Via de regietool wordt een webcast aangestuurd tijdens de vergadering. Er zijn verschillende acties uit de regietool relevant voor de aansturing

Openen (of heropenen) van de vergadering

Bij het openen van de vergadering ga je, indien er een webcast werd aangemaakt, de mogelijkheid krijgen om aan te geven dat je de opname al dan niet wilt starten. Indien je kiest om deze niet te starten, wordt er geen webcast gestart en is er achteraf ook geen verslag beschikbaar. Indien je kiest om de opname wel te starten, worden de webcast gestart.

Ook bij het heropenen van een vergadering wordt de vraag gesteld om de opname te starten.

De pointer gebruiken

Wanneer je de pointer bij een agendapunt zet, wordt aangeduid dat het agendapunt in bespreking is. Op deze manier weet het systeem wanneer het effectieve fragment van een bepaald agendapunt start. Er wordt achterliggend een markering aangebracht zodat dit later gebruikt kan worden om een fragment van een specifiek agendapunt eenvoudig op te halen.

De status van de webcast en het aantal kijkers bekijken

In de header van de regietool, zal tijdens de vergadering worden aangegeven of de webcast aan het lopen is, en hoeveel mensen er aan het kijken zijn.

De zitting schorsen

Wanneer je de zitting wenst te schorsen, krijg je de keuze of je de webcast slechts wil pauzeren om later terug te starten, of dat je de webcast voor die dag wilt beëindigen. Indien je er voor kiest om slechts een korte schorsing te doen, kan je er voor kiezen om ook een extra toelichting in te geven bij deze schorsing. In dit geval blijft de webcast gewoon doordraaien, maar wordt er een melding teruggegeven naar eventuele kijkers met de extra toelichting die werd ingegeven. Zodra de zitting terug geopend wordt, loopt de opname verder.

Indien je er voor kiest om een lange schorsing te doen (bijvoorbeeld omdat de vergadering op een volgende dag verder gaat), dan wordt de opname definitief gestopt, en wordt er automatisch een nieuwe webcast aangemaakt op de volgende dag.

De zitting sluiten

Wanneer je de zitting sluit, dien je te bevestigen dat de opname mag worden stop gezet.