E-mail

Een veelvoorkomende activiteit binnen een workflow is het versturen van een e-mail, vaak naar de indiener van een zaak. De inhoud en het onderwerp van de e-mail worden bepaald in de template die je gebruikt. De activiteit bepaalt welke e-mail template gebruikt moet worden en naar welke adressen de e-mail verstuurd moet worden. Bovendien kan je bijlage(n) toevoegen aan de e-mail die verzonden wordt.

Bij het aanmaken van deze activiteit dienen volgende velden ingevuld te worden:

Naam
De naam van de activiteit. Deze naam moet uniek zijn.
Aan
De adressen die de e-mail moeten ontvangen. Dit kan: een vast e-mailadres zijn een e-mailadres uit een zaak- of contactmoment zijn. Wanneer je werkt met de gestandaardiseerde vraag ID's, kan je het e-mailadres van de aanvrager ophalen door onderstaande code te gebruiken: $!{s.form.formDataFixed.requesters.get(0).agent.contact.email} Voor meer informatie over de te gebruiken scripting zie: Waarden ophalen uit een zaak- of contactmoment Meerdere e-mailadressen worden van elkaar gescheiden door een komma.
CC
De adressen die de e-mail in CC moeten ontvangen. Hiervoor gelden dezelfde regels als voor 'Aan'.
BCC
De adressen die de e-mail in CC moeten ontvangen. Hiervoor gelden dezelfde regels als voor 'Aan'.
Van
Het afzenderadres van de e-mail. Standaard wordt het e-mailadres van de toepassing ingevuld. Ook hier gelden dezelfde regels als voor 'Aan'.
Template
De template die gebruikt wordt om de e-mail te verzenden. In de managementtool kan je de gewenste templates definiëren voor zaken en templates definiëren voor contactmomenten.
Ondertekenaar
De ondertekenaar(s) die toegevoegd moet worden aan de template. In de managementtool kan je zelf de beschikbare ondertekenaars definiëren.
Bijlage(n) / Verplichte bijlagen
De bestanden die toegevoegd moeten worden als bijlage bij de e-mail. Bestanden die toegevoegd worden bij 'Bijlage(n)' moeten niet aanwezig zijn. De e-mail wordt altijd verzonden, ook wanneer het systeem de bijlage(n) niet kan vinden. Bestanden die toegevoegd worden bij 'Verplichte bijlage(n)' moeten aanwezig zijn om de e-mail te verzenden. Als het systeem de bijlage(n) niet kan vinden, wordt de e-mail niet verzonden. Je kan deze fout opvangen door in de workflow een transitie te voorzien die gevolgd moet worden wanneer de verplichte bijlage(n) niet gevonden worden (door gebruik te maken van een beslissing en een voorwaarde). De bijlage(n) kunnen verwijzen naar Bijlage(n) geselecteerd in een taakformulier: de gebruiker selecteert in een voorafgaande taak de bijlagen die hij wenst te versturen. Je kan de geselecteerde documenten als bijlage bij de e-mail voegen Vaste, vooraf gedefinieerde bijlage: de bijlage bestaat omdat hij toegevoegd werd via een zaak- of contactmomentformulier, een taakformulier of gegenereerd werd in de workflow. De bestandsnaam is gekend en kan opgehaald worden door gebruik te maken van Velocity scripting. Bijvoorbeeld ${s.reference} - ${s.genericObjectType.message.message} - Vergunning.pdf

Een e-mail-activiteit kan over een onbeperkt aantal inkomende transities beschikken, maar slechts over één uitgaande.