Zittingsbeheer

In het zittingsbeheer zie je wat er tijdens de registratie van de zitting in de regietool allemaal gebeurd is, en in welke volgorde. De 'Notulen' publicatie wordt gebaseerd op de tijdstippen zoals ze geregistreerd staan binnen zittingsbeheer. Binnen deze optie kunnen er een aantal verschillende acties worden uitgevoerd:

Tijdstippen aanpassen

De tijdstippen van de verschillende zaken die geregistreerd zijn (aanwezigheden, openen, sluiten, behandelen agendapunten) kunnen gewijzigd worden, dit kan door bij een specifieke lijn op het pennetje te klikken naast het tijdstip.

Extra items toevoegen

Wanneer je over een lijn beweegt, verschijnen er ook pijltjes om een extra item boven of onder het bestaande item toe te voegen. Wanneer hier voor gekozen wordt, kunnen er nog drie types van items worden toegevoegd:

Aanwezigheid: hiermee kan je een extra aan/afwezigheid of verontschuldiging toevoegen, indien er iets ontbreekt. Je kiest om een aanwezigheid toe te voegen, en in het volgende scherm kan je aangeven welk zittingslid aanwezig, afwezig of verontschuldigd moet staan.
Statuswijziging: hiermee voeg je een statuswijziging, zoals het openen van een zitting, het schorsen, ... toe
Extra notulen: hiermee kan je extra notulen toevoegen die niet specifiek bij een agendapunt horen, maar toch genotuleerd moeten worden, bijvoorbeeld tussen de behandeling van twee agendapunten.

Items kunnen ook verwijderd worden via het vuilbakje.

Tip: het is niet noodzakelijk om de aan en afwezigheden voor de vergadering te verwijderen als er dubbels staan. Enkel de laatste lijn van een specifiek zittingslid (bijvoorbeeld: schepen x staat voor het openen van de zitting eerst afwezig, dan aanwezig, dan wordt de afwezigheid genegeerd en wordt hij als aanwezig geregistreerd).

De zitting heropenen

De zitting kan heropend worden vanuit het zittingsbeheer.

Tijdstippen hergenereren

Via de functie Tijdstippen hergenereren kan je in bulk tijdstippen aanpassen. Er zijn hierbij twee opties:

1) Je hergenereert de tijdstippen en laat de agendapunten staan in de volgorde waarin ze behandeld zijn in de regietool

Wanneer je deze optie kiest, zal je eerst en vooral tijdstippen moeten kiezen voor volgende 'events' die plaatsvonden tijdens de zitting:

De start van de zitting
Het einde van de zitting
Alle schorsingen en alle heropeningen na een schorsing (deze worden dynamisch opgebouwd, en kunnen dus ook niet voorkomen, of zelfs een aantal keren voorkomen

Alle events moeten chronologisch in dezelfde volgorde blijven staan, en wanneer je hergenereert gebeurt het volgende:

De start en het einde van de zitting komen op de gekozen tijdstippen
De schorsingen en heropeningen komen op de gekozen tijdstippen
De agendapunten, aanwezigheden en extra notulen die tussen twee hoofd events vielen (e.g. het openen van de zitting + de eerste schorsing), worden gelijkmatig verdeeld tussen deze twee events. Hierbij wordt de volgorde van de agendapunten niet gewijzigd.

2) Je hergenereert de tijdstippen, en zet de agendapunten in de volgorde waarop ze op de agenda stonden

Wanneer je deze optie kiest, zal je eveneens nieuwe tijdstippen moeten ingeven voor volgende events die plaatsvonden tijdens de zitting:

Wanneer je deze optie kiest, zal je eerst en vooral tijdstippen moeten kiezen voor volgende 'events' die plaatsvonden tijdens de zitting:

De start van de zitting
Het einde van de zitting
Alle schorsingen en alle heropeningen na een schorsing (deze worden dynamisch opgebouwd, en kunnen dus ook niet voorkomen, of zelfs een aantal keren voorkomen

Alle events moeten chronologisch in dezelfde volgorde blijven staan, en wanneer je hergenereert gebeurt het volgende:

De start en het einde van de zitting komen op de gekozen tijdstippen
De schorsingen en heropeningen komen op de gekozen tijdstippen
De agendapunten die besproken werden (o.b.v. de regietool) tussen 2 events (e.g. het openen van de zitting + de eerste schorsing), worden gelijkmatig verdeeld in volgorde van de agenda tussen deze twee events.
De aanwezigheden en extra notulen kunnen in dit geval niet mee gehergenereerd worden.

In beide scenario's, worden de aanwezigheden die vóór het openen van de zitting staan, mee naar voor geschoven, indien er een nieuw starttijdstip gekozen wordt, dat voor deze aanwezigen zou vallen.

Externe leden toevoegen

Net zoals in de aanwezigheden in de regietool, kan je ook via deze weg nog externe leden toevoegen.

Wie kan wanneer het zittingsbeheer gebruiken?

Het zittingsbeheer kan door het secretariaat gebruikt worden vanaf dat de zitting gesloten wordt in de regietool, tot de zitting afgewerkt wordt.