Uitgaande contactmomenten

Uitgaande brief

Je kan het opmaken van een uitgaande brief op twee manieren starten:

1. Je bent de behandelaar van een inkomende brief en je wenst een uitgaande brief aan te maken. Je kiest tijdens het behandelen van het inkomend contactmoment voor de actie ‘Contactmoment starten’.

2. Je klikt in de menubalk linksboven op de knop ‘Nieuw’ en gaat naar de map ‘Contactmomenten’. Je kiest voor de optie ‘Uitgaande brief’.

Opmaken (behandelaar)

Afhankelijk van de gekozen configuratie kan je tijdens het opstellen van de uitgaande brief via het keuzelijstje rechtsboven het gewenste sjabloon kiezen. Daarnaast kan je via het oogje op eender welk moment een voorvertoning genereren van je brief.

Beschikbare velden om de brief op te maken:

• Bestemmeling - keuze uit burger, bedrijf, vereniging of distributielijst

• Behandelende dienst

• Contactpersoon - de gegevens van deze medewerkers verschijnen in de briefhoofding

• Externe referentie - kenmerk of referentie van de afzender van de inkomende brief. Indien gekend wordt deze waarde automatisch overgenomen vanuit het inkomende contactmoment.

• Bericht van - datum van de inkomende brief. Indien gekend wordt deze waarde automatisch overgenomen vanuit het inkomende contactmoment.

• Specifieke vermelding - vermelding op de inkomende brief. Indien gekend wordt deze waarde automatisch overgenomen vanuit het inkomende contactmoment.

• Verzenddatum - de eigenlijke datum van verzenden, deze kan in de toekomst worden geplaatst

• Onderwerp

• Aanspreking

• Inhoud

• Afsluiting

• Namens

• Maximaal 3 ondertekenaars

• Bijlage(n)

• (Optioneel) Voorgedrukt papier - keuzelijst om het gebruik van voorgedrukt papier aan te geven

Je kan de bestemmeling(en) van de uitgaande brief op verschillende manieren ingeven. De methode van ingeven is afhankelijk van je eigen wensen en het aantal bestemmelingen.

Voorleggen ter controle (behandelaar) of Genereren (behandelaar)

Na het opmaken en opslaan van de uitgaande brief, kan je de brief optioneel voorleggen ter controle. Dit kan je doen door de taak ‘Voorleggen ter controle’ te selecteren en de rol aan te duiden die je brief dient te controleren. Je leidinggevende wordt automatisch ingevuld. Je kan hierbij toelichting geven.

Wens je de brief niet voor te leggen ter controle, dan kies je voor de taak ‘Genereren’.

Na de optionele controle wordt er een PDF-versie van de brief aangemaakt. Deze kan je terugvinden op de detailpagina onder ‘workflowdocumenten’ in de linkerkolom. Deze PDF-versie kan je gebruiken om de brief af te drukken en voor te leggen ter ondertekening.

Controleren (leidinggevende)

De gebruiker neemt de brief door die aangemaakt werd door de behandelaar. Indien er slechts kleine aanpassingen noodzakelijk zijn kan de gebruiker deze eventueel uitvoeren via de functionaliteit ‘Wijzigen’ op de detailpagina van het contactmoment.

In de taak ‘Controleren’ krijgt de gebruiker volgende opties:

• De brief is in orde en kan gegenereerd worden.

• De brief dient aangepast te worden door de uitvoerder.

In het laatste geval dient er een toelichting ingegeven te worden voor de behandelaar.

Aanpassen (behandelaar)

Als behandelaar dien je de feedback van de leidinggevende te verwerken en de nodige aanpassingen aan te brengen in de uitgaande brief via de functionaliteit ‘Wijzigen’. Hierna wordt de taak ‘Controleren’ opnieuw klaargezet voor de leidinggevende tot het moment dat deze bevestigt dat de brief in orde is en gegenereerd kan worden.

Ondertekening bevestigen of Hergenereren (Behandelaar)

Via de taak ‘Ondertekening bevestigen' geef je als gebruiker aan dat de ondertekening in orde is en de brief klaar is voor verzending. Indien er alsnog een wijziging aan de brief nodig is kan er een nieuwe versie worden gemaakt via de taak ‘Hergenereren’.

Uitgaande e-mail

Je kan het opmaken van een uitgaande e-mail op twee manieren starten:

1. Je bent de behandelaar van een inkomende e-mail en je wenst een uitgaande e-mail aan te maken. Je kiest tijdens het behandelen van het inkomend contactmoment voor de actie ‘Contactmoment starten’.

2. Je klikt in de menubalk linksboven op de knop ‘Nieuw’ en gaat naar de map ‘Contactmomenten’. Je kiest voor de optie ‘Uitgaande e-mail’.

Opmaken (behandelaar)

Tijdens het opstellen van de e-mail kan je op elk moment een voorvertoning genereren via het oogje rechtsboven.

Beschikbare velden om de e-mail op te maken:

• Bestemmeling - keuze uit burger, bedrijf, vereniging of distributielijst

• Behandelende dienst

• Onderwerp

• Aanspreking

• Inhoud

• Afsluiting

• Namens

• Ondertekenaar

• Bijlage(n)

Je kan de bestemmeling(en) van de uitgaande e-mail op verschillende manieren ingeven. De methode van ingeven is afhankelijk van je eigen wensen en het aantal bestemmelingen.

Verzenden (behandelaar)

Na het opmaken en opslaan van de uitgaande e-mail, kan je de e-mail verzenden via de taak ‘Verzenden’.

Registratie uitgaande brief of e-mail

In andere softwarepakketten kunnen contactmomenten gegenereerd worden. Deze kan je toevoegen aan de Green Valley Suite om je uitgaand register centraal te beheren via de zoekfunctie van de suite.

1. Klik op de knop ‘Nieuw’ in de menubalk bovenaan.

2. Klik op de rubriek ‘Contactmomenten’.

3. Kies de optie ‘Registratie uitgaande brief of e-mail’.

4. Vul de metadata van het uitgaand contactmoment aan in het formulier en voeg de bijlage toe via de knop ‘Document selecteren’.

5. Klik op de knop ‘Opslaan’.