...
Alle klachten waarvoor actie vereist is, vind je terug in je takenbakje onder 'Alle taken'. Je kan deze acties uitvoeren in het behandelportaal van SmartLoket. Je kan de melding klacht ook opzoeken via de zoekfunctie.
...
Gedurende het proces kan de klacht indien nodig geannuleerd worden via de actie Annuleren. Deze taak vind je terug in het takenbakje onder "Geparkeerde taken". Je kan de melding klacht ook opzoeken via de zoekfunctie.
...
Alle klachten waarvoor actie vereist is, vind je terug in je takenbakje onder 'Alle taken'. Je kan deze acties uitvoeren in het behandelportaal van SmartLoket. Je kan de melding klacht ook opzoeken via de zoekfunctie.
...
Met de actie Bijkomende informatie vragen kan je extra informatie opvragen aan ofwel de melder, ofwel aan iemand anders. De geadresseerde krijgt vervolgens een e-mail met daarin een link naar SmartLoket om via die weg de bijkomende informatie (bv. bijlage) aan te leveren. De aangeleverde informatie wordt hierdoor meteen beschikbaar in de detailpagina van de meldingklacht.
Ontvankelijk verklaren
Indien de klacht ontvankelijk is kan je deze Ontvankelijk verklaren. Hierbij moet je aangeven waarover de klacht gaat en of de klacht gaat over een dienst of personeelslid. Daarnaast duid je de gewenste klachtenbehandelaar (dienst en rol) aan.
Je krijgt als klachtencöordinator ook de mogelijkheid om de melder op de hoogte te brengen via e-mail. Hierbij kan je een toelichting formulieren formuleren die mee wordt opgenomen in de e-mail.
Na het ontvankelijk verklaren van de klacht wordt deze doorgegeven aan de klachtenbehandelaar doorgegeven. De klachtenbehandelaar zal het onderzoek uitvoeren.
...
Indien de klacht niet ontvankelijk is kan je deze Niet ontvankelijk verklaren. Je krijgt als klachtencöordinator ook de mogelijkheid om de melder op de hoogte te brengen via e-mail. Hierbij kan je toelichting formulieren formuleren die mee wordt opgenomen in de e-mail.
...
Terugsturen
Wanneer je oordeelt dat hij of zij je niet de geschikte persoon is bent voor het onderzoeken van de klacht of wanneer de informatie niet volledig klopt, dan kan je deze Terugsturen. Hierbij kan de medewerker je steeds opmerkingen meegeven voor de klachtencoördinator.
...
Nadat de Klachtenbehandelaar het onderzoek heeft afgerond kan de klachtencoördinator de klacht afhandelen.
Advies
Wanneer je kiest voor de actie Advies vragen kan je ofwel intern ofwel extern advies aanvragen.
...
In beide gevallen wordt het aangeleverde advies wordt meteen beschikbaar in de detailpagina van de klacht.
...
Indien de klacht volledig behandeld is dan kan je deze Afhandelen. Hierbij geef je als klachtencoördinator de conclusie van het onderzoek in. Je krijgt ook de mogelijkheid om de verzoeker op de hoogte te brengen via e-mail. Hierbij moet je een antwoord formulieren formuleren dat mee wordt opgenomen in de e-mail.
...
Van deze zoekresultaten kan je een het rapport ‘Klachtenregister’ in Excel-formaat downloaden.