Voor de burger
Kies Reistoelating voor minderjarigen onder de categorie Kinderen of gebruik de zoekfunctie.
Meld je aan met je elektronische identiteitskaart, Itsme, mobiele app of federaal token.
Vul de ontbrekende gegevens aan en klik op ‘Volgende’.
Valideer je gegevens op de overzichtspagina en klik op ‘Opslaan’.
Je aanvraag wordt verwerkt.
Als je aanvraag automatisch verwerkt is, kan je je reistoelating meteen digitaal ondertekenen.
Klik op ‘Document onderteken’ waardoor het ondertekenportaal geopend wordt. Zorg dat je kaartlezer aangesloten is zodat je je eID kan gebruiken om te ondertekenen.
Neem het document door, vink aan dat je akkoord gaat met de voorwaarden en klik op ‘Ondertekenen starten’. Indien je niet akkoord gaat met de inhoud kan je het document ook weigeren.
Kies een gewenste ondertekenmethode en klik op ‘Volgende’.
Geef je PIN-code in, het document wordt nu digitaal ondertekend.
Na het ondertekenen ontvang je binnen 30 minuten een e-mail met een link naar het document zodat je het daar kan downloaden. Je kan het document hier later ook nog raadplegen.
Als je aanvraag niet automatisch verwerkt wordt, dan behandelt een medewerker jouw aanvraag verder. Je krijgt een e-mail met een ontvangstbevestiging en een referentienummer. We houden je verder op de hoogte van je aanvraag via e-mail.
Wanneer kan mijn aanvraag automatisch verwerkt worden?
Je aanvraag kan automatisch verwerkt worden in volgende gevallen:
Als je aangemeld bent.
Als je de ouderlijke macht bezit over de minderjarige waarvoor je het document aanvraagt.
Als je inwoner bent van de gemeente.
Voor de medewerker
Aanvragen behandelen
Wanneer een aanvraag niet automatisch verwerkt kan worden, is een manuele actie van een administratieve medewerker nodig.
Je kan deze acties uitvoeren in het behandelportaal van SmartLoket. Alle aanvragen waarvoor actie vereist is, vind je terug in je takenbakje onder 'Alle taken'. Je kan de aanvraag ook opzoeken via de zoekfunctie.
Om een aanvraag te behandelen kan je volgende acties uitvoeren:
Afleveren
Door te kiezen voor de actie afleveren kan je het gevraagde document afleveren aan de aanvrager.
Wanneer de aanvrager aangemeld is, kan je het document op 2 manieren afleveren:
Digitaal
Als je voor deze optie kiest, ontvangt de aanvrager een uitnodiging om het document digitaal te onderteken. Daarna sturen we de aanvrager een e-mail met een link naar het document. Deze kan binnen een termijn van 3 maanden gedownload worden.Af te halen aan de balie
Als je voor deze optie kiest, ontvangt de aanvrager een e-mail met de melding dat het document aan de balie kan worden afgehaald.
Indien de aanvrager niet is aangemeld kan het document enkel aan de balie afgeleverd worden. We kunnen de reistoelating in dit geval namelijk niet meer digitaal ter ondertekening voorleggen aan de aanvrager. Hierdoor moet het document aan de balie manueel ondertekend worden door de burger waarna de medewerker de handtekening kan valideren
Weigeren
Als je kiest voor de actie weigeren, heb je de mogelijkheid om toe te lichten waarom het document niet kan afgeleverd worden. De aanvrager ontvangt een e-mail waarin deze toelichting vermeld staat.
Bijkomende informatie vragen
Met de actie bijkomende informatie vragen kan je extra informatie opvragen aan ofwel de aanvrager, ofwel aan iemand anders. De geadresseerde krijgt vervolgens een e-mail met daarin een link naar SmartLoket om via die weg de bijkomende informatie (bv. bijlage) aan te leveren. De aangeleverde informatie wordt hierdoor meteen beschikbaar in de detailpagina van de zaak.
Annuleren
Gedurende het proces kan de aanvraag indien nodig geannuleerd worden via de actie Annuleren. Deze taak vind je terug in het takenbakje onder "Geparkeerde taken". Je kan de aanvraag ook opzoeken via de zoekfunctie.
Wanneer je de actie uitvoert, kan je kiezen om de aanvrager / melder te informeren. Indien van toepassing ontvangt de aanvrager / melder een e-mail waarin de toelichting vermeld staat.
Aanvragen opzoeken en rapportering
Je kan aanvragen opzoeken via de zoekfunctie. Hier kan je ook filters opslaan, delen en hergebruiken.
De specifieke filter 'Papieren en attesten' laat je toe de zoekresultaten snel te filteren op alle aanvragen van Papieren en attesten.
Van deze zoekresultaten kan je een rapport in Excel-formaat downloaden.