Zaaktypes zijn de verschillende types zaken (aanvragen, meldingen, registraties, ....) die aangemaakt kunnen worden via het Zaaksysteem.
Een zaaktype wordt (in grote lijnen) samengesteld uit een formulier en een workflow.
Zaaktypes raadplegen
In het overzicht vind je alle aangemaakte zaaktypes.
Je kan doorheen de resultaten navigeren aan de hand van een navigatiebalk (rechts onderaan). Je kan de resultaten sorteren op de beschikbare kolommen door op de titel van de kolom te klikken. Standaard wordt er gesorteerd op Naam.
Bovenaan verschijnt een zoekbox. Door een zoekterm in deze box in te typen wordt de lijst met zaaktypes automatisch gefilterd.
Zaaktypes toevoegen
Een zaaktype toevoegen doe je als volgt
- Klik op 'Toevoegen'
- Vul de gegevens in in de pagina die verschijnt
- Klik op 'Toevoegen'
Het zaaktype is toegevoegd, zichtbaar in het overzicht en beschikbaar in de pagina 'Nieuw'.
Voor elk zaaktype kan je volgende informatie beheren:
| Rechten | De rechten die toegekend worden aan zaken van dit type. Hierdoor wordt bepaald wie een zaak van dit type mag aanmaken, bekijken, wijzigen, ... Je kan zelf rechten voor zaken beheren. |
|---|---|
| Naam | De naam van het zaaktype zoals het getoond zal worden in de pagina 'Nieuw'. |
| Code | Een unieke code voor het zaaktype. Als je de code niet invult, wordt hij automatisch gegenereerd op basis van de naam. De code mag maximaal uit 50 karakters bestaan. |
| Formulier | Het formulier dat geopend moet worden als de gebruiker voor het betreffende zaaktype kiest. Je kan deze formulieren zelf aanmaken en beheren. |
| Workflow | De workflow die toegepast moet worden als het zaak aangemaakt wordt. Je kan deze workflows zelf aanmaken en beheren. |
| Rubriek | De rubriek waaronder het zaaktype getoond moet worden in de pagina 'Nieuw'. Je kan deze rubrieken zelf aanmaken en beheren. |
| IPDC-Product | Het overeenkomstige product in de IPDC. Dit product wordt gebruikt bij het doorgeven van gegevens aan de DOSIS en Notificatie bouwstenen van de Vlaamse Overheid. |
| Soort zaak | Een dropdownlijst met soorten zaken:
Het soort zaak is onder andere beschikbaar in de template dataset om te gebruiken in e-mails of documenten. Het kan daarnaast ook gebruikt worden voor de ontsluiting van zaken naar externe systemen (bvb. voor meldingen) |
| Vertrouwelijkheid | De mate van vertrouwelijkheid:
|
| Info dashboard | Extra informatie die mee opgenomen moet worden in de takenbak van de gebruiker wanneer deze een taak voor een zaak van dit type moet uitvoeren. Deze informatie kan afkomstig zijn uit het zaak of een taak of gegenereerd worden in de workflow. Het veld kan variabel opgevuld worden door gebruik te maken van Velocity Scripting. |
| E-loketten | De e-loketten waarop het zaaktype gepubliceerd wordt zodat de burger een zaak van dit type kan aanmaken in het e-loket. Voor elk e-loket dat je toevoegt kan je bepalen onder welke categorie het zaaktype getoond wordt. Zo worden de zaaktypes op een overzichtelijke manier getoond aan de burger. Je kan zelf de beschikbare categorieën voor e-loketten beheren. Er werden ook enkele standaard categorieën afgesproken binnen SmartLoket. |
| Zaakparameters | De parameters die hergebruikt kunnen worden als variabele in een workflow. Deze kan je bijvoorbeeld gebruiken om een waarde die specifiek is voor jouw bestuur vast te zetten, zodat je bij het updaten van een workflow deze niet overschrijft. Deze parameters zijn altijd verborgen op het zaakoverzicht, en dienen om gebruikt te worden in het proces. Een zaakparameter heeft twee mogelijke types:
De variabelen worden net zoals overige velden uit de zaak met een zelfgekozen vraag ID opgehaald. |
| Alias | De gebruikersvriendelijke naam die gebruikt wordt om het zaakformulier via het e-loket op te halen. Het formulier is steeds beschikbaar op <url e-loket>/<alias>. De alias wordt automatisch ingevuld op basis van de naam. De alias moet uniek zijn. |
| Anonimiseren | De tijdspanne waarna persoonsgegevens voor een zaak van dit type geanonimiseerd moeten worden. Je kan bepalen hoeveel dagen, weken, maanden of jaren nadat het zaak afgehandeld werd de persoonsgegevens uit het zaak verwijderd worden. Persoonsgegevens worden gedefinieerd op basis van de vraag ID's die gebruikt werden in formulieren om de persoonsgegevens aan te maken. Het gaat hier om de gestandaardiseerde vraag ID's waar de verwijzing 'person' in voor komt. Standaard worden alle persoonsgegevens geanonimiseerd. Indien gewenst kan je bepaalde persoonsgegevens uitsluiten van anonimiseren door de betreffende vraag ID's toe te voegen in het invulveld 'Uitgesloten persoonsgegevens'. |
| Actief | De aanduiding of het zaaktype al dan niet beschikbaar is in de pagina 'Nieuw' of niet. |
| Externe ID | De weergave van de externe ID die gebruikt kan worden wanneer er gekoppeld wordt met andere toepassingen. Deze externe ID kan niet gewijzigd worden. |
Zaaktypes wijzigen
Om een zaaktype te wijzigen ga je als volgt te werk
- Klik op 'Wijzigen' bij het betreffende zaaktype
- Wijzig de gewenste gegevens in de pagina die verschijnt
- Klik op 'Wijzigen'
De wijzigingen worden meteen doorgevoerd.
Zaaktypes verwijderen
Om een zaaktype te verwijderen ga je als volgt te werk
- Klik op 'Verwijderen' bij het betreffende zaaktype
- Klik op 'Verwijderen' om je actie te bevestigen
Het zaaktype wordt verwijderd.
Een zaaktype dat reeds gebruikt wordt in de toepassing kan je niet verwijderen. Wanneer je de actie 'Verwijderen' uitvoert, wordt er een foutmelding getoond.
Zaaktypes exporteren
Om een zaaktype te exporteren ga je als volgt te werk:
- Klik op 'Exporteren' bij het betreffende zaaktype
Er wordt een ZIP-bestand gedownload naar je computer. Dit bestand bevat het zaakformulier, de taakformulieren, de invoegformulier, de (sub)workflows, de statussen, de verwijzingen naar de templates van XperiDo en de configuraties van de exports uit de workflows.
Zaaktypes importeren
Om een zaaktype te importeren ga je als volgt te werk:
- Klik op 'Importeren'
- Zoek het betreffende ZIP-bestand op je computer
- Klik op de knop 'Importeren'
- Geef aan welke formulieren, workflows, exports, statussen en templates je al dan niet wenst te overschrijven indien deze al bestaan in de omgeving
- Klik op de knop 'Importeren'
Er verschijnt een melding dat het importeren is gelukt. Er moet enkel nog rekening worden gehouden met de ingestelde rechten en rubrieken.