De legislatuurwissel

Ten gevolge van de verkiezingen zijn er een aantal zaken die gewijzigd moeten in het beheer van het systeem. De volgende paragrafen bevatten een handleiding voor het gehele verloop van de legislatuurwissel.

Organen en gemeenteraadscommissies

Green Valley adviseert om de normale organen te behouden en niet opnieuw aan te maken. Zo blijft de historiek inzichtelijk voor nieuwe leden van de vergadering, en blijft de zoek en de kalender eenduidig.

De gemeenteraadcommissies wijzigen mogelijk wel n.a.v. de nieuwe legislatuur. In dit geval kunnen de oude commissies gedeactiveerd worden, en kunnen er nieuwe commissies aangemaakt worden op exact dezelfde manier als de bestaande. Onder deze commissies kunnen, indien gewenst, ook fracties worden toegevoegd. 

Nieuw verkozen politici

Er zullen n.a.v. de verkiezingen een aantal nieuwe politici verkozen worden, die in de huidige legislatuur nog geen rol binnen het systeem vervullen. De eerste stap uit dit stappenplan omvat het toevoegen van deze politici aan het systeem, zodat ze de nodige rollen kunnen krijgen, en later kunnen inloggen. Je kan nieuwe gebruikers toevoegen aan het systeem zodat ze rollen kunnen krijgen via de managementtool.

Nadat alle nieuwe politici zijn toegevoegd aan het systeem, zoals beschreven in de eerder vernoemde pagina uit de handleiding, kan je verder gaan naar de volgende stap.

Rollen toekennen aan de politici van de nieuwe legislatuur & de vorige politici verwijderen

Voor de volgende stap is het aan te raden om per vergaderorgaan de wijzigingen eerst in kaart te brengen, vooraleer er wijzigingen gebeuren in het systeem. Per vergaderorgaan stel je best de volgende vragen:

• Welke gebruikers zijn nieuw verkozen, en hebben nog nooit eerder een rol in het systeem gehad?
• Welke gebruikers waren verkozen voor de huidige legislatuur, maar zijn niet herverkozen voor de volgende legislatuur?
• Zijn er verschuivingen binnen de organen zelf? Bijvoorbeeld wanneer iemand eerder in het college en de raad zat, en in de nieuwe legislatuur enkel nog in de raad?
• Zijn er nieuwe fracties vertegenwoordigd in bepaalde organen?
• Zijn er fracties niet langer vertegenwoordigd in bepaalde organen?
• Zijn er gebruikers die van fractie veranderd zijn?

Nadat dit in kaart gebracht is per vergaderorgaan, kan je beginnen met de wijzigingen in de bestaande organen via 'Gebruikersgroepen' in het management. 

Instellen van de leden per orgaan

Per vergadering kan je als volgt te werk gaan voor het instellen van de leden (je kan volgende stappen ook gebruiken voor de voorzittersrol)

• Maak een categorie
• Bewerk de (raads)leden rol van het orgaan
• Voeg alle nieuwe (raads)leden van het orgaan toe
• Verwijder alle (raads)leden die niet langer zetelen in het orgaan

Wanneer je nu in de 'Concept' versie gaat kijken, zou je onder de leden groep de gebruikers moeten zien staan die vanaf de volgende legislatuur in het orgaan zetelen. Wanneer je kiest voor 'Huidig' zie je de huidige samenstelling van het orgaan.

Politici hebben echter niet enkel een rol binnen de (raads)leden groep van een orgaan. Er zijn nog twee andere rollen relevant:

Fractierollen

Leden zitten ook in een fractie. Werk je niet met fractiecommentaren, geef je nooit stemmingen per fractie in, en gebruik je geen initiatiefrecht, dan kan je volgende paragraaf eventueel overslaan.

Begin met het toevoegen van de nieuwe fracties aan de organen waar nieuwe fracties in zetelen. Zit je met onafhankelijke raadsleden? Dan kan je voor elk individueel raadslid een fractie aanmaken, of één fractie voor alle raadsleden. Deactiveer vervolgens in elk orgaan de fracties die niet meer zetelen in het orgaan. Vergeet bij het deactiveren van de fractie ook niet om alle rollen onder de fractie leeg te maken.

Nu de fracties juist staan, kunnen de (raads)leden juist gezet worden:

• Bewerk de (raads)leden rol van de fractie
• Voeg alle nieuwe (raads)leden van de fractie toe
• Verwijder alle raadsleden die niet langer zetelen in de fractie in het orgaan

 Fracties mogen bij de legislatuurwissel hernoemd worden, maar enkel indien het de facto om dezelfde partij gaat. Hou er rekening mee dat eventuele fractiecommentaren in dat geval worden overgedragen. Op de fractiecommentaren wordt er later in deze handleiding nog teruggekomen. Bij twijfel deactiveer je best de fractie.

