Indien het zaaktype of contactmomenttype de instelling 'Vertrouwelijkheid kiezen per zaak/contactmoment' heeft, kan de vertrouwelijkheid van items specifiek ingesteld worden.
Een item heeft drie vertrouwelijkheidsniveau's
- Niet vertrouwelijk
- Vertrouwelijk
- Strikt vertrouwelijk
In bepaalde omstandigheden kan de vertrouwelijkheid ook 'Onbepaald' zijn. Dit is bijvoorbeeld het geval bij poststukken die worden ingelezen uit een scanner of mailbox. Ze krijgen een vertrouwelijkheid toegekend bij de registratie door de postmeester.
Deze waarde kan gewijzigd worden via de actie in de actiebalk, of via de relevante formuliervraag (de werking is op beide plaatsen hetzelfde). Je kiest het gewenste vertrouwelijkheidsniveau, i.g.v. strikt vertrouwelijk duidt je de gebruikers aan voor wie je het zichtbaar wilt maken (op naam), en je bevestigt de actie om de vertrouwelijkheid te wijzigen.
Dit vertrouwelijkheidsniveau het volgende consequenties:
- Niet-vertrouwelijk: alle gebruikers met het recht 'Leesrechten op niet-vertrouwelijke items toekennen' (voor het type) kunnen het item inkijkenÂ
- Vertrouwelijk: alle gebruikers met het recht 'Leesrechten op vertrouwelijke items toekennen' (voor het type) kunnen het item inkijkenÂ
- Strikt vertrouwelijk
- alle gebruikers met het recht 'Leesrechten op strikt vertrouwelijke items, en items waarvan de vertrouwelijkheid nog niet bepaald is, toekennen' (voor het type) kunnen het item inkijkenÂ
- alle gebruikers die op naam rechten gekregen hebben kunnen het item inkijken
 Waar moet je rekening mee houden indien je vertrouwelijkheid in gebruik wilt nemen?
Standaard zijn alle items die je aanmaakt altijd openbaar en is vertrouwelijk dus niet van toepassing.
Je kan dit wijzigen door in het zaaktype of contactmomenttype de instelling 'Vertrouwelijkheid kiezen per zaak/contactmoment' aan te vinken. Dit zorgt er voor dat de vertrouwelijkheid per zaak gekozen kan worden. Je kan eveneens in zaak- of contactmomentformulieren de relevante formuliervraag toevoegen.
Zodra je dit concept introduceert, moet je ook zorgen dat de rechten van de gebruikers navenant zijn. Het bestaande recht geeft immers enkel rechten op de openbare items, en niet op de vertrouwelijke items. Daarvoor kan je bijkomende rechten aanmaken die je naar keuze kan toekennen aan diensten en zaak/contactmomenttypes. We maken daarbij een onderscheid aan de groepen die rechten krijgen op de niet-vertrouwelijke items, vertrouwelijke items en strikt vertrouwelijke items.
Een praktisch voorbeeld hiervan:
- Voor het contactmomenttype 'inkomende brief' is ingesteld dat de vertrouwelijkheid per contactmoment gekozen wordt
- Wanneer het contactmoment wordt ingelezen na het inscannen, heeft het de vertrouwelijkheid 'Onbepaald', en kan het dus enkel gelezen worden door gebruikers met het recht 'Leesrechten op strikt vertrouwelijke items, en items waarvan de vertrouwelijkheid nog niet bepaald is, toekennen'. Dit is bijvoorbeeld de groep postmeesters die de post verdeeld, aangevuld met de algemeen directeur.
- De postmeester registreert de post, en moet daar de vertrouwelijkheid kiezen in het formulier.
- We hebben in het formulier ingesteld dat het standaard Niet-vertrouwelijk is, wat er voor gaat zorgen dat indien de postmeester geen specifieke actie onderneemt, het item Niet-vertrouwelijk gaat worden.
- De postmeester kan desgewenst ook aanduiden dat het item Vertrouwelijk of strikt vertrouwelijk moet zijn
- Wordt het item niet-vertrouwelijk gemaakt, krijgt iedereen met het recht 'Leesrechten op niet-vertrouwelijke items toekennen' rechten op het item. Dit zouden bijvoorbeeld alle diensten in het systeem kunnen zijn, de schepenen, de raadsleden, ...
- Hetzelfde geldt voor vertrouwelijk, maar dan met het recht 'Leesrechten op vertrouwelijke items toekennen'. Dit recht zou bijvoorbeeld enkel kunnen worden toegekend aan de schepenen en de dienst die het contactmoment moet behandelen, dus niet aan alle andere diensten, de raadsleden, ...
- Indien het als strikt vertrouwelijk wordt gemarkeerd, is het enkel zichtbaar voor de gebruikers die je hebt aangeduid bij de relevante vraag 'Zichtbaar voor' en voor de gebruikers met het recht 'Leesrechten op strikt vertrouwelijke items, en items waarvan de vertrouwelijkheid nog niet bepaald is, toekennen'. Je beperkt hiermee de zichtbaarheid van het dossier dus tot een zeer kleine groep