Voor de burger
Ga naar de startpagina van SmartLoket.
Kies voor Wonen en verhuizen en klik vervolgens op Verhuis naar het buitenland. Je kan ook gebruik maken van de zoekfunctie.
Meld je aan om je adres te wijzigen. Je voornaam, naam, rijksregisternummer, gekende contactgegevens en gekende gezinsleden worden hierdoor automatisch ingevuld.
Vul de gevraagde gegevens in.
Klik op 'Volgende' en controleer de ingevulde gegevens op het overzicht.
Klik op 'Opslaan' of pas indien nodig de ingevulde gegevens aan via 'Vorige'.
Je aanvraag wordt automatisch doorgestuurd. Indien je inwoner van de gemeente bent krijg je een e-mail met een ontvangstbevestiging en een referentienummer. We houden je verder op de hoogte van je aanvraag via e-mail.
Voor de medewerker
Het systeem controleert of de aanvrager inwoner is van de gemeente. Indien dit niet het geval is, wordt de aanvraag automatisch geweigerd.
Daarnaast kijkt het systeem na of de aanvrager en eventuele mede-verhuizers op hetzelfde adres wonen. Indien hij en de ingegeven mede-verhuizers niet op hetzelfde adres wonen, wordt de aanvraag eveneens automatisch geweigerd. Indien de aanvrager geen mede-verhuizers ingeeft of indien de aanvrager en de mede-verhuizer op hetzelfde adres wonen, wordt de aanvraag klaargezet voor de backoffice toepassing.
Aanvragen behandelen
De aanvragen worden automatisch doorgestuurd naar de backoffice toepassing. De status en eventueel bijkomende informatie worden automatisch toegevoegd onder 'Informatie toegevoegd binnen proces'.
De aanvrager ontvangt automatisch een e-mail en notificatie wanneer de aanvraag goedgekeurd, geweigerd of geannuleerd wordt.
Aanvragen opzoeken en rapportering
Je kan aanvragen opzoeken via de zoekfunctie. Hier kan je ook filters opslaan, delen en hergebruiken.
De specifieke filter ‘Verhuis naar het buitenland’ laat je toe de zoekresultaten snel te filteren op alle aanvragen van Verhuis naar het buitenland.
Van deze zoekresultaten kan je een rapport in Excel-formaat downloaden.
Behandeling zonder koppeling backoffice
Het systeem controleert of de aanvrager inwoner is van de gemeente. Indien dit niet het geval is, wordt de aanvraag automatisch geweigerd.
Aanvragen behandelen
In de eerste fase neemt de medewerker de aanvraag in behandeling buiten het systeem. Hierbij heeft de medewerker de keuze om de aanvrager al dan niet op de hoogte te houden via een e-mail en notificatie.
Na behandeling buiten het systeem kan de medewerker de aanvraag goedkeuren of weigeren. Indien het over meerdere verhuizers gaat kan de aanvraag ook deels goedgekeurd worden. De aanvrager wordt steeds op de hoogte gebracht via e-mail en notificatie.
In geval van goedkeuren kan optioneel een model 8 toegevoegd worden die automatisch digitaal gestempeld wordt. Daarna wordt deze voor de aanvrager gepubliceerd onder ‘Mijn dossier’.
Gedurende het hele proces kan de aanvraag geannuleerd worden.
Aanvragen opzoeken en rapportering
Je kan aanvragen opzoeken via de zoekfunctie. Hier kan je ook filters opslaan, delen en hergebruiken.
De specifieke filter ‘Verhuis naar het buitenland’ laat je toe de zoekresultaten snel te filteren op alle aanvragen van Verhuis naar het buitenland.
Van deze zoekresultaten kan je een rapport in Excel-formaat downloaden.