...
| Page Properties | ||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ||||||||
|
| Table of Contents |
|---|
Inkomende contactmomenten
Er bestaan twee types van inkomende contactmomenten:
- Inkomende brief (fysieke post)
- Inkomende e-mail (digitale post)
Deze twee types hebben hetzelfde achterliggende proces in de toepassing. Het proces voor inkomende contactmomenten bevat vier grote onderdelen:1.
- Scannen van het contactmoment en registreren van de
...
- bijbehorende metadata
...
- Verdelen naar de behandelende en kennisnemende diensten
3. Behandelen en afhandelen
4. Kennisnemen
...
Scannen en registreren (postmeester)
Registratieproces voor een inkomende brief
- Open de
...
- envelop en scan de brief. De scan komt automatisch in de Green Valley Suite terecht. Indien er gewerkt wordt met barcodes, dienen deze na het openen van de post toegevoegd / opgeplakt te
...
- Ga naar de Green Valley Suite via je internetbrowser en log
...
- Klik op de tab ‘Contactmomenten’. (Enkel van toepassing als er met meerdere modules in de Green Valley Suite gewerkt
...
- )
- Open de detailpagina van de brief in de Green Valley
...
- Klik op de knop ‘Wijzigen’ om de metadata aan te
...
Beschikbare velden voor de metadata:
...
- Barcode - PDF-bestandsnaam van de scan wordt automatisch ingevuld
- Aard
- Specifieke vermelding
- Externe referentie - kenmerk of referentie van de afzender
...
Barcode - PDF-bestandsnaam van de scan wordt automatisch ingevuld
- Briefdatum – datum op de brief
- Postdatum - datum op de poststempel
...
- Ontvangstdatum – datum waarop de brief ontvangen is
- Deadline
- Onderwerp
- Omschrijving
- Toelichting bijlagen
- Afzender - keuze uit
...
- persoon,
...
- onderneming, vereniging of anoniem
Registratieproces voor een inkomende e-mail
- Afhankelijk van de gekozen instellingen worden een of meerdere mailboxen uitgelezen of wordt een specifieke map in deze mailboxen uitgelezen. De beheerders slepen in het laatste geval de te registreren e-mails naar de map waardoor ze automatisch in de Green Valley Suite terechtkomen als inkomend contactmoment. Een bijkomende mogelijkheid is dat medewerkers belangrijke te registreren e-mails doorsturen naar de geconfigureerde
...
- Ga naar de Green Valley Suite via je internetbrowser en log
...
- Klik op de tab ‘Contactmomenten’. (Enkel van toepassing als er met meerdere modules in de Green Valley Suite gewerkt
...
- )
- Open de detailpagina van de e-mail in de Green Valley
...
- Klik op de knop ‘Wijzigen’ om de metadata aan te
...
Beschikbare velden voor de metadata:
- Aard
- Externe referentie - kenmerk of referentie van de afzender
- Ontvangstdatum
...
- Deadline
- Onderwerp
- Omschrijving
- Toelichting bijlagen
- Afzender - keuze uit
...
- persoon,
...
- onderneming, vereniging of anoniem
Verdelen (postmeesters)
- Open de detailpagina van het inkomende contactmoment in de Green Valley
...
- Klik op de knop
...
- ‘Taken’ om
...
- de mogelijke acties te tonen.
Je krijgt in de taak drie verschillende opties:
- Verdelen
- Voorleggen ter validatie (afhankelijk van contactmomentparameter)
- Markeren als
...
- reclame (afhankelijk van contactmomentparameter)
Verdelen
De inkomende contactmomenten gaan rechtstreeks naar de nodige diensten. De algemeen directeur validator krijgt geen taak, maar heeft passieve leesrechten op de contactmomenten en kan deze opzoeken via de zoekfunctie.
Volgende informatie kan je ingeven bij het verdelen:
- Behandelende dienst: deze dienst moet effectief aan de slag met het contactmoment en één of meerdere behandeltaken
...
- Ter attentie van: indien de brief of e-mail voor één specifieke medewerker is, kan je hier zijn/haar naam ingeven. Het contactmoment gaat altijd naar de volledige dienst, maar de naam van de medewerker wordt vernoemt in het
...
- Kennisnemende dienst(en): deze dienst(en) moet(en) op de hoogte zijn van het contactmoment, maar moet(en) er zelf niets mee doen. De dienst krijgt wel een taak om een eventuele opmerking in te
...
- Voltallig College van burgemeester en schepenen of Vast Bureau laten kennisnemen: (afhankelijk van contactmomentparameter) indien dit aangevinkt is, wordt het cbs en vb als kennisnemer ingesteld.
- Vertrouwelijkheid: Standaard ingesteld op niet vertrouwelijk.
