Beheer agendastructuur
- Sander Vliegen
De agendastructuur van een vergadering kan gewijzigd worden. Dit kan via de managementtool op volgende manier:
- Klik op het gewenste orgaan (in de 'huidig' modus)
- Kies 'Beheer agendastructuur'
In beheer agendastructuur kan je een structuur van folders en vaste agendapunten opzetten die vervolgens gebruikt wordt bij het aanmaken van een agenda. Met deze functionaliteit kunnen agendapunten op een bepaalde manier gesorteerd worden.
Folderstructuur instellen
Wanneer er nog geen folderstructuur is, kan je op 'Dagorde' klikken, en vervolgens kiezen voor 'Folder toevoegen'. Je kan vervolgens op volgende manier een map toevoegen:
- Kies het gewenste type uit de lijst (je mag ook meerdere types selecteren)
- Klik op het plusje
- Geef het veld een naam (afhankelijk van het type is dit louter indicatief, of wordt het ook effectief hergebruikt in de folderstructuur bij het aanmaken van een agenda)
- Kies of je een folder standaard wilt aanmaken en eventueel de folder wilt behouden bij het intern publiceren, ook al is ze leeg
- Standaard aangemaakt: betekent dat deze folder automatisch wordt aangemaakt wanneer je een agenda maakt
- Folder behouden wanneer leeg: betekent dat deze folder niet wordt weggegooid bij het intern publiceren, ook al is ze leeg
- Sla op
De map uit het eerste niveau is nu opgeslagen. Afhankelijk van het gekozen type kunnen er nog folders worden toegevoegd op het eerste niveau. Vervolgens kunnen er ook nog subniveau's worden aangemaakt (en nog eens subniveau's binnen de subniveau's, etc.).
Volgende types zijn beschikbaar:
| Type | Toelichting |
|---|---|
| Mededelingen | In deze map komen niet automatisch agendapunten terecht, maar je kan er wel mededelingen aan toevoegen (al kan dat ook bij andere types). De naam die je ingeeft wordt ook hergebruikt in de agenda. |
| Hoogdringende punten | In deze map komen de 'te aanvaarden hoogdringende punten' in. De naam die je ingeeft wordt ook hergebruikt in de agenda. |
| Buiten dagorde punten | In deze map komen de 'buiten dagorde punten' in. De naam die je ingeeft wordt ook hergebruikt in de agenda. |
| Bespreekpunten | Wordt gevuld met Bespreekpunten. Als je deze map toevoegt, voeg je best ook nog een tweede map toe op het eerste niveau, die de consensuspunten bevat. De naam die je ingeeft wordt ook hergebruikt in de agenda. |
| Consensuspunten | Wordt gevuld met Consensuspunten. Als je deze map toevoegt, voeg je best ook nog een tweede map toe op het eerste niveau, die de bespreekpunten bevat. De naam die je ingeeft wordt ook hergebruikt in de agenda. |
| Punten open zitting | Wordt gevuld met punten van de open zitting (enkel voor raden van toepassing). Als je deze map toevoegt, voeg je best ook nog een tweede map toe op het eerste niveau, die de punten besloten zitting bevat. De naam die je ingeeft wordt ook hergebruikt in de agenda. |
| Punten besloten zitting | Wordt gevuld met punten van de besloten zitting (enkel voor raden van toepassing). Als je deze map toevoegt, voeg je best ook nog een tweede map toe op het eerste niveau, die de punten open zitting bevat. De naam die je ingeeft wordt ook hergebruikt in de agenda. |
| Raad | Kan enkel gebruikt worden op commissies Als je dit type gebruikt, zal dit per raad die gekoppeld is met de commissie, een folder genereren, en hier de punten van die folder inzetten. De naam je ingeeft wordt niet hergebruikt in de agenda. |
| Departementen | Als je dit type gebruikt, zal dit niveau per departement uit het organogram een folder genereren, en hier de punten van die folder inzetten. De naam je ingeeft wordt niet hergebruikt in de agenda. |
| Diensten | Als je dit type gebruikt, zal dit niveau per dienst uit het organogram een folder genereren, en hier de punten van die folder inzetten. De naam je ingeeft, wordt niet hergebruikt in de agenda. |
| Schepenen | Dit type zal er voor zorgen dat er per schepen een folder gegenereerd wordt, en de punten waarvoor de schepen bevoegd is, zullen hier in worden toegevoegd. De naam je ingeeft, wordt niet hergebruikt in de agenda. |
| Categorie | Dit type genereert een folder per gekozen categorie, alle punten onder een bepaalde categorie worden hier aan toegevoegd. De naam je ingeeft, wordt niet hergebruikt in de agenda. |
| Subcategorie | Dit type genereert een folder per gekozen subcategorie, alle punten onder een bepaalde categorie worden hier aan toegevoegd. De naam je ingeeft, wordt niet hergebruikt in de agenda. |
| Initiatiefrecht | Indien je deze map toevoegt, zullen alle soorten initiatiefrecht hier in terecht komen. De naam je ingeeft, wordt niet hergebruikt in de agenda. |
| Mondelinge vraag/Interpellatie/Motie/Voorstel tot advies/Voorstel tot resolutie/Voorstel tot beslissing | Indien je een van deze types gebruikt, worden alle initiatiefrechten van dit type in de map toegevoegd. De naam je ingeeft, wordt niet hergebruikt in de agenda. |
| Vrij | Een vrije map waar niet automatisch agendapunten in komen. De naam die je ingeeft wordt ook hergebruikt in de agenda. |
Vaste agendapunten instellen
Je kan ook vaste agendapunten instellen. Deze agendapunten zullen automatisch gecreëerd worden bij de aanmaak van de agenda. Dit kan op volgende manier:
- Kies een map (opgelet, dit mag geen map zoals departement, dienst of schepen zijn, anders zal het agendapunt in het mapje van elk departement/dienst/schepen worden aangemaakt)
- Kies 'Vast agendapunt toevoegen'.
- Doorloop het formulier voor het vast agendapunt. De velden die worden ingevuld, worden hergebruikt bij aanmaak van het agendapunt.
- Sla op
Het vast agendapunt is nu aangemaakt. Bij de creatie van een agendapunt zal dit automatisch verschijnen, en kan het ook nog bewerkt worden zoals een normaal agendapunt.