Q&A sessie rond de legislatuurwissel (19/11/'24 en 27/11/'24)

Hier vind je alle vragen en antwoorden die werden behandeld in de Q&A-sessie. Deze pagina wordt steeds bijgewerkt vanaf we antwoorden hebben gekregen van het ABB. Je kan hen altijd mailen op binnenland@vlaanderen.be als er onduidelijkheden zijn.

Vraag	Antwoord
Wat is de aanbevolen datum om de gegevens aan gelinkt notuleren te bezorgen?	Je mag in het mandatenbeheer werken zodra je wilt, idem voor gelinkt notuleren
Welk is de meest praktische manier om de teksten vanuit gelinkt notuleren over te brengen naar Green Valley Notula?	In een vergadering in gelinkt notuleren neem je bovenaan ‘acties’ (opgelet, je mag dan de slider focus besluiten niet actief hebben staan) en kies je voor ‘Onderdelen downloaden en kopiëren’. Je kiest bij elk agendapunt ‘Kopieer besluit en onderdelen’ en dan kom je in een scherm terecht waar je eenvoudig alle onderdelen kan kopiëren
Op welke manier kunnen we best intern publiceren, zodat de juiste raadsleden de documenten ontvangen (en niet de oude raadsleden)? (zelfde vraag) Agenda (uitnodiging) zullen we mailen, ook intern publiceren in GV of beter niet? Als we intern publiceren dan zien de oude raadsleden alles, maar als we dat niet doen, hoe werken we dan af?	Ons standaard scenario beschrijft de situatie dat je de nieuwe leden pas in Notula zet net voor de installatievergadering. Dus normaal bij het intern publiceren staan daar nog de oude raadsleden en kan je die weg gooien en bvb. alleen publiceren naar de AD. Je kan intern publiceren met een vergadering met enkel titels en later de inhoud aanvullen, dan kan je ook publiceren naar de raadpleeg.
Hoe werkt concreet het copy-pasten, kan je niet gewoon je tekst kopiëren vanuit gelinkt notuleren, rechtstreeks plakken in e-besluit, zonder met tussenstap klembord te werken?	Het is belangrijk dat je rechtstreeks kopieert vanuit gelinkt notuleren en zeker niet via kladblok gaat.
Hoe behandelen we een afstand van mandaat? Moeten we nu al rekening houden met een wissel in schepenmandaat in 2027?	Afstand van mandaat: persoon die afstand doet niet als mandataris aanmaken in Lokaal Mandatenbeheer, enkel personen die effectief hun mandaat opnemen. Een einddatum bij de aanstelling van de schepenen kan aangegeven worden in het agendapunt 7
-Als we nu al weten dat de voordrachtakte onontvankelijk is dienen we dan de installatievergadering voor te bereiden alsof het wel ontvankelijk is en de onontvankelijkheid pas vaststellen op de zitting zelf? Zo ja, wat sturen we dan mee met de uitnodiging qua ontwerpnotulen?	Antwoord ABB: Dit scenario is voorzien in artikel 7
-Indien onontvankelijk is er een 2de installatievergadering o.a voor de schepenen etc. Zijn 2 installatievergaderingen mogelijk in gelinkt notuleren?	Antwoord ABB: Ja
-Bestaat er een sjabloon voor deze uitnodiging (zodat we niet vergeten wat er allemaal bij moet)	We hebben geen specifiek sjabloon voor de uitnodiging
-Stel dat CBS van 6.12 nog met ‘oude setting’ verder gaat hoe zit het dan met oude en nieuwe raadsleden etc. in GV ?? Moeten we dat allemaal handmatig in zittingsbeheer aanpassen of hoe doen we dit dan?	Vraag voor het ABB Antwoord ABB: stel vraag rechtstreeks aan binnenland@vlaanderen.be
-GR januari heeft geen commissies, hoe gaan we daar mee om in Notula?	Je kan deze manueel verwijderen van de commissies en dan de commissie verwijderen.
