Notificatie

Een veelvoorkomende activiteit binnen een workflow is het versturen van een e-mail of online notificatie, vaak naar de aanvrager van een zaak. De inhoud en het onderwerp van de e-mail worden bepaald in de template die je gebruikt. De activiteit bepaalt welke e-mail (of notificatie) template gebruikt moet worden en naar welke adressen de e-mail verstuurd moet worden. Bovendien kan je bijlage(n) toevoegen aan de e-mail die verzonden wordt.

Bij het aanmaken van deze activiteit dienen volgende velden ingevuld te worden:

Naam
De naam van de activiteit. Deze naam moet uniek zijn.
E-mail template
De template die gebruikt wordt om de e-mail te verzenden. In de managementtool kan je de gewenste templates definiëren voor zaken en templates definiëren voor contactmomenten.
Notificatie template
De template die gebruikt wordt om de notificatie te verzenden. In de managementtool kan je de gewenste templates definiëren voor zaken en templates definiëren voor contactmomenten.
Aan
De persoon of dienst dat de e-mail moet ontvangen. Hierbij zijn er verschillende opties mogelijk: De aanvragers van de zaak De klanten De interne diensten De veroorzakers Een e-mailadres dat je zelf kan ingeven in de workflow. Meerdere e-mailadressen worden van elkaar gescheiden door een komma. Een script Wanneer je werkt met de gestandaardiseerde vraag ID's, kan je het e-mailadres van de aanvrager, klant, interne dienst of veroorzaker ophalen. Wanneer er meerdere aanvragers zijn dien je met een script te werken: #foreach($requester in $!{s.form.formDataFixed.requesters})$requester.agent.contact.email,#end Voor meer informatie over de te gebruiken scripting zie: Waarden ophalen uit een zaak- of contactmoment
CC (enkel voor e-mail)
De adressen die de e-mail in CC moeten ontvangen. Hiervoor gelden dezelfde regels als voor 'Aan'.
BCC (enkel voor e-mail)
De adressen die de e-mail in BCC moeten ontvangen. Hiervoor gelden dezelfde regels als voor 'Aan'.
Van (enkel voor e-mail)
Het afzenderadres van de e-mail. Standaard wordt het e-mailadres van de toepassing ingevuld. Ook hier gelden dezelfde regels als voor 'Aan'.
Ondertekenaar
De ondertekenaar die toegevoegd moet worden aan de template. In de managementtool kan je zelf de beschikbare ondertekenaars definiëren. De lijst wordt opgebouwd uit entiteiten, personen en groepen. Er is ook een mogelijkheid om een waarde van een workflowparameter of een waarde van zaakparameter of weergaveveld te kiezen.
Bijlage(n) / Verplichte bijlagen
De bestanden die toegevoegd moeten worden als bijlage bij de e-mail. Bestanden die toegevoegd worden bij 'Bijlage(n)' moeten niet aanwezig zijn. De e-mail wordt altijd verzonden, ook wanneer het systeem de bijlage(n) niet kan vinden. Bestanden die toegevoegd worden bij 'Verplichte bijlage(n)' moeten aanwezig zijn om de e-mail te verzenden. Als het systeem de bijlage(n) niet kan vinden, wordt de e-mail niet verzonden. Je kan deze fout opvangen door in de workflow een transitie te voorzien die gevolgd moet worden wanneer de verplichte bijlage(n) niet gevonden worden (door gebruik te maken van een beslissing en een voorwaarde). De bijlage(n) kunnen verwijzen naar: Een bijlage gegeneerd binnen de workflow. Een bijlage toegevoegd aan een taak binnen de workflow. Een bijlage toegevoegd aan het contactmoment of de zaak waarop de workflow betrekking heeft. Een vaste waarde. Een waarde van workflowparameter Een waarde van zaakparameter of weergaveveld Een script (Velocity scripting). Bijvoorbeeld ${s.reference} - ${s.genericObjectType.message.message} - Vergunning.pdf

Een e-mail-activiteit kan over een onbeperkt aantal inkomende transities beschikken, maar slechts over één uitgaande.