Door middel van de 'Infoberichten' kan je via het systeem notificaties sturen naar andere gebruikers binnen het systeem over een bepaald item. Onder de actie 'Infoberichten vind je ook het overzicht van alle verstuurde infoberichten terug. Het versturen van een infobericht kan op volgende manier:
- Open het agendapunt
- Kies 'Infoberichten'
- Kies 'Toevoegen'
- Zoek een afzender (je kan op voornaam, achternaam of gebruikersnaam zoeken van alle gebruikers in het systeem)
- Geef een titel in
- Geef de inhoud in
- Bevestig de actie
Het infobericht wordt nu verstuurd. Wanneer je een infobericht naar een andere gebruiker stuurt, krijgt deze persoon een notificatie, en krijgt hij ook leesrechten op het agendapunt waarbij het infobericht verstuurd werd. De geadresseerde kan het infobericht raadplegen en ook meteen 'Beantwoorden'. Er wordt dan een nieuw venster geopend waarin je een antwoordmail kan schrijven.
Wie kan wanneer de infoberichten gebruiken?
De infoberichten kunnen in elke fase van het item door iedereen verstuurd worden. In het overzicht van de infoberichten is steeds zichtbaar welke infoberichten er gestuurd zijn, inclusief de titel van de infoberichten, en tussen wie de infoberichten verstuurd werden. De inhoud van de infoberichten is echter enkel voor de verzender en de ontvanger beschikbaar.
Uitzondering: door het wijzigen van een feature, kan de inhoud, net zoals de titel, ook voor iedereen zichtbaar worden gemaakt.
De functionaliteit 'Infoberichten' kan enkel gebruikt worden wanneer deze optie geactiveerd is.