Voor de burger
- Ga naar de startpagina van het Smartloket.
- Klik op ‘Meldingen en klachten’.
- Kies voor ‘Klacht’. <link> Meer info over de startpagina van Smartloket
- Vul een onderwerp in, omschrijf waarover de klacht gaat, eventuele bijlagen kunnen worden toegevoegd en klik op ‘Volgende’.
- Geef aan vanuit welke hoedanigheid je een klacht aanmaakt (burger of bedrijf of vereniging) en vul je contactgegevens verder aan. Accepteer de algemene voorwaarden en klik op ‘Volgende’.
- Valideer je gegeven op de overzichtspagina en klok op ‘Opslaan’ of ga terug naar ‘Vorige’ als je iets wenst aan te passen.
Je klacht wordt verwerkt.
Een medewerker van het lokaal bestuur zal jouw klacht verwerken. Je ontvangt een e-mail met een ontvangstbevestiging.en een referentienummer. Je zal verder op de hoogte gehouden worden via e-mail.
Voor de medewerker
Klacht behandelen
Als medewerker vind je alle aanvragen waarvoor een actie vereist is terug in je <link> takenbakje.
Om een klacht te behandelen kan je uit de volgende acties kiezen:
- Ontvankelijk verklaren
- Je bent verplicht om aan te duiden waarover de klacht gaat, of de klacht betrekking heeft op het handelen van een dienst en op een personeelslid.
- Kies de gewenste klachtenbehandelaar (diens en rol) en geef aan op welke manier je de indier van de klacht op de hoogte wil brengen over het ontvankelijk verklaren van de klacht.
- Werd een klacht aan je toegewezen dan krijg je twee opties:
- De klacht onderzoeken: je geeft de resultaten van het onderzoek in en voegt eventueel documentatie toe als bijlage
- De klacht terugsturen
- Niet ontvankelijk verklaren
- Nadat je klikt op ‘Niet ontvankelijk verklaren’ moet je een om omschrijving invullen en kiezen of je dit via mail of via brief terug willen koppelen aan de indiener van de klacht.
- Via mail: er wordt automatisch een mail gestuurd naar de indiener.
- Via Brief: je kan een Brief afdrukken en verzenden. Deze brief vind je terug bij de ‘Workflowdocumenten ‘ in de linker actiebalk nadat je op ‘Opslaan’ hebt geklikt.
- Ja kan dan nog via ‘Terugkoppelen’ aangeven of de indiener al dan niet akkoord is gegeven met de afhandeling van de klacht.
- Nadat je klikt op ‘Niet ontvankelijk verklaren’ moet je een om omschrijving invullen en kiezen of je dit via mail of via brief terug willen koppelen aan de indiener van de klacht.