| Page Properties | ||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ||||||||||
|
| Table of Contents |
|---|
Een nieuwe vorming aanvragen
...
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
Om deze module te gebruiken moet je voor alle diensten een leidinggevende configureren. |
Voor de aanvrager
- Start een nieuwe aanvraag.
- Vul de gevraagde gegevens in en klik op 'Volgende'.
- Valideer de
...
Aanvragen behandelen
...
- gegevens op de overzichtspagina en klik op 'Opslaan'.
Een medewerker behandelt jouw aanvraag verder. Je (en de andere deelnemers) krijgen een e-mail met een ontvangstbevestiging en een referentienummer. We houden je verder op de hoogte van je aanvraag via e-mail.
Voor de medewerker
Aanvraag behandelen
Om de aanvraag te behandelen zijn manuele acties van een medewerker nodig.
Je kan deze acties uitvoeren in het behandelportaal van SmartLoket. Alle aanvragen waarvoor actie vereist is, vind je terug in je takenbakje onder 'Alle taken'. Je kan de aanvraag ook opzoeken via de zoekfunctie.
Om een aanvraag te behandelen kan je volgende acties uitvoeren:
Advies geven
| Info |
|---|
...
Deze actie is enkel van toepassing indien |
...
de optie 'Advies leidinggevende |
...
' actief is. |
...
Voor de leidinggevende
Als leidinggevende vind je de aanvragen waarvoor advies gevraagd is terug in je takenbakje onder 'Alle taken'. Je krijgt ook een e-mail wanneer jouw advies gevraagd wordt.
Door te kiezen voor de actie Advies geven geef je jouw advies over de gevraagde vorming.
Voor de behandelaar
Ontvang je, binnen de vooropgestelde periode, geen advies van de leidinggevende, dan kan je via de actie Advies geven zelf het gewenste advies invoeren.
Agenderen
| Info |
|---|
...
Deze actie is enkel van toepassing indien de |
...
optie 'Agenderen' actief is. |
Je start
...
Doorloop het ontwerpbesluit en agenderen
- Als de aanvraag wordt goedgekeurd
- Als de aanvraag niet wordt goedgekeurd:
- Weigeren: wanneer deze taak wordt uitgevoerd, wordt de aanvraag automatisch afgesloten. De aanvrager krijgt een automatische mail met de melding dat de aanvraag is geweigerd.
- Zaak starten: Indien de aanvraag een ongunstig advies krijgt, kan er een nieuwe aanvraag opgestart worden. De originele aanvraag wordt automatisch afgehandeld.
Niet agenderen
| Info |
|---|
Enkel van toepassing indien de stap agenderen niet actief is. |
Je krijgt 3 mogelijkheden:
Goedkeuren
Gaat verder naar feedback geven.
Weigeren
Aanvraag wordt afgesloten. Aanvrager krijgt een automatische mail met de melding dat de aanvraag is geweigerd.
Zaak starten
Indien de aanvraag een ongunstig advies krijgt, kan er een nieuwe aanvraag opgestart worden. De originele aanvraag wordt automatisch afgehandeld.
Feedback geven
| Info |
|---|
Enkel van toepassing indien feedback deelnemers vereist is. |
Nadat de vorming heeft plaatsgevonden zal de aanvrager en indien van toepassing andere deelnemers een mail ontvangen met de vraag om feedback.
...
vanuit de vormingsaanvraag een nieuw ontwerpbesluit met de actie Agenderen. Via Notula wordt het ontwerpbesluit geagendeerd en behandeld.
Wordt de aanvraag goedgekeurd? Dan worden de deelnemers hiervan automatisch op de hoogte gebracht.
Beslissen
In deze stap kan je de beslissing over de vormingsaanvraag invoeren.
Wanneer je in de vorige stap de aanvraag agendeerde in Notula en de aanvraag werd goedgekeurd, dan wordt deze stap automatisch overgeslagen.
Je hebt 3 mogelijkheden om je beslissing kenbaar te maken
- Goedkeuren
Via de actie Goedkeuren keur je de aanvraag goed. Indien gewenst breng je de aanvrager en andere deelnemers hiervan per e-mail op de hoogte. Deze optie is niet beschikbaar wanneer de aanvraag reeds geagendeerd werd in de vorige stap en niet goedgekeurd werd. - Weigeren
Via de actie Weigeren weiger je de aanvraag. Indien gewenst breng je de aanvrager en andere deelnemers hiervan per e-mail op de hoogte. - Vorming starten
Kan je de aanvraag niet goedkeuren, maar wens je een alternatief voor te stellen (ipv de aanvraag te weigeren), dan kan dit via de actie Vorming starten.
Door te kiezen voor Vorming starten, maak je een nieuwe vormingsaanvraag aan. De gegevens van de bestaande aanvraag worden automatisch overgenomen en je brengt de gewenste wijzigingen aan voor je de aanvraag indient. Er wordt een nieuw behandelproces opgestart voor de aanvraag. De 'oude' aanvraag wordt automatisch afgesloten.
Annuleren
Gedurende het proces kan de aanvraag indien nodig geannuleerd worden via de
...
actie Annuleren. Deze taak vind je terug in
...
het takenbakje
...
onder "Geparkeerde taken". Je kan de aanvraag ook opzoeken via
...
Wanneer je de actie uitvoert, kan je kiezen om de aanvrager / melder te informeren. Indien van toepassing ontvangt de aanvrager / melder een e-mail waarin de toelichting vermeld staat.
Voor de deelnemer(s) van de vorming
| Info |
|---|
Deze actie is enkel van toepassing indien de optie 'Feedback deelnemers' actief is. |
Als deelnemer van de vorming ontvang je, nadat de vorming heeft plaatsgevonden, een e-mail met de vraag om feedback over de vorming te geven. Via een link in de e-mail wordt een formulier geopend waarin je je feedback kan noteren.
Wanneer de feedback van alle deelnemers ontvangen is, wordt de aanvraag automatisch afgehandeld.
Aanvragen opzoeken en rapportering
Je kan aanvragen opzoeken via de zoekfunctie. Hier kan je ook filters opslaan, delen en hergebruiken.
De specifieke filter 'Vorming' laat je toe de zoekresultaten snel te filteren op alle vormingsaanvragen.
Van deze zoekresultaten kan je een rapport in Excel-formaat downloaden.