| Document status | |
|---|---|
| Documenteigenaar |
|
Ten gevolge van de verkiezingen zijn er een aantal zaken die gewijzigd moeten in het beheer van het systeem. De volgende paragrafen bevatten een handleiding voor het gehele verloop van de legislatuurwissel.
Tenzij anders vermeld, dienen alle wijzigingen aan de gebruikers te verlopen via 'Gebruikersgroepen', en niet via 'Gebruikers'. |
Green Valley adviseert om de normale organen te behouden en niet opnieuw aan te maken. Zo blijft de historiek inzichtelijk voor nieuwe leden van de vergadering, en blijft de zoek en de kalender eenduidig.
De gemeenteraadcommissies wijzigen mogelijk wel n.a.v. de nieuwe legislatuur. In dit geval kunnen de oude commissies gedeactiveerd worden, en kunnen er nieuwe commissies aangemaakt worden op exact dezelfde manier als de bestaande. Onder deze commissies kunnen, indien gewenst, ook fracties worden toegevoegd.
Er zullen n.a.v. de verkiezingen een aantal nieuwe politici verkozen worden, die in de huidige legislatuur nog geen rol binnen het systeem vervullen. De eerste stap uit dit stappenplan omvat het toevoegen van deze politici aan het systeem, zodat ze de nodige rollen kunnen krijgen, en later kunnen inloggen. Je kan nieuwe gebruikers toevoegen aan het systeem zodat ze rollen kunnen krijgen via de managementtool.
Nadat alle nieuwe politici zijn toegevoegd aan het systeem, zoals beschreven in de eerder vernoemde pagina uit de handleiding, kan je verder gaan naar de volgende stap.
Voor de volgende stap is het aan te raden om per vergaderorgaan de wijzigingen eerst in kaart te brengen, vooraleer er wijzigingen gebeuren in het systeem. Per vergaderorgaan stel je best de volgende vragen:
Nadat dit in kaart gebracht is per vergaderorgaan, kan je beginnen met de wijzigingen in de bestaande organen via 'Gebruikersgroepen' in het management.
Als je een categorie maakt, kan je er voor kiezen om dit per orgaan te doen, of alle wijzigingen in één categorie. Let er op dat categorieën niet vroegtijdig gepubliceerd worden, anders zullen de volgende dag de rechten reeds van toepassing zijn. Het publiceren van de wijzigingen gebeurt best op de dag van de installatievergadering. Het voorbereiden van de ondertekenaars en het verwijderen van de commentaren kan uiteraard reeds eerder gebeuren. |
Instellen van de leden per orgaan
Per vergadering kan je als volgt te werk gaan voor het instellen van de leden (je kan volgende stappen ook gebruiken voor de voorzittersrol)
Wanneer je nu in de 'Concept' versie gaat kijken, zou je onder de leden groep de gebruikers moeten zien staan die vanaf de volgende legislatuur in het orgaan zetelen. Wanneer je kiest voor 'Huidig' zie je de huidige samenstelling van het orgaan.
Politici hebben echter niet enkel een rol binnen de (raads)leden groep van een orgaan. Er zijn nog twee andere rollen relevant:
Fractierollen
Leden zitten ook in een fractie. Werk je niet met fractiecommentaren, geef je nooit stemmingen per fractie in, en gebruik je geen initiatiefrecht, dan kan je volgende paragraaf eventueel overslaan.
Begin met het toevoegen van de nieuwe fracties aan de organen waar nieuwe fracties in zetelen. Zit je met onafhankelijke raadsleden? Dan kan je voor elk individueel raadslid een fractie aanmaken, of één fractie voor alle raadsleden. Deactiveer vervolgens in elk orgaan de fracties die niet meer zetelen in het orgaan. Vergeet bij het deactiveren van de fractie ook niet om alle rollen onder de fractie leeg te maken.
Nu de fracties juist staan, kunnen de (raads)leden juist gezet worden:
Fracties mogen bij de legislatuurwissel hernoemd worden, maar enkel indien het de facto om dezelfde partij gaat. Hou er rekening mee dat eventuele fractiecommentaren in dat geval worden overgedragen. Op de fractiecommentaren wordt er later in deze handleiding nog teruggekomen. Bij twijfel deactiveer je best de fractie.
Kabinetten per orgaan
Elke schepen en de burgemeester heeft een kabinet onder het college en de gemeenteraad (en in principe onder het vast bureau en de raad voor maatschappelijk welzijn). Dit kabinet is noodzakelijk om in het formulier een bevoegde schepen te kunnen selecteren.
Indien je de 'kabinet' commentaren gebruikt, kan je de kabinetten van de schepenen die niet opnieuw schepen zijn in de volgende legislatuur best deactiveren. Je maakt voor alle nieuwe schepenen dan een nieuw kabinet aan.
Indien je de 'kabinet' commentaren niet gebruikt, en je kabinetten volgens een naamgeving "Kabinet van de eerste schepen", "Kabinet van de tweede schepen", ... in het systeem staan, kan je er voor opteren om de bestaande kabinetten te laten staan
Nadat de kabinetten juist zijn, dien je de schepenen in de juiste rol te zetten. Dit moet je uitvoeren voor de gemeenteraad, raad voor maatschappelijk welzijn, het college en het vast bureau:
De schepenen worden mogelijk pas bepaald nadat alle andere groepen bepaald zijn, eventueel kan deze paragraaf dus ook op een later tijdstip worden uitgevoerd.
Instellen van eventuele andere rollen
Het is mogelijk dat in de configuratie van jouw bestuur de politici nog andere rollen toegekend krijgen dan de (raads)leden rol, de rol binnen de fractie, en een rol binnen een kabinet. Om dit te verifiëren kan je een bestaand raadslid opzoeken via gebruikers, en bekijken over welke rollen hij beschikt. Zie je daar nog een andere rol staan? Dan moet je voor elke extra rol ook nog volgende stappen uitvoeren
Er zijn een aantal soorten commentaren die in acht genomen dienen te worden:
Deze commentaren kunnen door Green Valley verwijderd worden uit de database, en de <orgaan> en <orgaan> - administratie commentaren kunnen eventueel geëxporteerd in een Excel aangeleverd worden alvorens ze verwijderd worden.
Indien je één van deze soort commentaren wenst te laten verwijderen, dien je een helpdesk ticket aan te maken met een duidelijke vermelding van welke commentaren verwijderd mogen worden en dit op het moment dat de rechten verwijderd mogen worden. Eens de commentaren door Green Valley verwijderd, zijn ze door niemand meer raadpleegbaar, dus deze actie kan best worden uitgevoerd vlak voor de installatievergadering.
De ondertekenaars dienen up-to-date gebracht te worden voor de nieuwe situatie. Er zijn verschillende mogelijkheden: