Berichten versturen

Voor elke zaak heb je de mogelijkheid om, buiten de workflow om, berichten te versturen naar een aanvrager, een suite-gebruiker of een e-mailadres. Een gebruiker ziet enkel de berichten die door collega's van zijn dienst geïnitialiseerd zijn.

Berichten raadplegen (overzichtspagina)

Je kan als gebruiker de berichten van een zaak raadplegen via de knop 'Berichten' aan de linkerkant van de detailpagina. Je komt dan op de overzichtspagina 'Berichten' uit. De overzichtspagina bevat een lijst met alle berichten. Per bericht krijg je informatie over:

de voornaam en naam van de afzender en de ontvanger of, indien de voornaam en naam niet gekend is, het e-mailadres;
het onderwerp van het bericht;
het aantal berichten dat bij het onderwerp horen;
de eventuele bijlage in de vorm van een visuele markering;
de datum waarop het bericht verstuurd werd of het uur indien het bericht vandaag verstuurd werd.

Berichten worden gebundeld per onderwerp en zijn aanklikbaar. Berichten die nog niet gelezen zijn, worden in het vet weergegeven.

Op de overzichtspagina staat ook een zoekbalk. Door een zoekterm in deze balk in te typen wordt de lijst met berichten automatisch gefilterd.

Ten slotte bevat de overzichtspagina ook een knop 'Bericht toevoegen'. Via deze knop krijg je een pop-up venster en kan je een nieuw bericht opmaken en versturen.

Berichten raadplegen (detailpagina)

op de overzichtspagina kan je klikken op een bericht in de lijst van bestaande berichten. Je komt dan op de detailpagina van een bericht uit. Op de detailpagina worden alle berichten met hetzelfde onderwerp en dezelfde afzender en ontvanger in chronologische volgorde weergegeven, met de meest recente bovenaan en opengeklapt. De oudere berichten zijn standaard dichtgeklapt, maar kan je eenvoudig openklappen door ze aan te klikken.

De detailpagina van een bericht bevat ook een knop 'Beantwoorden'. Via deze knop krijg je een pop-up venster en kan je een antwoord opmaken en versturen op het desbetreffende bericht.

Berichten toevoegen

Op de overzichtspagina staat de knop 'Bericht toevoegen'. Via deze knop krijg je een pop-up venster en kan je een nieuw bericht opmaken en versturen. Het pop-up venster bevat volgende velden:

Keuzelijst 'Aan' met de keuzes: aanvrager, suite-gebruiker of e-mailadres.
- Indien je kiest voor 'Gebruiker' verschijnt er een keuzelijst om de gebruiker te zoeken en te selecteren.
- Indien je kiest voor 'E-mailadres' verschijnt er een tekstveld om het e-mailadres in te voeren.
Tekstveld 'Onderwerp' om het onderwerp in te voeren.
Teksteditor 'Bericht' om het bericht in te voeren en een opmaak te geven.
Checkboxen om de mogelijke Bijlage(n) te selecteren. Je kan ervoor kiezen om zelf een bijlage te uploaden of een bestaande bijlage uit de zaak te selecteren.
- Indien je kiest voor 'documenten uit zaak selecteren' verschijnt er een checkbox-lijst met alle beschikbare bijlages.
- Indien je kiest voor 'documenten opladen' verschijnt er een bijlagecomponent om een bijlage toe te voegen.
Keuzelijst 'ondertekenaar' met alle ondertekenaars van het type 'groep' die beschikbaar zijn binnen de module 'zaaksysteem'. Een gebruiker kan enkel de ondertekenaars selecteren waar hij rechten op heeft.
Knop 'Bericht toevoegen' om het antwoord te versturen.
Knop 'Annuleren' om het antwoord te annuleren.

Berichten beantwoorden

Een aanvrager kan een bericht beantwoorden via mail of via de persoonlijke internetpagina.

Een gebruiker kan een bericht beantwoorden via de suite of via mail.

Een onbekende ontvanger waarvan enkel het e-mailadres beschikbaar is, kan een bericht beantwoorden via mail.

Een bericht beantwoorden via de suite kan via de detailpagina van een bericht, via de knop 'Beantwoorden'. Via deze knop krijg je een pop-up venster en kan je een antwoord opmaken en versturen. Het pop-up venster bevat volgende velden:

Teksteditor 'Bericht' om het bericht in te voeren en een opmaak te geven.
Checkboxen om de mogelijke Bijlage(n) te selecteren. Je kan ervoor kiezen om zelf een bijlage te uploaden of een bestaande bijlage uit de zaak te selecteren.
- Indien je kiest voor 'documenten uit zaak selecteren' verschijnt er een checkbox-lijst met alle beschikbare bijlages.
- Indien je kiest voor 'documenten opladen' verschijnt er een bijlagecomponent om een bijlage toe te voegen.
Keuzelijst 'ondertekenaar' met alle ondertekenaars die beschikbaar zijn binnen de module 'zaaksysteem'.
Knop 'Beantwoorden' om het antwoord te versturen.
Knop 'Annuleren' om het antwoord te annuleren.

Om een bericht te beantwoorden via de persoonlijke internetpagina, moet de aanvrager eerst inloggen. Daarna kan de aanvrager via de overzichtpagina naar de detailpagina van de juiste zaak gaan. Op het tabblad 'Berichten' staan alle berichten die aan de aanvrager gericht zijn. Via de knop 'Beantwoorden' kan de aanvrager het bericht beantwoorden.

Een bericht beantwoorden via mail kan je door de voorgaande mail te beantwoorden.