Gerelateerde documenten beheren bij een contactmoment

Owned by Karien Stubbe
Last updated: Apr 18, 2018

Alle documenten van een zaak of contactmoment worden getoond in de actiebalk bij 'Gerelateerde documenten'.

Documenten raadplegen

De documenten worden onderverdeeld in 3 mappen 

  • Brondocumenten: documenten toegevoegd bij het aanmaken van de zaak of het contactmoment
  • Workflowdocumenten: documenten die gegenereerd worden tijdens de workflow
  • Aanvullende documenten: documenten die manueel toegevoegd worden via de actie 'Documenten beheren' of tijdens het uitvoeren van een taak

De mappen zijn standaard dichtgeklapt. Naast elke map wordt aangegeven hoeveel documenten zich in de map bevinden. Je kan de mappen open klikken om de documenten in de mappen te raadplegen .

Documenten kunnen gepubliceerd zijn op de persoonlijke internetpagina. Een visuele markering  geeft aan dat een document gepubliceerd is. Door met je cursor over het pictogram te bewegen kan je zien tot wanneer een document gepubliceerd is.

Om de inhoud van een document te raadplegen kan je het aanklikken. Het document wordt geopend of gedownload (afhankelijk van de instellingen van je browser).

Documenten toevoegen

In de map 'Brondocumenten'

Documenten worden toegevoegd in de map 'Brondocumenten' tijdens het aanmaken van de zaak of het contactmoment. Wil je achteraf extra documenten toevoegen, dan moet je de zaak wijzigen of het contactmoment wijzigen.

In de map 'Workflowdocumenten'

In de map 'Workflowdocumenten' kan je zelf geen documenten toevoegen. Deze map bevat enkel documenten die gegenereerd worden tijdens de workflow van de zaak of de workflow van het contactmoment.

In de map 'Aanvullende documenten'

Om manueel documenten te beheren ga je als volgt te werk

  • Kies 'Documenten beheren'
  • Kies 'Documenten selecteren'
  • Selecteer de documenten die je wilt toevoegen
  • (Optioneel) Vul de extra informatie en de publicatiegegevens in
  • Kies 'Documenten opladen'

De documenten en bijhorende metadata zijn opgeladen en beschikbaar in de map 'Aanvullende documenten'.

Documenten wijzigen

In de map 'Brondocumenten'

Documenten worden toegevoegd in de map 'Brondocumenten' tijdens het aanmaken van de zaak of het contactmoment. Wil je deze documenten achteraf wijzigen, dan kan je

Documenten wijzigen via 'Documenten beheren' werkt als volgt:

  • Kies 'Documenten beheren'
  • Kies 'Wijzigen' bij het betreffende document
  • Selecteer een nieuw document  of wijzig de extra informatie en publicatiegegevens
  • Kies 'Wijzigen'

In de map 'Workflowdocumenten'

Documenten in de map 'Workflowdocumenten' wijzigen doe je met de actie 'Documenten beheren'.

Documenten wijzigen via 'Documenten beheren' werkt als volgt:

  • Kies 'Documenten beheren'
  • Kies 'Wijzigen' bij het betreffende document
  • Selecteer een nieuw document  of wijzig de extra informatie en publicatiegegevens
  • Kies 'Wijzigen'

In de map 'Aanvullende documenten'

Om manueel documenten te wijzigen ga je als volgt te werk

  • Kies 'Documenten beheren'
  • Kies 'Wijzigen' bij het betreffende document
  • Selecteer een nieuw document  of wijzig de extra informatie en publicatiegegevens
  • Kies 'Wijzigen'

Documenten verwijderen

In de map 'Brondocumenten'

Documenten worden toegevoegd in de map 'Brondocumenten' tijdens het aanmaken van de zaak of het contactmoment. Wil je deze documenten achteraf verwijderen, dan kan je

Documenten verwijderen via 'Documenten beheren' werkt als volgt:

  • Kies 'Documenten beheren'
  • Kies 'Verwijderen' bij het betreffende document
  • Bevestig je keuze moet 'Verwijderen'

In de map 'Workflowdocumenten'

Documenten in de map 'Workflowdocumenten' wijzigen doe je met de actie 'Documenten beheren'.

Documenten verwijderen via 'Documenten beheren' werkt als volgt:

  • Kies 'Documenten beheren'
  • Kies 'Verwijderen' bij het betreffende document
  • Bevestig je keuze moet 'Verwijderen'

In de map 'Aanvullende documenten'

Om manueel documenten te verwijderen ga je als volgt te werk

  • Kies 'Documenten beheren'
  • Kies 'Verwijderen' bij het betreffende document
  • Bevestig je keuze moet 'Verwijderen'