Een agenda aanmaken

Owned by Sander Vliegen
Last updated: Jan 13, 2021 by Dominique Willemsen

Agenda aanmaken

Om te kunnen vergaderen en ontwerpbesluiten aan te maken, moeten er eerst agenda's (= vergadermomenten) worden aangemaakt. Dit kan op volgende manier:

  • Ga naar de kalender
  • Kies Agenda aanmaken
  • Vul het formulier in
    • Orgaan: kies het orgaan waarvoor je een vergadering wilt plannen. Je kan alle organen kiezen waarvoor je de rol 'secretariaat' zit.
    • Zittingsdatum: kies een datum waarop de vergadering doorgaat.
      • Door in de datumprikker op <maand> <jaar> te klikken kan je snel een andere maand in het jaar selecteren. Door in het volgende scherm op <jaar> te klikken kan je snel naar een ander jaar doorklikken.
      • Door op het klokje te klikken kan je een tijdstip selecteren. Je hoeft hierbij niet de pijltjes te gebruiken, maar je kan ook op het uur of op de minuten klikken om snel een tijdstip te kiezen.
    • 2e zittingsdatum: kies optioneel een datum waarop de vergadering een tweede keer samenkomt. Dit is enkel van toepassing bij bepaalde vergaderingen die over twee dagen plaatsvinden.
    • Herhaal: met deze functionaliteit kan je wekelijks of maandelijks herhalen
      • Wekelijks: de vergadering herhaalt zich wekelijks op een bepaalde dag in de week
      • Maandelijks: de vergadering herhaalt zicht maandelijks op de zoveelste dag van de maand (bijvoorbeeld: de tweede dinsdag van de maand, de derde donderdag van de maand, ...)
    • Locatie: op welke locatie gaat de vergadering door
    • Type zitting: dit kan gebruikt worden om de zitting verder te typeren. Wanneer een gebruiker een ontwerpbesluit aanmaakt, en een datum kiest waarop het punt besproken moet worden, dan wordt in die specifieke selectielijst ook eventuele input bij 'Type zitting' getoond.
    • Beschrijving: een beschrijving van de vergadering
  • Bevestig de actie

De agenda('s) zijn nu aangemaakt en zichtbaar in de kalender.


Wie kan wanneer een agenda aanmaken

Een agenda aanmaken, is een exclusieve taak voor het secretariaat.

Agenda verwijderen

Je kan een item verwijderen met de actie 'Verwijderen'

  • Open een item
  • Kies 'Verwijderen'
  • Bevestig de actie

De startpagina van de toepassing wordt getoond. Het item is dan enkel nog zichtbaar in de prullenbak.

Wie kan wanneer verwijderen?

 Besluitvorming

Een ontwerpbesluit kan door volgende groepen onder volgende voorwaarden verwijderd worden:

  • Auteur: kan het ontwerpbesluit verwijderen zolang het niet is ingediend
  • Secretariaat: kan geagendeerde agendapunten verwijderen voor organen waarvoor ze de secretariaatsrol hebben, zolang deze agendapunten geen beslissing hebben gekregen.
  • Administrator: kan geagendeerde agendapunten verwijderen voor alle organen, zolang deze agendapunten geen beslissing hebben gekregen.

Een agenda kan enkel door het secretariaat verwijderd worden, op voorwaarde dat er geen agendapunten meer op de vergadering staan, als punt in opmaak/in proces aan de vergadering hangen, of in de prullenbak zitten en aan de vergadering hingen.

 Zaaksysteem en Contactmomentenbeheer

Je mag een zaak of contactmoment verwijderen als je hiervoor de nodige rechten hebt. Rechten op zaaktypes en rechten op contactmomenttypes kunnen ingesteld worden door de administrator.