De detailpagina van een vergadering

De detailpagina van de vergadering bestaat uit:

• Basisinformatie (het orgaan, de status en de datum)

• Verplichte acties - dit zijn acties die je als gebruiker moet doorlopen om de vergadering door zijn statusovergangen te laten gaan

• Optionele acties - dit zijn acties die je kan gebruiken in bepaalde statussen

• De inhoud, met de agenda met agendapunten, een aantal acties per agendapunten en een aantal filters

Volgende onderdelen vallen binnen de inhoud:

Overzicht agendapunten en folders

In het agenda overzicht worden alle besluiten, mededelingen, initiatiefrechten en folders die voor die vergadering zijn aangemaakt weergegeven in een boomstructuur. De volgorde van deze structuur kan aangepast worden via de functionaliteit 'Agenda beheren'. Agendapunten en initiatiefrechten kunnen aangeklikt worden om naar hun respectievelijke detailpagina's te gaan. Wanneer je op een mededeling klikt, klapt de inhoud ervan open, en wanneer je op een map klikt schuiven de onderliggende niveaus open of dicht.

Er wordt een onderscheid gemaakt tussen agendapunten die je al gelezen hebt, en agendapunten die je nog niet gelezen hebt. Agendapunten die je nog niet gelezen hebt, blijven vetgedrukt in de agenda staan tot je ze bekeken hebt.

Voortgangsindicatie

Alle besluiten, initiatiefrechten en mededelingen hebben een voortgangsindicatie (tenzij de punten nog in opmaak of in proces zijn), voor gebruikers met secretariaat of secretaris rechten voor het orgaan

Deze worden opgevuld o.b.v. de status van het besluit. Wanneer een besluit gecontroleerd wordt, wordt er een vinkje gezet in het eerste bolletje. Wanneer er later beslissingen worden ingegeven, dan wordt er één bolletje volledig ingekleurd wanneer je een voorlopige beslissing (bvb. goedgekeurd mits aanpassingen) registreert. Wanneer er een definitieve beslisisng (bvb. goedgekeurd) wordt geregistreerd, krijgt het agendapunt twee bolletjes. Wanneer dan ten slotte het agendapunt wordt vrijgegeven, verschijnt uiteindelijk het derde en laatste bolletje.

Statusiconen

Een agendapunt kan verschillende soorten statusiconen hebben. Het hoveren over een icoon geeft altijd meer informatie. Je kan hieronder de iconen in detail bekijken.

Stemming raadplegen

Wanneer op een agendapunt gestemd is, dan verschijnt er een pictogram stemmen . Tijdens en na de zitting kan hier op geklikt worden om de stemresultaten te zien.

Statusiconen

Er worden op de agenda potentieel ook een aantal verschillende iconen getoond bij elk agendapunt. Door met muis te hoveren over de iconen, kan de betekenis achterhaald worden.

Acties per agendapunt

Er zijn een aantal acties die per agendapunt op de vergadering kunnen worden uitgevoerd:

Commentaren

Je kan bij elk agendapunt commentaren ingeven en ingegeven commentaren raadplegen via het tekstballon icoon. Er wordt een leeg tekstballonnetje getoond wanneer je nog geen enkele commentaar kan raadplegen en een vol tekstballonnetje met een aantal wanneer er commentaren zijn ingegeven die je kan zien.

De commentaren actie opent een venster waar je ook een nieuwe commentaar kan toevoegen en deze kan delen met een specifieke doelgroep - op eenzelfde manier als in een besluit zelf, zie Commentaren ingeven bij een ontwerpbesluit).

Notities

Bij elk agendapunt kunnen notities worden ingegeven. Er wordt een leeg icoontje getoond wanneer er nog geen notities zijn ingegeven en een vol icoontje wanneer minstens één van de notitievelden is ingevuld. De actie opent een dialoogvenster met verschillende types notities. Tabbladen met een inhoud worden specifiek gemarkeerd.

Het ingeven van notities op niveau van de vergadering werkt hetzelfde als op niveau van een individueel ontwerpbesluit, voor meer details over de optie, zie Notities ingeven bij een ontwerpbesluit

Scenario Feature

Bij elk item op de agenda, m.u.v. de folders, is er een mogelijkheid om een scenario in te geven. Dit kan door te klikken op het pictogram . Er kan zowel scenario voor als na het agendapunt worden ingegeven. Deze scenariotekst wordt later getoond in de regietool en kan bijvoorbeeld gebruikt worden om de secretaris of de voorzitter van de vergadering te faciliteren in hun werkzaamheden tijdens de vergadering.

Deze optie kan (gratis) aan- of uitgezet worden.

Duiding Feature

Bij elk item op de agenda, m.u.v. de folders, is er een mogelijkheid om extra duiding in te geven. Dit kan ingegeven worden via het pictogram . Deze duiding is zichtbaar voor de vergaderleden die digitaal de vergadering gaan raadplegen.

Deze optie kan (gratis) aan- of uitgezet worden.

Behandeltijd Feature

Bij elke item op de agenda, m.u.v. de folders, is er een mogelijkheid om een behandeltijd in geven bij het agendapunt. Dit kan ingegeven worden via het pictogram . Deze behandeltijd kan ingesteld worden door het secretariaat. 

Deze optie kan (gratis) aan- of uitgezet worden.

Filters om meer of minder agendapunten te tonen

De selectie die je maakt bij deze filters wordt onthouden over vergaderingen heen.

Punten in opmaak tonen

Met de filter 'Punten in opmaak tonen' kan je aanduiden dat je ook de punten in opmaak wilt zien. Deze agendapunten worden in een lichtere tint dan de normale agendapunten weergegeven, en voor de titel staat (in opmaak) of (in proces). Een punt is in opmaak als het nog bij de auteur zit, en een punt zit in proces wanneer het door de auteur werd ingediend.

Enkel te bespreken punten tonen

Met de filter 'Enkel te bespreken punten tonen', kan je aanduiden dat je enkel de agendapunten wilt zien waarvoor iemand heeft gezegd dat ze besproken moeten worden of die door de administratie zijn aangeduid als bespreekpunt

Alles inklappen/uitklappen

Je kan de volledig agenda van de vergadering inklappen of uitklappen.

Filters om meer of minder informatie bij elk agendapunt te tonen

De selectie die je maakt bij deze filters wordt onthouden over vergaderingen heen.

Alle iconen tonen

Het systeem bepaalt naargelang de status welke iconen relevant zijn. Heb je als gebruiker toch behoefte om iconen te zien die voor een bepaalde status niet relevant zijn, dan kan je altijd kiezen voor ‘Alle iconen tonen’

Samenvattingen tonen

Je kan bij alle agendapunten de samenvattingen tonen (aangevuld met nog wat extra randinformatie) wanneer je kiest voor Samenvattingen tonen.