Meldingen

Voor de burger

1. Ga naar de startpagina van SmartLoket.

2. Kies voor Meldingen en klachten en klik vervolgens op één van volgende mogelijkheden. Je kan ook gebruik maken van de zoekfunctie.

   1. Melding afval

   2. Melding gebouwen

   3. Melding graffiti

   4. Melding groen

   5. Melding milieu

   6. Melding mobiliteit

   7. Melding openbaar domein

   8. Melding overlast.

3. Vul de gevraagde gegevens in.

4. Klik op 'Volgende' en controleer de ingevulde gegevens op het overzicht.

5. Klik op 'Opslaan' of pas indien nodig de ingevulde gegevens aan via 'Vorige'.

Voor de medewerker

Melding behandelen

Wanneer een melding niet automatisch doorgegeven wordt aan een backoffice toepassing, is een manuele actie van een administratieve medewerker nodig.

Je kan deze acties uitvoeren in het behandelportaal van SmartLoket. Alle meldingen waarvoor actie vereist is, vind je terug in je takenbakje onder 'Alle taken'. Je kan de melding ook opzoeken via de zoekfunctie.

Om een melding te behandelen kan je volgende acties uitvoeren:

Advies vragen

Wanneer je kiest voor de actie Advies vragen kan je ofwel intern ofwel extern advies aanvragen.

Bij intern advies krijg je de mogelijkheid om de dienst, de rol en de gebruiker te selecteren waaraan je advies wil vragen. Vervolgens zal een taak worden worden klaargezet voor de geselecteerde dienst en rol om advies te verlenen.

In het geval van extern advies dient de medewerker de naam en het e-mailadres van de adviesinstantie in te vullen. De geadresseerde ontvangt hierdoor een e-mail met daarin een link naar SmartLoket om op die manier zijn advies te formuleren.

In beide gevallen wordt het aangeleverde advies wordt meteen beschikbaar in de detailpagina van de melding. Ook zullen de verschillende behandelingsacties opnieuw beschikbaar zijn voor de medewerker.

Afhandelen

Indien je de melding volledig behandeld hebt kan je deze Afhandelen. Je krijgt als medewerker de mogelijkheid om de melder op de hoogte te brengen via e-mail. Hierbij kan je toelichting formuleren die mee wordt opgenomen in de e-mail.

Nadat je de actie Afhandelen hebt uitgevoerd worden geen nieuwe acties meer klaargezet.

Afhandelen voorbereiden (optioneel)

De beheerder kan ervoor kiezen om de actie Afhandelen voorbereiden beschikbaar te stellen voor de uitvoerder van de melding. Je krijgt als uitvoerder de mogelijkheid om een toelichting te formuleren die later gevalideerd wordt in de actie Afhandelen. Deze validatie gebeurt door een andere dienst zoals bv. het KCC.

Agenderen (optioneel)

Indien de module Notula actief is kan er optioneel gekozen worden om de actie Agenderen te tonen.

Met deze actie ga je in Notula een agendapunt voorbereiden en aan een vergadering toevoegen. Je kan als gebruiker zelf bepalen of je op de beslissing wacht vooraleer verder te gaan met het behandelen van de melding. Wanneer je kiest om te wachten loopt het proces automatisch verder bij het vrijgeven van de beslissing.

Bijkomende informatie vragen

Met de actie Bijkomende informatie vragen kan je extra informatie opvragen aan ofwel de melder, ofwel aan iemand anders. De geadresseerde krijgt vervolgens een e-mail met daarin een link naar SmartLoket om via die weg de bijkomende informatie (bv. bijlage) aan te leveren. De aangeleverde informatie wordt hierdoor meteen beschikbaar in de detailpagina van de melding.

Extern doorverwijzen

De actie Extern doorverwijzen geeft je als medewerker de mogelijkheid om een melding door te verwijzen naar een externe actor.

Nadat je de actie hebt uitgevoerd worden geen nieuwe acties meer klaargezet.

Informeren

De actie Informeren stelt je in staat om op eender welk moment in het proces een stand van zaken te bezorgen aan een betrokkene, dit kan de melder of iemand anders zijn.

Intern doorverwijzen

Met de actie Intern doorverwijzen kan je de melding doorverwijzen naar een specifieke dienst binnen je organisatie. Je draagt op deze manier alle behandelingsacties over aan de geselecteerde dienst.

