Stembrieven aanmaken
Indien er tijdens de vergadering gestemd moet worden op een agendapunt, dan moeten er stembrieven worden aangemaakt. Stembrieven kunnen op drie manieren worden aangemaakt:
- Via de detailpagina van het ontwerpbesluit of initiatiefrecht (enkel beschikbaar indien de uitbreiding Stemmen geactiveerd is)
- Via de regietool
- In bulk, via de detailpagina van de agenda
Stembrieven genereren via de detailpagina van het ontwerpbesluit
De eerste optie geeft je de mogelijkheid om stembrieven te genereren via de detailpagina van het ontwerpbesluit. Deze optie is enkel beschikbaar indien de uitbreiding Stemmen geactiveerd is. Het toevoegen van een stembrief kan op volgende manier:
- Open het agendapunt of initiatiefrecht waarvoor je een stembrief wilt aanmaken
- Klik op 'Stembrieven'
Binnen de actie stembrieven heb je twee opties:
- Stembrieven genereren
- Agendapunten: dit zorgt na bevestiging van de actie voor de automatische generatie van een stembrief, met standaard instellingen
- Agendapunten en artikels: dit zorgt na bevestiging van de actie voor de automatische generatie van stembrieven voor zowel het agendapunt als de artikelen, met standaard instellingen
- Toevoegen: met de knop toevoegen kan je een specifieke stembrief toevoegen
Wanneer je een stembrief toevoegt (of later wijzigt), dan kan je een aantal eigenschappen aan de stembrief toekennen. Elk van deze eigenschappen zal gevolgen hebben voor het latere stemmen door de zittingsleden:
Eigenschap | Toelichting |
---|---|
De titel van de stembrief | Dit is automatisch een samenvoeging van jaarnummer - dossiernaam - titel - soort punt, maar kan gewijzigd worden. |
Artikel* | Hier kan worden aangegeven of er op een artikel wordt gestemd |
Omschrijving* | Deze wordt getoond op de stembrief die later op het scherm van de zittingsleden verschijnt |
Type stembrief* |
|
Type stemming |
|
Quorum* |
|
Meerderheid* |
Afhankelijk van het halen van de meerderheid wordt er een indicatieve boodschap getoond in het systeem. |
Weging* |
|
Vorm |
|
* deze opties zijn enkel zichtbaar indien de uitbreiding Stemmen. geactiveerd is.
Stembrieven genereren via de regietool
Via de regietool kan je ook stembrieven genereren. Dit kan op volgende manier
- Open de regietool
- Selecteer een agendapunt
- Kies het tabblad 'Stemmen'
in dit tabblad beschik je over de opties 'Stembrieven genereren' en 'Toevoegen'. Beide acties werken op dezelfde manier zoals beschreven in de vorige paragraaf.
Stembrieven in bulk genereren
Het is mogelijk om voor alle agendapunten waarvoor nog geen specifieke stembrieven gecreëerd zijn, automatisch stembrieven te genereren. Dit kan op volgende manier:
- Open de agenda
- Klik op 'Stembrieven genereren'
- Kies 'Agendapunten' of 'Agendapunten en artikels'
Er worden nu stembrieven gegenereerd voor alle agendapunten (en de artikels, indien voor 'Agendapunten en artikels' werd gekozen) die nog geen stembrief hadden.
Wie kan wanneer stembrieven maken?
Stembrieven kunnen gemaakt worden door het secretariaat, de secretaris of de voorzitter van het orgaan, zolang de status van de agendapunten nog niet is vrijgegeven.