Stembrieven genereren voor een agendapunt

Indien er tijdens de vergadering gestemd moet worden op een agendapunt, dan moeten er stembrieven worden aangemaakt. Stembrieven kunnen op drie manieren worden aangemaakt:

Via de detailpagina van het ontwerpbesluit of initiatiefrecht (enkel beschikbaar indien de uitbreiding Stemmen geactiveerd is)
Via de regietool
In bulk, via de detailpagina van de agenda

Stembrieven genereren via de detailpagina van het ontwerpbesluit

De eerste optie geeft je de mogelijkheid om stembrieven te genereren via de detailpagina van het ontwerpbesluit. Deze optie is enkel beschikbaar indien de uitbreiding Stemmen geactiveerd is. Het toevoegen van een stembrief kan op volgende manier:

Open het agendapunt of initiatiefrecht waarvoor je een stembrief wilt aanmaken
Klik op 'Stembrieven'

Binnen de actie stembrieven heb je twee opties:

Stembrieven genereren
- Agendapunten: dit zorgt na bevestiging van de actie voor de automatische generatie van een stembrief, met standaard instellingen
- Agendapunten en artikels: dit zorgt na bevestiging van de actie voor de automatische generatie van stembrieven voor zowel het agendapunt als de artikelen, met standaard instellingen
Toevoegen: met de knop toevoegen kan je een specifieke stembrief toevoegen

Wanneer je een stembrief toevoegt (of later wijzigt), dan kan je een aantal eigenschappen aan de stembrief toekennen. Elk van deze eigenschappen zal gevolgen hebben voor het latere stemmen door de zittingsleden:

Eigenschap	Toelichting
De titel van de stembrief	Dit is automatisch een samenvoeging van jaarnummer - dossiernaam - titel - soort punt, maar kan gewijzigd worden.
Artikel*	Hier kan worden aangegeven of er op een artikel wordt gestemd
Omschrijving*	Deze wordt getoond op de stembrief die later op het scherm van de zittingsleden verschijnt
Type stembrief*	Voor/tegen: bij het stemmen krijgen de zittingsleden de optie om voor/tegen/onthouding te stemmen Lijst van kandidaten: bij het stemmen krijgen de zittingsleden de ingevulde kandidaten als optie voorgesteld. Per kandidaat kan er informatie worden toegevoegd. Deze informatie wordt getoond op de stembrief die zittingsleden zien wanneer een stemming geopend wordt. Naam: de naam van de kandidaat Extra informatie: extra informatie over de kandidaat Opmerking: een eventuele opmerking Er kan ook nog worden aangegeven hoeveel kandidaten er te weerhouden zijn. Het systeem stelt dan later voor, op basis van de stemming, welke kandidaat/kandidaten te weerhouden zijn.
Type stemming	Openbaar: van elk zittingslid dat aanwezig was, zal zichtbaar zijn hoe hij/zij gestemd heeft. Geheim: enkel het aantal stemmen voor/tegen/onthouden/blanco zijn zichtbaar voor de gebruiker. De namen van de zittingsleden die voor/tegen/onthouding/blanco hebben gestemd worden niet opgeslagen of weergegeven.
Quorum*	Ja: geeft aan dat er bij dit agendapunt rekening moet worden gehouden met het quorum dat gedefinieerd staat in de managementtool. Indien het quorum niet bereikt is wanneer de secretaris een stemming wilt ingeven, zal hij/zij hiervan een notificatie ontvangen. Nee: er wordt geen rekening gehouden met het quorum
Meerderheid*	Normale meerderheid: meer voor dan tegen stemmen zijn vereist voor het aannemen van een agendapunt Absolute meerderheid: de helft +1 van de stemmen moeten voor zijn voor het aannemen van een agendapunt Gekwalificeerde meerderheid: 2/3 van de stemmen moet voor zijn Afhankelijk van het halen van de meerderheid wordt er een indicatieve boodschap getoond in het systeem.
Weging*	Hoofdelijk: elke persoon heeft één stem Gewogen: bij elke persoon wordt er gekeken naar het gewicht van de persoon. Dit gewicht wordt ingesteld per zittingslid (zie topic Zittingsleden beheren)
Vorm	Individueel: wanneer een stemronde geopend wordt, krijgt elk zittingslid zelf digitaal een stembrief. Fractie: wanneer een stemronde geopend wordt, krijgt enkel de fractieverantwoordelijke van elke fractie digitaal een stembrief. Fractieverantwoordelijken kunnen worden aangeduid in 'Zittingsleden beheren'

* deze opties zijn enkel zichtbaar indien de uitbreiding Stemmen. geactiveerd is.

Stembrieven genereren via de regietool

Via de regietool kan je ook stembrieven genereren. Dit kan op volgende manier

Open de regietool
Selecteer een agendapunt
Kies het tabblad 'Stemmen'

in dit tabblad beschik je over de opties 'Stembrieven genereren' en 'Toevoegen'. Beide acties werken op dezelfde manier zoals beschreven in de vorige paragraaf.

Stembrieven in bulk genereren

Het is mogelijk om voor alle agendapunten waarvoor nog geen specifieke stembrieven gecreëerd zijn, automatisch stembrieven te genereren. Dit kan op volgende manier:

Open de agenda
Klik op 'Stembrieven genereren'
Kies 'Agendapunten' of 'Agendapunten en artikels'

Er worden nu stembrieven gegenereerd voor alle agendapunten (en de artikels, indien voor 'Agendapunten en artikels' werd gekozen) die nog geen stembrief hadden.

Wie kan wanneer stembrieven maken?

Stembrieven kunnen gemaakt worden door het secretariaat of de secretaris van het orgaan, zolang de status van de agendapunten nog niet is vrijgegeven.