Conferentiesysteem voorbereiden (samengevoegde agenda's)

Volgende informatie is enkel van toepassing indien de uitbreiding 'Webcast - via Arbor media' actief is.

Via de actie 'Conferentiesysteem voorbereiden' kan je de agenda van meerdere agenda's samenvoegen tot één agenda. Deze wordt dan via de actie Webcast aanmaken als één vergadering doorgestuurd naar het conferentiesysteem.

Om agenda's te kunnen linken, moet de agenda waarop je de actie wilt uitvoeren minstens gelinkt zijn met één andere agenda, via de relaties.

De actie Conferentiesysteem voorbereiden brengt je naar een nieuw scherm, dat is opgebouwd in 2 delen:

De 'samengevoegde' agenda (standaard leeg) aan de linkerzijde
De agenda waarop je de actie uitvoert + de agenda's die aan de agenda gelinkt zijn via de relaties, aan de rechterzijde

Je kan aan de rechterzijde:

de gewenste punten verslepen naar de linkerzijde
meerdere agendapunten in één keer aanvinken en deze in bulk toevoegen aan de samengevoegde agenda
via de dropdownlijst die bovenaan de rechterzijde beschikbaar is, kan je switchen tussen de verschillende agenda's om punten van verschillende agenda's naar de samengevoegde agenda te brengen

Wanneer er aan de linkerzijde samengevoegde agendapunten beschikbaar zijn, kan je volgende acties hiermee uitvoeren:

de agendapunten van plaats verslepen
de agendapunten 'groeperen': dit heeft tot gevolg dat niet elk individueel agendapunt wordt doorgestuurd naar het conferentiesysteem, maar dat de groep wordt doorgestuurd. Zo kan je bvb. agendapunten over eenzelfde topic bundelen in één bespreking.
- je kan steeds kiezen om een 'nieuwe groep' te maken
- je kan in de dropdownlijst ook de reeds bestaande groepen uit de vergadering kiezen
- agendapunten die nog niet in een groep zitten, kunnen ook steeds aan een reeds bestaande groep worden toegevoegd
de agendapunten terug verwijderen uit de samengevoegde agenda

Wie kan wanneer het conferentiesysteem voorbereiden?

Het conferentiesysteem kan door het secretariaat worden voorbereid vanaf de agenda gepubliceerd is. De functionaliteit is daarnaast enkel zinvol indien er ook effectief agendapunten aan de vergadering gelinkt zijn.