Ondertekenaars kunnen op verschillende plaatsen in de toepassing gebruikt worden:
- Bij het het genereren van publicaties (zie Een publicatie genereren van een ontwerpbesluit, Een publicatie genereren van een initiatiefrecht en Een publicatie van de vergadering genereren) NOTULA
- Bij het generen van document in de workflow, afhankelijk van de gekozen ondertekenaar in het formulier of de toegekende ondertekenaar in de workflow (zie Ondertekenaars selecteren en PDF) ZAAKSYSTEEM CONTACTMOMENTENBEHEER
Ondertekenaars raadplegen
In het overzicht vind je alle aangemaakte entiteiten, groepen personen.
- Het type entiteit bevat alle algemene gegevens van een entiteit (bijvoorbeeld de contactgegevens van het bestuur)
- Het type persoon bevat de gegevens van één persoon
- Het type groep kan gebruikt worden om een groep te maken waaraan een entiteit en 1 tot 3 ondertekenaars gelinkt worden
Je kan doorheen de resultaten navigeren aan de hand van een navigatiebalk (rechts onderaan). Je kan de resultaten sorteren op de beschikbare kolommen door op de titel van de kolom te klikken. Standaard wordt er gesorteerd op Naam.
Bovenaan verschijnt een zoekbox. Door een zoekterm in deze box in te typen wordt de lijst met relatietypes automatisch gefilterd. Er kan ook gesorteerd worden op elk van de kolommen.
Ondertekenaars toevoegen
Een ondertekenaar toevoegen doe je als volgt
- Klik op 'Toevoegen'
- Kies een type dat je wilt toevoegen
- Vul de gegevens in
- Klik op 'Toevoegen'
De ondertekenaar is toegevoegd en kan gebruikt worden binnen de toepassing.
Er kunnen drie verschillende types toegevoegd worden aan de ondertekenaars:
- Entiteit
- Persoon
- Groep
Voor een entiteit kunnen volgende eigenschappen ingesteld worden:
| Naam | De naam van de entiteit. Deze naam wordt getoond in de toepassing bij het selecteren van de ondertekenaar. |
|---|---|
| Actief | Geeft aan of de entiteit actief is (enkel beschikbaar als de entiteit aan geen enkele groep gekoppeld is) |
| Actief voor | De modules waarvoor de entiteit actief is |
| Gegevens | De gegevens van de entiteit. Volgende gegevens kunnen ingevoerd worden
Een entiteit is bijvoorbeeld 'De gemeenteraad', ... |
Voor een persoon kunnen volgende eigenschappen ingesteld worden:
| Gebruiker | De gebruiker die dient te ondertekenen |
|---|---|
Actief | Geeft aan of de persoon actief is |
| Actief voor | Geeft aan voor welke modules de persoon actief is |
| Functie | De functie van de ondertekenaar |
| Handtekening | Een ingescande handtekening van de ondertekenaar |
Een dropdownlijst waar je kan kiezen met welke gebruiker uit het gekoppelde handtekenplatform deze ondertekenaar overeenkomt, zodat de documenten die met deze ondertekenaar gegenereerd worden, bij de juiste gebruiker in het gekoppeld handtekenplatform terecht komen. | |
| Functie (enkel i.g.v. CSsign) | Een dropdownlijst waar je kan kiezen welke functie meegestuurd moet worden bij de gebruiker, wanneer deze gebruiker wordt doorgegeven aan CSsign. |
Voor een groep kunnen volgende eigenschappen ingesteld worden
| Naam | De naam van de groep |
|---|---|
| Actief | Geeft aan of de groep actief is of niet |
| Actief voor | Geeft aan voor welke module de groep actief is |
| Entiteit | Een keuzelijst waar de entiteit gekozen kan worden die gelinkt moet zijn aan de groep |
| Ondertekenaar 1, 2, 3 | Een keuzelijst waar de persoon gekozen kan worden die gelinkt moet zijn aan de groep |
Elke aangemaakte entiteit, groep en persoon zal in het Zaaksysteem en Contactmomentenbeheer gekozen kunnen worden als ondertekenaar, afhankelijk van de configuratie van de vraag in het formulier. In Notula kunnen enkel de groepen gekozen worden om te ondertekenen. Er wordt bij de selectie mogelijkheden ook rekening gehouden met de ingestelde rechten. Deze rechten kunnen ingesteld worden wanneer een ondertekenaar geactiveerd wordt voor een bepaalde module.
Om rechten te configureren, kiest je een dienst en rol, en voeg je deze toe. Enkel de geselecteerde groepen kunnen de rechten dan selecteren bij het genereren van documenten. Indien er geen rechten ingesteld zijn, kan iedereen de ondertekenaar gebruiken.
Ondertekenaars wijzigen
Om een ondertekenaar te wijzigen ga je als volgt te werk
- Klik op 'Wijzigen' bij de betreffende ondertekenaar
- Wijzig de gewenste gegevens in de pagina die verschijnt
- Klik op 'Wijzigen'
De wijzigingen worden meteen doorgevoerd.
Ondertekenaars verwijderen
Om een ondertekenaar te verwijderen ga je als volgt te werk
- Klik op 'Verwijderen' bij de betreffende ondertekenaar
- Klik op 'Verwijderen' om je actie te bevestigen
De ondertekenaar wordt verwijderd.