Skip to end of metadata
Go to start of metadata

You are viewing an old version of this page. View the current version.

Compare with Current View Page History

« Previous Version 11 Current »


Let op!

Om deze module te gebruiken moet je voor alle diensten een leidinggevende configureren.

Huidige versieGewijzigde versie

Voor de aanvrager

Aanvraag starten

  1. Start een nieuwe aanvraag.
  2. Vul de gevraagde gegevens in en klik op 'Volgende'.
  3. Valideer de gegevens op de overzichtspagina en klik op 'Opslaan'.

Voor de medewerker

Aanvraag behandelen

Advies geven

Enkel van toepassing indien advies van de leidinggevende vereist is.

De aangewezen leidinggevende ontvangt een mail waarin staat dat er een taak voor hem openstaat. Via een link zal de gebruiker direct op de detailpagina van de aanvraag komen.

De leidinggevende geeft advies via de taak 'advies geven' in de detailpagina van de aanvraag.

Indien de leidinggevende geen advies heeft ingegeven binnen de termijn bepaald in de parameters wordt de taak 'Advies geven' klaargezet voor de medewerker en kan de medewerker het advies ingeven in naam van de leidinggevende.

Agenderen

Enkel van toepassing indien de stap agenderen actief is.

Je start het proces agenderen via de taak in de detailpagina van de aanvraag.

Doorloop dit proces.

Niet agenderen

Enkel van toepassing indien de stap agenderen niet actief is.

Je hebt 3 mogelijkheden:

  • Goedkeuren
  • Weigeren: aanvraag wordt afgesloten. Aanvrager krijgt een automatische mail met de melding dat de aanvraag is geweigerd.
  • Zaak starten: Indien de aanvraag niet goedgekeurd wordt, kan je via deze taak een nieuwe aanvraag indienen. De originele aanvraag wordt automatisch afgehandeld.

Annuleren

Gedurende het proces kan de aanvraag indien nodig geannuleerd worden via de actie Annuleren. Deze taak vind je terug in het takenbakje onder "Geparkeerde taken". Je kan de aanvraag ook opzoeken via de zoekfunctie.

Wanneer je de actie uitvoert, kan je kiezen om de aanvrager / melder te informeren. Indien van toepassing ontvangt de aanvrager / melder een e-mail waarin de toelichting vermeld staat.

Voor de deelnemer van de vorming

Feedback geven

 Enkel van toepassing indien feedback deelnemers vereist is.

Nadat de vorming heeft plaatsgevonden zullen de deelnemers een mail ontvangen met de vraag om feedback te geven.

Wanneer je de feedback van alle deelnemers hebt ontvangen, zal de aanvraag automatisch afgehandeld worden.




Voor de aanvrager

  1. Start een nieuwe aanvraag.
  2. Vul de gevraagde gegevens in en klik op 'Volgende'.
  3. Valideer de gegevens op de overzichtspagina en klik op 'Opslaan'.

Een medewerker behandelt jouw aanvraag verder. Je (en de andere deelnemers) krijgen een e-mail met een ontvangstbevestiging en een referentienummer. We houden je verder op de hoogte van je aanvraag via e-mail.

Voor de medewerker

Aanvraag behandelen

Om de aanvraag te behandelen zijn manuele acties van een medewerker nodig.

Je kan deze acties uitvoeren inhet behandelportaal van SmartLoket. Alle aanvragen waarvoor actie vereist is, vind je terug in je takenbakje onder 'Alle taken'. Je kan de aanvraag ook opzoeken via dezoekfunctie.

Om een aanvraag te behandelen kan je volgende acties uitvoeren:

Advies geven

Deze actie is enkel van toepassing indien de optie 'Advies leidinggevende' actief is.

Voor de leidinggevende

Als leidinggevende vind je de aanvragen waarvoor advies gevraagd is terug in je je takenbakje onder 'Alle taken'. Je krijgt ook een e-mail wanneer jouw advies gevraagd wordt.

Door te kiezen voor de actie Advies geven geef je jouw advies over de gevraagde vorming.

Voor de behandelaar

Ontvang je, binnen de vooropgestelde periode, geen advies van de leidinggevende, dan kan je via de actie Advies geven zelf het gewenste advies invoeren.

Agenderen

Deze actie is enkel van toepassing indien de optie 'Agenderen' actief is.

Je start vanuit de vormingsaanvraag een nieuw ontwerpbesluit met de actie Agenderen. Via Notula wordt het ontwerpbesluit geagendeerd en behandeld. 

Wordt de aanvraag goedgekeurd? Dan worden de deelnemers hiervan automatisch op de hoogte gebracht.

Beslissen

In deze stap kan je de beslissing over de vormingsaanvraag invoeren.

Wanneer je in de vorige stap de aanvraag agendeerde in Notula en de aanvraag werd goedgekeurd, dan wordt deze stap automatisch overgeslagen.

Je hebt 3 mogelijkheden om je beslissing kenbaar te maken

  1. Goedkeuren

    Via de actie Goedkeuren keur je de aanvraag goed. Indien gewenst breng je de aanvrager en andere deelnemers hiervan per e-mail op de hoogte. Deze optie is niet beschikbaar wanneer de aanvraag reeds geagendeerd werd in de vorige stap en niet goedgekeurd werd.

  2. Weigeren

    Via de actie Weigeren weiger je de aanvraag. Indien gewenst breng je de aanvrager en andere deelnemers hiervan per e-mail op de hoogte.

  3. Vorming starten

    Kan je de aanvraag niet goedkeuren, maar wens je een alternatief voor te stellen (ipv de aanvraag te weigeren), dan kan dit via de actie Vorming starten.
    Door te kiezen voor Vorming starten, maak je een nieuwe vormingsaanvraag aan. De gegevens van de bestaande aanvraag worden automatisch overgenomen en je brengt de gewenste wijzigingen aan voor je de aanvraag indient. Er wordt een nieuw behandelproces opgestart voor de aanvraag. De 'oude' aanvraag wordt automatisch afgesloten.

Annuleren

Gedurende het proces kan de aanvraag indien nodig geannuleerd worden via de actieAnnuleren. Deze taak vind je terug in hettakenbakjeonder "Geparkeerde taken". Je kan de aanvraag ook opzoeken via de zoekfunctie.

Wanneer je de actie uitvoert, kan je kiezen om de aanvrager / melder te informeren. Indien van toepassing ontvangt de aanvrager / melder een e-mail waarin de toelichting vermeld staat.

Aanvragen opzoeken en rapportering

Je kan aanvragen opzoeken via de zoekfunctie. Hier kan je ook filters opslaan, delen en hergebruiken.

De specifieke filter 'Vorming' laat je toe de zoekresultaten snel te filteren op alle vormingsaanvragen. 

Van deze zoekresultaten kan je een rapport in Excel-formaat downloaden.


Voor de deelnemer(s) van de vorming

Deze actie is enkel van toepassing indien de optie 'Feedback deelnemers' actief is.

Als deelnemer van de vorming ontvang je, nadat de vorming heeft plaatsgevonden, een e-mail met de vraag om feedback over de vorming te geven. Via een link in de e-mail wordt een formulier geopend waarin je je feedback kan noteren.

Wanneer de feedback van alle deelnemers ontvangen is, wordt de aanvraag automatisch afgehandeld.





  • No labels