Inkomende contactmomenten
Er bestaan twee types van inkomende contactmomenten:
Inkomende brief (fysieke post)
Inkomende e-mail (digitale post)
Deze twee types hebben hetzelfde achterliggende proces in de toepassing. Het proces voor inkomende contactmomenten bevat vier grote onderdelen:
1. Scannen van het contactmoment en registreren van de bijhorende metadata
2. Verdelen naar de behandelende en kennisnemende diensten
3. Behandelen en afhandelen
4. Kennisnemen
Scannen en registreren (postmeester)
Registratieproces voor een inkomende brief
Open de enveloppe en scan de brief. De scan komt automatisch in de Green Valley Suite terecht. Indien er gewerkt wordt met barcodes, dienen deze na het openen van de post toegevoegd / opgeplakt te worden.
Ga naar de Green Valley Suite via je internetbrowser en log in.
Klik op de tab ‘Contactmomenten’. (Enkel van toepassing als er met meerdere modules in de Green Valley Suite gewerkt wordt.)
Open de detailpagina van de brief in de Green Valley Suite.
Klik op de knop ‘Wijzigen’ om de metadata aan te vullen.
Beschikbare velden voor de metadata:
Aard
Specifieke vermelding
Externe referentie - kenmerk of referentie van de afzender
Barcode - PDF-bestandsnaam van de scan wordt automatisch ingevuld
Ontvangstdatum - datum op de poststempel
Registratiedatum - wordt automatisch ingevuld met de huidige datum
Onderwerp
Omschrijving
Toelichting bijlagen
Afzender - keuze uit burger, bedrijf, vereniging of anoniem
Registratieproces voor een inkomende e-mail
Afhankelijk van de gekozen instellingen worden een of meerdere mailboxen uitgelezen of wordt een specifieke map in deze mailboxen uitgelezen. De beheerders slepen in het laatste geval de te registreren e-mails naar de map waardoor ze automatisch in de Green Valley Suite terechtkomen als inkomend contactmoment. Een bijkomende mogelijkheid is dat medewerkers belangrijke te registreren e-mails doorsturen naar de geconfigureerde mailbox.
Ga naar de Green Valley Suite via je internetbrowser en log in.
Klik op de tab ‘Contactmomenten’. (Enkel van toepassing als er met meerdere modules in de Green Valley Suite gewerkt wordt.)
Open de detailpagina van de e-mail in de Green Valley Suite.
Klik op de knop ‘Wijzigen’ om de metadata aan te vullen.
Beschikbare velden voor de metadata:
Externe referentie - kenmerk of referentie van de afzender
Ontvangstdatum
Registratiedatum - wordt automatisch ingevuld met de huidige datum
Onderwerp
Omschrijving
Toelichting bijlagen
Afzender - keuze uit burger, bedrijf, vereniging of anoniem
Verdelen (postmeesters)
Open de detailpagina van het inkomende contactmoment in de Green Valley Suite.
Klik op de knop ‘Verdelen’ om het inkomende contactmoment naar de juiste diensten te verdelen.
Je krijgt in de taak drie verschillende opties:
Verdelen
Voorleggen ter validatie
Markeren als spam
Verdelen
De inkomende contactmomenten gaan rechtstreeks naar de nodige diensten. De algemeen directeur krijgt geen taak, maar heeft passieve leesrechten op de contactmomenten en kan deze opzoeken via de zoekfunctie.
Volgende informatie kan je ingeven bij het verdelen:
Behandelende dienst: deze dienst moet effectief aan de slag met het contactmoment en één of meerdere behandeltaken uitvoeren.
Ter attentie van: indien de brief of e-mail voor één specifieke medewerker is, kan je hier zijn/haar naam ingeven. Het contactmoment gaat altijd naar de volledige dienst, maar de naam van de medewerker wordt vernoemt in het takenbakje.
Kennisnemende dienst(en): deze dienst(en) moet(en) op de hoogte zijn van het contactmoment, maar moet(en) er zelf niets mee doen. De dienst krijgt wel een taak om een eventuele opmerking in te geven.