Kabinetten per orgaan

Elke schepen en de burgemeester heeft een kabinet onder het college en de gemeenteraad (en in principe onder het vast bureau en de raad voor maatschappelijk welzijn). Dit kabinet is noodzakelijk om in het formulier een bevoegde schepen te kunnen selecteren. 

Indien je de 'kabinet' commentaren gebruikt, kan je de kabinetten van de schepenen die niet opnieuw schepen zijn in de volgende legislatuur best deactiveren. Je maakt voor alle nieuwe schepenen dan een nieuw kabinet aan.

Indien je de 'kabinet' commentaren niet gebruikt, en je kabinetten volgens een naamgeving "Kabinet van de eerste schepen", "Kabinet van de tweede schepen", ... in het systeem staan, kan je er voor opteren om de bestaande kabinetten te laten staan

Nadat de kabinetten juist zijn, dien je de schepenen in de juiste rol te zetten. Dit moet je uitvoeren voor de gemeenteraad, raad voor maatschappelijk welzijn, het college en het vast bureau:

• Ga naar het kabinet
• Bewerk de schepen rol
• Voeg per rol één schepen toe

 De schepenen worden mogelijk pas bepaald nadat alle andere groepen bepaald zijn, eventueel kan deze paragraaf dus ook op een later tijdstip worden uitgevoerd.

Instellen van eventuele andere rollen

Het is mogelijk dat in de configuratie van jouw bestuur de politici nog andere rollen toegekend krijgen dan de (raads)leden rol, de rol binnen de fractie, en een rol binnen een kabinet. Om dit te verifiëren kan je een bestaand raadslid opzoeken via gebruikers, en bekijken over welke rollen hij beschikt. Zie je daar nog een andere rol staan? Dan moet je voor elke extra rol ook nog volgende stappen uitvoeren

• Bewerk de rol waar de raadsleden ook in vervat zitten
• Voeg alle nieuwe (raads)leden van het orgaan toe
• Verwijder alle (raads)leden die niet langer zetelen in het orgaan

Commentaren

Er zijn een aantal soorten commentaren die in acht genomen dienen te worden:

• Persoonlijke commentaren: deze vormen geen probleem, en kunnen in het systeem blijven staan, aangezien ze strikt gebonden zijn aan een persoon
• Kabinet commentaren (optioneel): de besturen die deze vorm gebruiken, opteren er best voor om nieuwe kabinetten aan te maken voor nieuwe schepenen. 
• Fractie commentaren: als bestuur moet je beslissen of nieuwe leden van een bepaalde fractie, de commentaren van de leden van de fractie in de vorige legislatuur mogen inkijken
• <orgaan> commentaren: hier delen de leden van de organen commentaren met elkaar. Op het CBS worden zo bijvoorbeeld commentaren binnen de meerderheid gedeeld. Als bestuur moet je beslissen wat hier mee gaat gebeuren, ofwel blijven de commentaren staan, en zijn deze allemaal zichtbaar voor leden van het orgaan in de volgende legislatuur, ofwel worden alle commentaren van deze soort verwijderd.
• <orgaan> administratie commentaren: hier geldt hetzelfde als bij de vorige soort commentaren: Als bestuur moet er beslist worden of deze commentaren allemaal verwijderd dienen te worden, of allemaal mogen blijven staan.

Deze commentaren kunnen door Green Valley verwijderd worden uit de database, en de <orgaan> en <orgaan> - administratie commentaren kunnen eventueel geëxporteerd in een Excel aangeleverd worden alvorens ze verwijderd worden.

Indien je één van deze soort commentaren wenst te laten verwijderen, dien je een helpdesk ticket aan te maken met een duidelijke vermelding van welke commentaren verwijderd mogen worden en dit op het moment dat de rechten verwijderd mogen worden. Eens de commentaren door Green Valley verwijderd, zijn ze door niemand meer raadpleegbaar, dus deze actie kan best worden uitgevoerd vlak voor de installatievergadering.

Ondertekenaars

De ondertekenaars dienen up-to-date gebracht te worden voor de nieuwe situatie. Er zijn verschillende mogelijkheden:

• Je bestuur heeft een aantal vaste ondertekeningen in XperIDo gedefinieerd staan. Dit zijn ondertekeningen die opgenomen worden wanneer er niks anders gekozen wordt. Het wijzigen van deze ondertekeningen dient rechtstreeks via XperiDo te gebeuren.
• Je bestuur heeft een aantal 'Ondertekenaars' gedefinieerd in het management van de applicatie om variabel te selecteren bij het genereren van documenten. De nieuwe ondertekenmogelijkheden dienen extra voorzien te worden. Op heden is het niet mogelijk om bestaande ondertekenaars te deactiveren. Deze blijven op dit moment dus nog in de lijst staan. Er wordt op termijn gekeken naar een mogelijkheid om ondertekenaars te deactiveren, en standaard enkel de actieve ondertekenaars te tonen.