Er werd tijdens de toelichting gevraagd om niet teveel te wijzigen aan de tabel van de rangorde. Mogen we deze zelf nog uitbreiden met bv het aantal naamstemmen of zorgt dit voor een conflict?	Antwoord ABB: Dat is technisch mogelijk maar aanpassingen of toevoegingen zullen overschreven worden als er gesynchroniseerd wordt met Lokaal Mandatenbeheer. Als ze dit doen, mogen ze dus daarna niet nogmaals synchroniseren.
agenda’s installatie van 2 december Indien ik zou werken met 2 agenda’s één voor te publiceren op de site en één om mijn voorbereiding in te doen kan ik naderhand de punten van die zitting met mijn ontwerpbesluiten verplaatsen naar die andere agenda of moet ik copy paste doen van de rubrieken/artikels i.f.v LBLOD (titels werden gepubliceerd via andere agenda).	Dit zouden we voorstellen van niet te doen en eventueel gewoon de titels te publiceren.
In Aalst is er een verkozene (x) die de eed niet zal afleggen omwille van een onverenigbaarheid. Hij wil momenteel ook niet vrijwillig afstand doen van zijn mandaat, maar het DLB bepaalt dat hij het mandaat sowieso niet kan opnemen. Dat wil zeggen dat we bij de installatie ook de opvolger niet kunnen installeren. Moet deze persoon (x) wel worden ingeput in het mandatenbeheer, moet de mogelijke opvolger al bij? En publiceren we dan? Wat doen we met andere verkozenen die afstand doen van hun mandaat, moeten die ook in mandatenbeheer geregistreerd alsook de opvolgers. Mag die dan van concept naar finale versie gaan?	Vraag voor het ABB. Antwoord ABB: enkel personen die effectief een mandaat opnemen moeten aangemaakt worden in Lokaal Mandatenbeheer. Verkozenen die afstand doen van mandaat moeten niet worden aangemaakt in Lokaal Mandatenbeheer (wel vermeld in de notulen). Het specifieke geval van situatie van onverenigbaarheid is voorzien in de sjablonen, maar ze checken best nog eens bij binnenland@vlaanderen.be wie ze dan moeten aanmaken in LMB (want ze zullen de weigeraar ook nodig hebben als aanwezige vermoed ik).
Voordrachtsakten laattijdig bezorgd -> hoe oplossen met publiceren van informatie?	Zie derde vraag i.v.m intern publiceren -> intern publiceren met elke titels.
-Zitting moet gepubliceerd naar RPO, ook melden of hoeft dat niet? Pikt ABB zelf de info op uit de RPO?	We gaan wellicht adviseren van dit te melden, tenzij we andere signaleren krijgen. Antwoord ABB: Enkel de ‘aanduiding en eedaflegging van de aangewezen burgemeester’ (agendapunt 8) is meldingsplichting. Het andere besluittype is voor alle andere agendapunten en die zijn niet meldingsplichtig.
Ik heb de mandatarissen toegevoegd in het mandatenbeheer en zie ze niet in Notula bij het koppelen.	Je kan best één nacht er over laten gaan en dan zie je ze normaal verschijnen.
Raadsleden deactiveren na installatievergadering	Je kan best je raadsleden die niet opnieuw een mandaat opnemen, best deactiveren.
Ik heb nog een vraag, maar weet niet of ik hier terecht kan: hoe dienen punten ingegeven te worden in Green Valley, je dient altijd te kiezen voor kennisname, vaststelling, etc. en afhankelijk daarvan dien je ook nog te stemmen op de GR?	Wij hebben de vraag aan ABB gesteld i.v.m soort punt ( kennisname, goedkeuring). zie hieronder het antwoord van ABB. Voor het goedkeuren van de geloofsbrieven GRleden en BCSD leden wordt goedkeuring en stemming vereist. Wij raden dus aan om leeg te laten of in te vullen wat u zelf correct acht.