- Niet-vertrouwelijk: alle gebruikers met het recht 'Leesrechten op niet-vertrouwelijke items toekennen' (voor het type) kunnen het item inkijken.
- Vertrouwelijk: alle gebruikers met het recht 'Leesrechten op vertrouwelijke items toekennen' (voor het type) kunnen het item inkijken
- Strikt vertrouwelijk: alle gebruikers met het recht 'Leesrechten op strikt vertrouwelijke items, en items waarvan de vertrouwelijkheid nog niet bepaald is, toekennen' kunnen het item inkijken. Alle gebruikers die op naam rechten gekregen hebben kunnen het item inkijken.
- Opmerkingen: in dit vrijblijvende tekstveld kan je als postmeester een opmerking meegeven aan de behandelende of kennisnemende dienst(en).
Voorleggen ter validatie
De nodige diensten (behandelaar en kennisnemer(s)) worden aan het contactmoment gekoppeld, maar vooraleer de verdeling effectief plaatsvindt, gaat kan het contactmoment eerst nog ter validatie naar de algemeen directeur. De algemeen directeur krijgt hierbij een taak. worden voorgelegd. De validator(s) krijgen 2 taken: valideren en terugsturen.
- Valideren: de validator kan indien nodig nog een aanpassing doen van de behandelende dienst en/of kennisnemer(s) en laten verdelen.
(Indien er in de parameters gekozen is om te valideren met één klik wordt de brief meteen verdeeld na het uitvoeren van de taak en zijn er geen wijzigingen meer mogelijk door de validator van de behandelaar of kennisnemer(s)). - Terugsturen: indien er nog iets aangepast moet worden kan de validator de brief terugsturen naar de postmeester.
Indien gewenst, kan er aan termijnbewaking gedaan worden en kunnen we hier een tijdslimiet op instellen (bijvoorbeeld 2 werkdagen). Na het verlopen van deze termijn wordt het contactmoment automatisch verdeeld naar de gekozen dienst(en).
Markeren als spam
Het kan voorvallen dat er ongewenste contactmomenten in de suite terechtkomen. Je kan deze onmiddellijk afhandelen via de optie ‘Markeren als spam’.
Behandelen
...
Je kan als behandelaar van een contactmoment meerdere acties kiezen om een inkomend contactmoment te behandelen. Afhankelijk van de configuratie kan het aantal acties verschillen.
...
Via deze actie kan je een uitgaand contactmoment (brief of e-mail) of een klantcontact starten. Na het aanmaken van het uitgaand contactmoment, wordt er automatisch een relatie gelegd met het inkomend contactmoment.
Indien er gebruik wordt gemaakt van het Klanten Contact Center kan ook het contactmoment ‘Klantcontact’ gestart worden.
Zaak starten
Deze actie is enkel zichtbaar indien er gebruik gemaakt wordt van SmartLoket of zaakgericht werken. Via deze actie kan je een zaak starten. Na het aanmaken van de zaak wordt er automatisch een relatie gelegd met het inkomend contactmoment.
...
De opmerking komt op de detailpagina van het contactmoment te staan, onder de titel ‘Informatie toegevoegd binnen proces’.
...
Doorsturen
Wanneer het contactmoment werd verdeeld naar de rol uitvoerder of leidinggevende binnen een departement, krijg je als gebruiker de mogelijkheid om dit nog verder te verdelen naar een (onderliggende) dienst. Je kan indien gewenst een opmerking toevoegen.
...
De optionele opmerking komt op de detailpagina van het contactmoment te staan, onder de titel ‘Informatie toegevoegd binnen proces’.
...
Buiten systeem behandelen
Via deze actie kan je een opmerking toevoegen. Dit is handig wanneer je:
- De taak niet meteen kunt afwerken en een stand van zaken wenst te
...
- Een actie moet doen voor het contactmoment buiten de toepassing en dit wenst te registreren.
De opmerking is zichtbaar voor iedereen die het contactmoment kan raadplegen en komt op de detailpagina van het contactmoment te staan, onder de titel ‘Informatie toegevoegd binnen proces’.
Parkeren
Indien je het contactmoment niet meteen kan behandelen heb je de mogelijkheid om te parkeren. Je kan het contactmoment zowel voor een afgebakende periode als een onbepaalde duur parkeren. De medewerker heeft op elk moment de mogelijkheid om het parkeren te verlengen of verder te behandelen.
Kennisnemen
...
Als kennisnemer krijg je leesrechten op het inkomende contactmoment. Via de bijhorende bijbehorende taak kan je optioneel een opmerking ingeven over het contactmoment. Deze opmerking is zichtbaar op de detailpagina van het contactmoment, onder de titel ‘Informatie toegevoegd binnen proces’.
...