Contactmomenttypes beheren

Contactmomenttypes zijn de verschillende types contactmomenten die aangemaakt kunnen worden via Contactmomentenbeheer.

Een contactmomenttype wordt (in grote lijnen) samengesteld uit een formulier en een workflow.

Contactmomenttypes raadplegen

In het overzicht vind je alle aangemaakte contactmomenttypes.

Je kan doorheen de resultaten navigeren aan de hand van een navigatiebalk (rechts onderaan). Je kan de resultaten sorteren op de beschikbare kolommen door op de titel van de kolom te klikken. Standaard wordt er gesorteerd op Naam.

Bovenaan verschijnt een zoekbox. Door een zoekterm in deze box in te typen wordt de lijst met contactmomenttypes automatisch gefilterd.

Contactmomenttypes toevoegen

Een contactmomenttype toevoegen doe je als volgt

Klik op 'Toevoegen'
Vul de gegevens in in de pagina die verschijnt
Klik op 'Toevoegen'

Het contactmomenttype is toegevoegd, zichtbaar in het overzicht en beschikbaar in de pagina 'Nieuw'.

Voor elk contactmomenttype kan je volgende informatie beheren:

Rechten	De rechten die toegekend worden aan contactmomenten van dit type. Hierdoor wordt bepaald wie een contactmoment van dit type mag aanmaken, bekijken, wijzigen, ... Je kan zelf rechten voor contactmomenten beheren.
Naam	De naam van het contactmomenttype zoals het getoond zal worden in de pagina 'Nieuw'.
Code	Een unieke code voor het contactmomenttype. Als je de code niet invult, wordt hij automatisch gegenereerd op basis van de naam.
Formulier	Het formulier dat geopend moet worden als de gebruiker voor het betreffende contactmomenttype kiest. Je kan deze formulieren zelf aanmaken en beheren. Via het pictogram kan je het gekoppelde formulier onmiddellijk openen in de formulierengenerator.
Workflow	De workflow die toegepast moet worden als het contactmoment aangemaakt wordt. Je kan deze workflows zelf aanmaken en beheren. Via het pictogram kan je de gekoppelde workflow onmiddellijk openen in de workflowgenerator.
Rubriek	De rubriek waaronder het contactmomenttype getoond moet worden in de pagina 'Nieuw'. Je kan deze rubrieken zelf aanmaken en beheren.
Vertrouwelijkheid	De mate van vertrouwelijkheid: Altijd niet-vertrouwelijk Altijd vertrouwelijk Vertrouwelijkheid kiezen per contactmoment
Info dashboard	Extra informatie dei mee opgenomen moet worden in de takenbak van de gebruiker wanneer deze een taak voor een contactmoment van dit type moet uitvoeren. Deze informatie kan afkomstig zijn uit het contactmoment of een taak of gegenereerd worden in de workflow. Het veld kan variabel opgevuld worden door gebruik te maken van Juel Scripting.
Medium	De manier waarop het contactmoment weergegeven moet worden. Je kan hier kiezen uit volgende opties: Zonder document Hierdoor wordt bij het aanmaken en weergeven van het contactmoment enkel het formulier en de gegevens uit het formulier getoond. Met document Hierdoor wordt tijdens het aanmaken van het formulier de optie om het document dat bij het contactmoment hoort op te laden. Dit document wordt ook getoond bij de weergave van het aangemaakte contactmoment. Voor contactmomenten die automatisch aangemaakt worden via een inbox wordt dit document (een pdf of een e-mail) automatisch aan het contactmoment gekoppeld. Voorvertoning document genereren Hierdoor wordt tijdens het aanmaken van het formulier de optie om een voorvertoning een document dat tijdens de workflow gegenereerd wordt te tonen. Deze voorvertoning wordt ook getoond bij de weergave van het aangemaakte contactmoment. Wanneer je deze optie kiest, kan je de templates waarvan een voorvertoning gegenereerd kan worden selecteren uit een keuzelijst. Je kan meerdere templates toevoegen en de volgorde ervan bepalen door ze te verslepen.
Contactmomentparameters	De parameters die hergebruikt kunnen worden als variabele in een workflow. Deze kan je bijvoorbeeld gebruiken om een waarde die specifiek is voor jouw bestuur vast te zetten, zodat je bij het updaten van een workflow deze niet overschrijft. Deze parameters zijn altijd verborgen op het contactoverzicht, en dienen om gebruikt te worden in het proces.
Anonimiseren	De tijdspanne waarna persoongegevevens voor een contactmoment van dit type geanonimiseerd moeten worden. Je kan bepalen hoeveel dagen, weken, maanden of jaren nadat het contactmoment afgehandeld werd de persoongegevens uit het contactmoment verwijderd worden. Persoongegevens worden gedefinieerd op basis van de vraag ID's die gebruikt werden in formulieren om de persoonsgegevens aan te maken. Het gaat hier om de gestandaardiseerde vraag ID's waar de verwijzing 'person' in voor komt. Standaard worden alle persoongegevens geanonimissseerd. Indien gewenst kan je bepaalde persoongegevens uitsluiten van anonimiseren door de betreffende vraag ID's toe te voegen in het invulveld 'Uitgesloten persoonsgegevens'.
Actief	De aanduiding of het contactmomenttype al dan niet beschikbaar is in de pagina 'Nieuw' of niet.
Externe ID	De weergave van de externe ID die gebruikt kan worden wanneer er gekoppeld wordt met andere toepassingen. Deze externe ID kan niet gewijzigd worden.

Contactmomenttypes wijzigen

Om een contactmomenttype te wijzigen ga je als volgt te werk:

Klik op 'Wijzigen' bij het betreffende contactmomenttype
Wijzig de gewenste gegevens in de pagina die verschijnt
Klik op 'Wijzigen'

De wijzigingen worden meteen doorgevoerd.

Contactmomenttypes verwijderen

Om een contactmomenttype te verwijderen ga je als volgt te werk:

Klik op 'Verwijderen' bij het betreffende contactmomenttype
Klik op 'Verwijderen' om je actie te bevestigen

Het contactmomenttype wordt verwijderd.

Een contactmomenttype dat reeds gebruikt wordt in de toepassing kan je niet verwijderen. Wanneer je de actie 'Verwijderen' uitvoert, wordt er een foutmelding getoond.

Contactmomenttypes exporteren

Om een contactmomenttype te exporteren ga je als volgt te werk:

Klik op 'Exporteren' bij het betreffende contactmomenttype

Er wordt een ZIP-bestand gedownload naar je computer. Dit bestand bevat het contactmomentformulier, de taakformulieren, de (sub)workflows, de verwijzingen naar de templates van XperiDo en de configuraties van de exports.

Contactmomenttypes importeren

Om een contactmomenttype te importeren ga je als volgt te werk:

Klik op 'Importeren'
Zoek het betreffende ZIP-bestand op je computer
Klik op de knop 'Importeren'
Geef aan welke formulieren, workflows, exports en templates je al dan niet wenst te overschrijven indien deze al bestaan in de omgeving
Klik op de knop 'Importeren'

Er verschijnt een melding dat het importeren is gelukt. Er moet enkel nog rekening worden gehouden met de ingestelde rechten en rubrieken.