Parkeren

Wanneer je de behandeling van een melding wil uitstellen dan kies je voor de actie Parkeren. Je kan een melding zowel voor een afgebakende periode als voor onbepaalde duur parkeren. De medewerker heeft op elk moment de mogelijkheid om het parkeren te verlengen of de melding verder te behandelen.

Wanneer je één van de acties uitvoert, kan je kiezen om de aanvrager / melder te informeren. Indien van toepassing ontvangt de aanvrager / melder een e-mail waarin de toelichting vermeld staat.

Plaatsbezoek inplannen

Met de actie Plaatsbezoek inplannen kan je een plaatsbezoek inplannen voor een dienst naar keuze. Hierbij wordt een bon gegenereerd met daarop de gegevens van de melding, de instructies en de eventuele benodigdheden en materialen.

Voor de geselecteerde dienst worden de acties Plaatsbezoek annuleren en Plaatsbezoek uitvoeren klaargezet.

Wanneer je één van de acties uitvoert, kan je kiezen om de aanvrager / melder te informeren. Indien van toepassing ontvangt de aanvrager / melder een e-mail waarin de toelichting vermeld staat.

Werkopdracht inplannen

De actie Werkopdracht inplannen is enkel beschikbaar wanneer je geen gebruik maakt van een koppeling voor het behandelen van een werkopdracht.

Je kan een Werkopdracht inplannen voor een dienst naar keuze. Hierbij wordt een bon gegenereerd met daarop de gegevens van de melding, de instructies en de eventuele benodigdheden en materialen.

Voor de geselecteerde dienst worden de acties Werkopdracht annuleren en Werkopdracht uitvoeren klaargezet.

Wanneer je één van de acties uitvoert, kan je kiezen om de aanvrager / melder te informeren. Indien van toepassing ontvangt de aanvrager / melder een e-mail waarin de toelichting vermeld staat.

Werk uitbesteden

De actie Werk uitbesteden geeft je als medewerker de mogelijkheid om bij een melding een specifiek werk uit te besteden. Hierbij moet je de naam en het e-mailadres van de externe partner invullen waarna de geadresseerde een e-mail met daarin de nodige informatie en een link naar SmartLoket om de nodige feedback te geven.

Als medewerker heb je steeds de mogelijkheid om de uitbesteding te annuleren.

Wanneer je één van de acties uitvoert, kan je kiezen om de aanvrager / melder te informeren. Indien van toepassing ontvangt de aanvrager / melder een e-mail waarin de toelichting vermeld staat.

Werkopdracht maken

De actie Werkopdracht maken is enkel beschikbaar wanneer je gebruik maakt van een koppeling voor het behandelen van een werkopdracht.

Deze actie geeft je de mogelijkheid om vanuit een melding een werkopdracht door te sturen naar een externe toepassing. Gekende gegevens worden hierbij overgenomen vanuit de zaak maar je krijgt als medewerker de mogelijkheid om deze aan te passen voordat je de werkopdracht verstuurt.

Het systeem ontvangt statusupdates vanuit de backoffice toepassing wanneer:

• de werkopdracht aangemaakt is

• de werkopdracht goedgekeurd is

• de goedkeuring van de werkopdracht geannuleerd is

• de werkopdracht ingepland is

• de planning van de werkopdracht geannuleerd is

• de werkopdracht uitgevoerd is

• de werkopdracht geweigerd is

De melder wordt, indien van toepassing, via e-mail op de hoogte gebracht wanneer:

• de werkopdracht ingepland is

• de planning van de werkopdracht geannuleerd is

• de werkopdracht uitgevoerd is

• de werkopdracht geweigerd is

Indien van toepassing wordt de melding automatisch afgehandeld of geannuleerd wanneer een werkopdracht uitgevoerd of geweigerd wordt in de backoffice toepassing.

Annuleren

Gedurende het proces kan de melding indien nodig geannuleerd worden via de actie Annuleren. Deze taak vind je terug in het takenbakje onder "Geparkeerde taken". Je kan de melding ook opzoeken via de zoekfunctie.

Wanneer je de actie uitvoert, kan je kiezen om de aanvrager / melder te informeren. Indien van toepassing ontvangt de aanvrager / melder een e-mail waarin de toelichting vermeld staat.

Meldingen opzoeken en rapportering

Je kan meldingen opzoeken via de zoekfunctie. Hier kan je ook filters opslaan, delen en hergebruiken.

De specifieke filter 'Meldingen' laat je toe de zoekresultaten snel te filteren op alle meldingen. 

Van deze zoekresultaten kan je een rapport in Excel-formaat downloaden.