De XpertDoc webtoepassing

Inleiding

De XpertDoc webtoepassing is een online portaal waar je als gebruiker kan inloggen om nieuwe templates bij te maken, en templates samen te stellen.

De webtoepassing bestaat uit vier onderdelen:

• Datasets: niet relevant voor klant - dient voor beheer door Green Valley
• Sjablonen: de templates uit het systeem, net zoals deze vroeger in XperiDo zaten
• Flows: de effectieve uitvoering van een template (zie hieronder)
• Control panel: niet relevant voor klant - dient voor beheer door Green Valley

Sjablonen

Het sjablonen onderdeel bevat alle document templates. Er zijn twee soorten templates:

• Standaard templates: dit zijn templates die je in de Word plug-in inhoudelijk kan aanpassen
• Compositie templates: dit zijn de templates die je effectief gaat gebruiken voor de documentgeneratie. Ze zijn vaak samengesteld uit meerdere standaard templates

In dit onderdeel kan je verschillende acties uitvoeren

• Aanmaken: kan gebruikt worden om een nieuwe template aan te maken. Het is echter aangeraden om met clonen te werken om nieuwe templates te maken (zie hierna).
• Clonen (enkel beschikbaar bij aanvinken bestaande templates): wanneer je clonen kiest, kan je een bestaande template 1 op 1 kopiëren.
• Bewerken (enkel beschikbaar bij aanvinken bestaande templates): wanneer je bewerken kiest, kan je eigenschappen zoals de naam van de template, of de samenstelling van de compositie aanpassen
• Ontwerpen (enkel beschikbaar bij aanvinken standaard templates): wanneer je ontwerpen kiest, zal de gekozen Word template geopend worden in Word om te wijzigen. Je moet hiervoor wel de XpertDoc plug-in geïnstalleerd hebben. 
• Taggen: wordt niet actief gebruikt
• Exporteren (enkel beschikbaar bij aanvinken bestaande templates): kan gebruikt worden om een set van templates te exporteren
• Verwijderen (enkel beschikbaar bij aanvinken bestaande templates): kan gebruikt worden om een set van templates te verwijderen. Deze actie is definitief.

Je kan de naam van een template zelf ook aanklikken. Dit opent hetzelfde scherm als bewerken.

Composities samenstellen

Wanneer je een compositie template bewerkt, kan je via het tabje 'Compositie' de template samenstellen. Hierbij kan je drie zones vullen:

• De bodyzone: deze templates vormen samen de body van het document (exclusief de kop- en voettekst)
• De headerzone: deze templates vormen samen de koptekst
• De footerzone: deze templates vormen samen de voettekst

Bij de header en de footerzone kan je ook een extra instelling doen (via het tandwiel) om te bepalen op welke pagina deze getoond wordt. Je hebt bij de eigenschap 'Weergave' 3 opties:

• Eerste pagina
• Even pagina's
• Iedere pagina

Bij deze functie moet je er rekening mee houden dat de onderdelen met instelling eerste pagina prioriteit heeft op de onderdelen met instelling iedere pagina. Dit heeft ook als consequentie dat als je een header met instelling eerste pagina gebruikt, dat je ook een footer moet hebben met instelling eerste pagina. Je kan dan nog een tweede footer toevoegen met instelling iedere pagina om toch op elke pagina een footer te hebben.

Flows

De flows omvatten de effectieve generatie van een template door het systeem. Elke template die je dus genereert zal een flow moeten hebben.

Een nieuwe flow aanmaken doe je als volgt:

• Kies aanmaken
• Geef een naam naar keuze in - deze naam zal zichtbaar zijn in de templates in de applicatie
• Geef eventueel een beschrijving in, dit is niet verplicht
• Kies een sjabloon: dit is de template die je met deze flow wilt gaan genereren
• Kies bij ' Gewenste flowblokken voor opslaan en afleveren' niets
• Kies bij 'Type' voor eenvoudig
• Bevestig de actie

Er is nu een flow aangemaakt. Je moet in de flow zelf nog volgende zaken instellen:

• Klik op de blok 'Document genereren' (normaal automatisch geselecteerd)
• Bij 'Naam- en formaatinstellingen' stel je volgende in:
  • Documentnaam
    • Klik op icoon 'veld koppelen' 
    • Klik op het plusje
    • Klik op data
    • Klik rechts de dataset en vervolgens 'Velden' open
    • Kies veld 'Document naam'
    • Opslaan
    • Geef vervolgens een punt (".") in
    • Herhaal vervolgens de stappen nog eens zoals bij documentnaam, maar kies 'Document formaat'

Je resultaat zou er als volgt moeten uit zien:

• Deze stap moet ook gedaan worden voor 'Bestandstype'. Je voegt daar enkel het veld 'Document formaat' toe:

De template zal nu gebruikt kunnen worden in de applicatie. Je moet aan deze flow verder niets meer wijzigen, dit is een eenmalige configuratie.

Exporteren en importeren

Exporteren:

• Ga naar Flows
• Vink de flows aan die je wilt exporteren
• Klik op exporteren
• 'Samples meenemen in export' mag uitgevinkt. De naam van de export kan eventueel gewijzigd worden.
• Klik op exporteren
• Er wordt een zip bestand gedownload. Dit kan afhankelijk van het aantal flows even duren.

Importeren:

• Ga naar Controlepaneel en klik op 'importeren'.
• Selecteer het zip bestand dat je wilt importeren.
• Klik 2 keer op volgende.
• Vink 'Bestaande overschrijven' aan (Belangrijk!)
• Klik op importeren