Klantcontact registreren

Met de module Klantcontact registreert u telefonische, persoonlijke, … contacten met uw klanten.

Afhankelijk van het soort vraag worden er vervolgacties uitgezet:

• Voor een Terugbelvraag worden er terugbelacties klaargezet voor de behandelende dienst. De dienst kan informatie rond de terugbelacties noteren of het klantcontact afhandelen.

• Voor een Melding, Aanvraag of Opvolgvraag worden er verschillende behandelacties klaargezet.

• Voor overige vragen worden er geen vervolgacties uitgezet.

Je kan deze acties uitvoeren in het behandelportaal van ConfiDesk. Alle meldingen waarvoor actie vereist is, vind je terug in je takenbakje onder 'Alle taken'. Je kan het klantcontact ook opzoeken via de zoekfunctie.

Om een klantcontact te behandelen kan je volgende acties uitvoeren:

Afhandelen

Indien je het klantcontact volledig behandeld hebt kan je deze Afhandelen. Nadat je de actie Afhandelen hebt uitgevoerd worden geen nieuwe acties meer klaargezet.

Agenderen (optioneel)

Indien de module Notula actief is kan er optioneel gekozen worden om de actie Agenderen te tonen.

Met deze actie ga je in Notula een agendapunt voorbereiden en aan een vergadering toevoegen. Je kan als gebruiker zelf bepalen of je op de beslissing wacht vooraleer verder te gaan met het behandelen van het klantcontact. Wanneer je kiest om te wachten loopt het proces automatisch verder bij het vrijgeven van de beslissing.

Buiten systeem behandelen

De actie Buiten systeem behandelen stelt je in staat om op eender welk moment in het proces een behandeling gesteld buiten het systeem te registreren.

Contactmoment starten (optioneel)

Indien de module Contactmomentenbeheer actief is kan er optioneel gekozen worden om de actie Contactmoment starten te tonen.

Met deze actie ga je binnen SmartLoket een contactmoment starten. Je kan als gebruiker zelf bepalen of je op de behandeling van het contactmoment wacht vooraleer verder te gaan met het behandelen van het klantcontact. Wanneer je kiest om te wachten loopt het proces automatisch verder wanneer het aangemaakt contactmoment volledig afgehandeld is.

Doorsturen (optioneel)

Met de actie Doorsturen kan je het klantcontact doorverwijzen naar een specifieke dienst binnen je organisatie. Je draagt op deze manier alle behandelingsacties over aan de geselecteerde rol.

Parkeren

Wanneer je de behandeling van een klantcontact wil uitstellen dan kies je voor de actie Parkeren. Je kan zowel voor een afgebakende periode als voor onbepaalde duur parkeren. De medewerker heeft op elk moment de mogelijkheid om het parkeren te verlengen of het klantcontact verder te behandelen.

Terugsturen

Met de actie Terugsturen kan je het klantcontact terugsturen naar het KCC voor een nieuwe verdeling.

Zaak starten (optioneel)

Indien de module SmartLoket actief is kan er optioneel gekozen worden om de actie Zaak starten te tonen.

Met deze actie ga je binnen SmartLoket een aanvraag of melding starten. Je kan als gebruiker zelf bepalen of je op de behandeling van de zaak wacht vooraleer verder te gaan met het behandelen van het klantcontact. Wanneer je kiest om te wachten loopt het proces automatisch verder wanneer de aangemaakte zaak volledig afgehandeld is.