Door middel van de 'Infoberichten' kan je via het systeem notificaties sturen naar andere gebruikers binnen het systeem over een bepaald item. Daarnaast kan je met deze functionaliteit ook andere gebruikers bewerkrechten geven op het specifiek item. Onder de actie 'Infoberichten vind je ook het overzicht van alle verstuurde infoberichten terug. Het versturen van een infobericht kan op volgende manier:
- Open het agendapunt
- Kies 'Infoberichten'
- Kies 'Toevoegen'
- Zoek een afzender (je kan op voornaam, achternaam of gebruikersnaam zoeken van alle gebruikers in het systeem)
- Geef aan of je persoon aan wie je de vraag richt eventueel wijzigingsrechten wilt geven (enkel beschikbaar bij niet-geagendeerde agendapunten)
- Geef een titel in
- Geef de inhoud in
- Bevestig de actie
Het infobericht wordt nu verstuurd. Wanneer je een infobericht naar een andere gebruiker stuurt, krijgt deze persoon een notificatie, en krijgt hij ook leesrechten op het agendapunt waarbij het infobericht verstuurd werd. De geadresseerde kan het infobericht raadplegen en ook meteen 'Beantwoorden'. Er wordt dan een nieuw venster geopend waarin je een antwoordmail kan schrijven.
Indien je gekozen hebt om ook wijzigingsrechten aan een andere gebruiker te geven, dan behoudt deze gebruiker zijn wijzigingsrechten zolang jij het item zelf kan wijzigen. Als ze verdwijnen bij de gebruiker die het infobericht heeft verstuurd, dan verdwijnen ze ook bij de ontvanger van het infobericht. Indien het secretariaat deze functionaliteit gebruikt, behoudt de gebruiker zijn wijzigingsrechten tot het agendapunt geagendeerd is.
Wie kan wanneer de infoberichten gebruiken?
De infoberichten kunnen in elke fase van het item door iedereen verstuurd worden. In het overzicht van de infoberichten is steeds zichtbaar welke infoberichten er gestuurd zijn, inclusief de titel van de infoberichten, en tussen wie de infoberichten verstuurd werden. De inhoud van de infoberichten is echter enkel voor de verzender en de ontvanger beschikbaar.
Uitzondering: door het wijzigen van een feature, kan de inhoud, net zoals de titel, ook voor iedereen zichtbaar worden gemaakt.
De functionaliteit 'Infoberichten' kan enkel gebruikt worden wanneer deze optie geactiveerd is.