Wijzigingen vragen

Wanneer er wijzigingen noodzakelijk zijn aan een agendapunt, maar het niet gewenst is dat het agenderingsproces opnieuw doorlopen moeten worden, zoals dat bij terugsturen naar auteur het geval is, dan kan de actie wijziging vragen gebruikt worden. Dit werkt als volgt:

Open het agendapunt
Kies 'Wijziging vragen'
Kies de rol die de wijziging moet uitvoeren
Kies de gebruiker aan wie je de vraag specifiek wilt richten
Geef een toelichting in
Kies 'Verzenden'

De wijzigingsvraag staat open. Dit heeft de volgende gevolgen:

Het agendapunt blijft op de agenda staan. Op de agenda wordt er bij dit agendapunt een icoon getoond om aan te tonen dat een wijziging gevraagd is.
Na de wijzigingen moet het agendapunt geen proces meer doorlopen. Het bleef immers gewoon op de agenda staan.
De gekozen rol krijgt bewerkrechten op het agendapunt en een taak in de inbox om de wijzigingen uit te voeren, ook wanneer je een specifieke gebruiker gekozen hebt aan wie je de vraag richt.
Uitzondering: indien het agendapunt niet zichtbaar is voor collega’s van dezelfde dienst, zullen de bewerkrechten en de taak toegekend worden aan de auteur op naam in plaats van aan de gekozen groep.
Indien er een gebruiker gekozen was, krijgt deze een e-mail met de vraag om te wijzigen. Indien er geen gebruiker gekozen was, krijgen alle gebruikers uit de rol de vraag om te wijzigen.
Een wijzigingsvraag wordt automatisch ingetrokken indien een agendapunt wordt teruggestuurd naar de auteur.
Een agenda kan niet intern gepubliceerd worden indien er een wijzigingsvraag open staat
FEATURE Er kan een feature gewijzigd worden waardoor de agenda wel intern gepubliceerd kan worden indien er wijzigingsvragen open staan.

Wie kan wanneer een wijzigingsvraag versturen?

Het secretariaat kan een wijzigingsvraag voor geagendeerde agendapunten, maar enkel voor agendapunten die op een vergadering staan die nog niet intern gepubliceerd is, of voor agendapunten die na de vergadering een voorlopige beslissing gekregen hebben. Indien de eerder genoemde feature gewijzigd wordt, dan kan het secretariaat wijziging vragen vanaf dat het agendapunt geagendeerd is, tot en met een voorlopige beslissing.

Wijzigingsvraag beantwoorden

Als je in de rol zit waaraan de wijzigingsvraag gericht was, kan je naast het wijzigen van het agendapunt ook reageren op een wijzigingsvraag zolang deze open staat. Je hebt twee keuzes bij het reageren:

Niets wijzigen
Wijzigingen doorsturen

Het agendapunt kan geen definitieve beslissing krijgen als er nog een wijzigingsvraag open staat.

Wijzigingen goedkeuren

Nadat de rol waaraan de wijzigingsvraag gericht was 'Niets wijzigen' of 'Wijzigingen doorsturen' heeft gekozen, moet het secretariaat van het orgaan de wijzigingen evalueren. Bij het evalueren zijn er twee opties:

Wijziging goedkeuren: de wijzigingsvraag wordt afgesloten
Opnieuw wijziging vragen door de auteur: de wijzigingsvraag blijft open staan, en de gekozen rol krijgt opnieuw een taak

Wijzigingsvraag intrekken

Het is mogelijk om een wijzigingsvraag vroegtijdig in te trekken:

Open het agendapunt waar een wijziging voor gevraagd werd
Kies 'Wijzigingsvraag intrekken'
Kies 'Bevestigen'
De wijzigingsvraag wordt ingetrokken.