Volgende informatie is enkel van toepassing indien door een andere leverancier een koppeling naar Besluitvorming ontwikkeld is.
Een ontwerpbesluit kan gestart worden vanuit een ander systeem op drie verschillende manieren:
Als een concept agendapunt
Wanneer vanuit een ander systeem een concept agendapunt gestart wordt, dan verschijnt dit concept in de externe concepten op de startpagina Besluitvorming. Indien het agendapunt wordt aangeklikt, wordt de 'Nieuw' pagina geopend, waar je als gebruiker een formulier kan kiezen. Na de keuze van een formulier, wordt een ontwerpbesluit gestart op dezelfde manier als wanneer een nieuw ontwerpbesluit wordt aangemaakt. Afhankelijk van de koppeling, zullen bepaalde velden uit het formulier reeds ingevuld zijn door het extern systeem. Je kan de velden die nog niet zijn ingevuld verder aanvullen, of de velden die zijn ingevuld door het extern systeem nog aanpassen.
Bij uitbreiding is het voor een ander systeem ook mogelijk om zelf aan te geven met welk formulier het concept verder afgewerkt moet worden. In dat geval kom je na het klikken op het extern concept niet in de Nieuw pagina terecht, maar rechtstreeks in het formulier dat door het ander systeem doorgegeven werd.
Als een agendapunt in de takenbak Besluitvorming
Een ander systeem kan ook een agendapunt aanmaken dat rechtstreeks in de takenbak Besluitvorming verschijnt. Je bent dan niet verplicht om het formulier nog te doorlopen maar het agendapunt kan wel nog gewijzigd worden zoals normale agendapunten. Indien er geen wijzigingen noodzakelijk zijn, kan je meteen het agenderingsproces starten. Het formulier dat achter het agendapunt hangt is afhankelijk van de keuze die het ander systeem maakt. Indien er een specifiek formulier wordt doorgeven, wordt dat formulier achterliggend aan het agendapunt gekoppeld. Als er geen specifiek formulier wordt doorgegeven bij het aanmaken van de agenda, dan wordt het besluittype dat als generiek besluittype is aangevinkt automatisch achter het agendapunt gehangen.
Als een geagendeerd agendapunt
Als derde optie kan een extern systeem een geagendeerd agendapunt aanmaken. Het extern systeem plaatst het agendapunt dan rechtstreeks op een agenda. Bij het agenderen vanuit een extern systeem, wordt er ook rekening gehouden met de /wiki/spaces/HAN/pages/621281357 en de afgesloten agenda. Het agendapunt kan niet meer door auteurs bewerkt worden, en kan enkel gewijzigd worden door het secretariaat. Het formulier dat achter het agendapunt hangt is afhankelijk van de keuze die het ander systeem maakt. Indien er een specifiek formulier wordt doorgeven, wordt dat formulier achterliggend aan het agendapunt gekoppeld. Als er geen specifiek formulier wordt doorgegeven bij het aanmaken van de agenda, dan wordt het besluittype dat als generiek besluittype is aangevinkt automatisch achter het agendapunt gehangen.