Opmerkingen: in dit vrijblijvende tekstveld kan je als postmeester een opmerking meegeven aan de behandelende of kennisnemende dienst(en).
Voorleggen ter validatie
De nodige diensten worden aan het contactmoment gekoppeld, maar vooraleer de verdeling effectief plaatsvindt, gaat het contactmoment eerst nog ter validatie naar de algemeen directeur. De algemeen directeur krijgt hierbij een taak. Indien gewenst, kan er aan termijnbewaking gedaan worden en kunnen we hier een tijdslimiet op instellen (bijvoorbeeld 2 werkdagen). Na het verlopen van deze termijn wordt het contactmoment automatisch verdeeld naar de gekozen dienst(en).
Markeren als spam
Het kan voorvallen dat er ongewenste contactmomenten in de suite terechtkomen. Je kan deze onmiddellijk afhandelen via de optie ‘Markeren als spam’.
Behandelen (iedereen)
Je kan als behandelaar van een contactmoment meerdere acties kiezen om een inkomend contactmoment te behandelen. Afhankelijk van de configuratie kan het aantal acties verschillen.
Afhandelen
Via deze actie kan je het contactmoment afhandelen. Het contactmoment verdwijnt hiermee uit het takenbakje van je dienst en komt in het archief terecht. Je kan een opmerking toevoegen.
De optionele opmerking komt op de detailpagina van het contactmoment te staan, onder de titel ‘Informatie toegevoegd binnen proces’.
Contactmoment starten
Via deze actie kan je een uitgaand contactmoment (brief of e-mail) of een klantcontact starten. Na het aanmaken van het contactmoment, wordt er automatisch een relatie gelegd met het inkomend contactmoment.
Zaak starten
Deze actie is enkel zichtbaar indien er gebruik gemaakt wordt van SmartLoket of zaakgericht werken. Via deze actie kan je een zaak starten. Na het aanmaken van de zaak wordt er automatisch een relatie gelegd met het inkomend contactmoment.
Agenderen
Deze actie is enkel zichtbaar indien er gebruik gemaakt wordt van Notula. Via deze actie kan je een agendapunt aanmaken. Na het agenderen wordt er automatisch een relatie gelegd met het inkomend contactmoment.
Terugsturen
Het kan gebeuren dat een contactmoment verkeerdelijk aan je dienst werd toegewezen. Via deze actie kan je het contactmoment terugsturen naar de postmeester. Indien je voor deze actie kiest, ben je verplicht een opmerking in te geven met de reden van terugsturen.
De opmerking komt op de detailpagina van het contactmoment te staan, onder de titel ‘Informatie toegevoegd binnen proces’.
Verdelen
Wanneer het contactmoment werd verdeeld naar de rol uitvoerder of leidinggevende binnen een departement, krijg je als gebruiker de mogelijkheid om dit nog verder te verdelen naar een (onderliggende) dienst. Je kan indien gewenst een opmerking toevoegen.
De optionele opmerking komt op de detailpagina van het contactmoment te staan, onder de titel ‘Informatie toegevoegd binnen proces’.
Opmerking toevoegen
Via deze actie kan je een opmerking toevoegen. Dit is handig wanneer je:
De taak niet meteen kunt afwerken en een stand van zaken wenst te noteren.
Een actie moet doen voor het contactmoment buiten de toepassing en dit wenst te registreren.
De opmerking is zichtbaar voor iedereen die het contactmoment kan raadplegen en komt op de detailpagina van het contactmoment te staan, onder de titel ‘Informatie toegevoegd binnen proces’.
Kennisnemen (iedereen)
Als kennisnemer krijg je leesrechten op het inkomende contactmoment. Via de bijhorende taak kan je optioneel een opmerking ingeven over het contactmoment. Deze opmerking is zichtbaar op de detailpagina van het contactmoment, onder de titel ‘Informatie toegevoegd binnen proces’.
Pas na het uitvoeren van de taak ‘Kennisnemen’, verdwijnt het contactmoment uit het takenbakje.