuit de regietool kan je eenvoudig terug naar de dagorde navigeren via het pictrogram.