...
Behandelende dienst: deze dienst moet effectief aan de slag met het contactmoment en één of meerdere behandeltaken uitvoeren.
Ter attentie van: indien de brief of e-mail voor één specifieke medewerker is, kan je hier zijn/haar naam ingeven. Het contactmoment gaat altijd naar de volledige dienst, maar de naam van de medewerker wordt vernoemt in het takenbakje.
Kennisnemende dienst(en): deze dienst(en) moet(en) op de hoogte zijn van het contactmoment, maar moet(en) er zelf niets mee doen. De dienst krijgt wel een taak om een eventuele opmerking in te geven.
Voltallig College van burgemeester en schepenen of Vast Bureau laten kennisnemen: (afhankelijk van instelling contactmomentparameter) indien dit aangevinkt is, wordt het cbs en vb als kennisnemer ingesteld.
Vertrouwelijkheid: Standaard ingesteld op niet vertrouwelijk.
Niet-vertrouwelijk: alle gebruikers met het recht 'Leesrechten op niet-vertrouwelijke items toekennen' (voor het type) kunnen het item inkijken.
Vertrouwelijk: alle gebruikers met het recht 'Leesrechten op vertrouwelijke items toekennen' (voor het type) kunnen het item inkijken
Strikt vertrouwelijk: alle gebruikers met het recht 'Leesrechten op strikt vertrouwelijke items, en items waarvan de vertrouwelijkheid nog niet bepaald is, toekennen' kunnen het item inkijken. Alle gebruikers die op naam rechten gekregen hebben kunnen het item inkijken.
Opmerkingen: in dit vrijblijvende tekstveld kan je als postmeester een opmerking meegeven aan de behandelende of kennisnemende dienst(en).
...
De nodige diensten (behandelaar en kennisnemer(s)) worden aan het contactmoment gekoppeld, maar vooraleer de verdeling effectief plaatsvindt, kan het contactmoment eerst nog ter validatie worden voorgelegd. De validator (s) krijgen krijgt 2 taken: valideren en terugsturen.
Valideren: de validator kan indien nodig nog een aanpassing doen van de behandelende dienst en/of kennisnemer(s) en laten verdelen.
(Indien er in de parameters gekozen is om te valideren met één klik wordt de brief meteen verdeeld na het uitvoeren van de taak en zijn er geen wijzigingen meer mogelijk door de validator van de behandelaar of kennisnemer(s)).Terugsturen: indien er nog iets aangepast moet worden kan de validator de brief terugsturen naar de postmeester.
Indien gewenst, kan er aan termijnbewaking gedaan worden en kunnen we hier een tijdslimiet op instellen (bijvoorbeeld 2 werkdagen). Na het verlopen van deze termijn wordt het contactmoment automatisch verdeeld naar de gekozen dienst(en)dienst.
Adhv een contactmomentparameter kan je ervoor kiezen om een tweede validator in te stellen. Op deze manier kan je het poststuk laten valideren door meerdere diensten.
Adhv een contactmomentparameter kan er gekozen worden op serieel, parallel of niet te valideren.
Serieel valideren: hierbij krijg je eerste de taak voorleggen ter validatie. Pas na validatie wordt het poststuk verdeeld aan de behandelende dienst om verder te verwerken.
Parallel valideren: hierbij zal de taak validatie parallel kunnen uitgevoerd worden met de taken voor de behandelende dienst. Dit kan gebruikt worden indien de burgemeester of algemeen directeur op de hoogte moet gesteld worden van een poststuk. Zij kunnen nog een wijziging uitvoeren zoals extra kennisnemende diensten selecteren. Op deze manier is er geen vertraging op de behandeling van het poststuk.
Niet valideren: hierbij zal de taak ‘voorleggen ter validatie’ niet getoond worden en heeft de postmeester enkel de mogelijkheid om meteen te verdelen zonder extra controle.
Markeren als reclame
Met deze actie heb je de mogelijkheid om het poststuk te markeren als reclame. Het poststuk wordt afgesloten.
Via een parameter kan deze taak geactiveerd worden.
Behandelen
Je kan als behandelaar van een contactmoment meerdere acties kiezen om een inkomend contactmoment te behandelen. Afhankelijk van de configuratie kan het aantal acties verschillen.
...
Pas na het uitvoeren van de taak ‘Kennisnemen’, verdwijnt het contactmoment uit het takenbatakenbakje.