Contactgegevens wijzigen

Owned by Romina Cicero (Unlicensed)
Last updated: Oct 13, 2022 by Michiel Tielens
3 min read

Voor de burger

  1. Ga naar de startpagina van SmartLoket.

  2. Kies voor Identiteit en nationaliteit en klik vervolgens op Contactgegevens wijzigen. Je kan ook gebruik maken van de zoekfunctie.

  3. Meld je aan om je contactgegevens te wijzigen. Je voornaam, naam, rijksregisternummer en gekende contactgegevens worden hierdoor automatisch ingevuld.

  4. Pas de gewenste contactgegevens aan.

  5. Ga akkoord met de algemene voorwaarden.

  6. Geef aan of je contactgegevens ook in het rijksregister opgeslagen mogen worden.

  7. Klik op 'Opslaan'.

Je aanvraag wordt automatisch doorgestuurd. Je krijgt een e-mail met een ontvangstbevestiging en een referentienummer.

Voor de medewerker

Aanvragen behandelen

De aanvragen worden automatisch doorgestuurd naar de backoffice toepassing. De status en eventueel bijkomende informatie worden automatisch toegevoegd onder 'Informatie toegevoegd binnen proces'.

De aanvrager ontvangt automatisch een e-mail en notificatie wanneer de aanvraag ontvangen is.

Aanvragen opzoeken en rapportering

Je kan aanvragen opzoeken via de zoekfunctie. Hier kan je ook filters opslaan, delen en hergebruiken.

De specifieke filter ‘Contactgegevens wijzigen’ laat je toe de zoekresultaten snel te filteren op alle aanvragen van Contactgegevens wijzigen.

Van deze zoekresultaten kan je een rapport in Excel-formaat downloaden.

Behandeling zonder koppeling backoffice

Het systeem controleert of de aanvrager inwoner is van de gemeente. Indien dit niet het geval is, wordt de aanvraag automatisch geweigerd.

Aanvragen behandelen

Om een aanvraag te behandelen is een manuele actie van een administratieve medewerker nodig.

Je kan deze acties uitvoeren in het behandelportaal van SmartLoket. Alle aanvragen waarvoor actie vereist is, vind je terug in je takenbakje onder 'Alle taken'. Je kan de aanvraag ook opzoeken via de zoekfunctie.

Om een aanvraag te behandelen kan je volgende acties uitvoeren:

Buiten systeem behandelen

Wanneer je de aanvraag gaat behandelen in de backoffice-toepassing maak je gebruik van Buiten systeem behandelen. Je krijgt als medewerker de mogelijkheid om de aanvrager op de hoogte te brengen via e-mail. Hierbij kan je toelichting formulieren die mee wordt opgenomen in de e-mail.

Bijkomende informatie vragen

Met de actie Bijkomende informatie vragen kan je extra informatie opvragen aan ofwel de aanvrager, ofwel aan iemand anders. De geadresseerde krijgt vervolgens een e-mail met daarin een link naar SmartLoket om via die weg de bijkomende informatie (bv. bijlage) aan te leveren. De aangeleverde informatie wordt hierdoor meteen beschikbaar in de detailpagina van de aanvraag.

Afhandelen

Indien je de aanvraag volledig behandeld heb kan je deze Afhandelen. Je krijgt als medewerker de mogelijkheid om de aanvrager op de hoogte te brengen via e-mail. Hierbij kan je toelichting formulieren die mee wordt opgenomen in de e-mail.

Nadat je de actie Afhandelen hebt uitgevoerd worden geen nieuwe acties meer klaargezet.

Annuleren

Gedurende het proces kan de aanvraag, indien nodig, geannuleerd worden via de actie Annuleren. Deze taak vind je terug in het takenbakje onder "Geparkeerde taken". Je kan de aanvraag ook opzoeken via de zoekfunctie.

Wanneer je de actie uitvoert, kan je kiezen om de aanvrager / melder te informeren. Indien van toepassing ontvangt de aanvrager / melder een e-mail waarin de toelichting vermeld staat.

Aanvragen opzoeken en rapportering

Je kan aanvragen opzoeken via de zoekfunctie. Hier kan je ook filters opslaan, delen en hergebruiken.

De specifieke filter 'Contactgegevens wijzigen' laat je toe de zoekresultaten snel te filteren op alle aanvragen van het type Contactgegevens wijzigen. 

Van deze zoekresultaten kan je een rapport in Excel-formaat downloaden.